Как составить корректирующие сведения персонифицированного учета

Необходимость представления корректирующих форм установлена Инструкцией, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция № 1).

Корректирующие сведения могут представляться в целях изменения ранее поданных в ПФР данных о застрахованном лице:

• в части страхового стажа;
• страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;
• категории застрахованного лица.

Срок сдачи корректирующих сведений

С 2011 года персонифицированная отчетность сдается вместе с формой РСВ-1 ПФР ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ, п. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Корректирующие сведения представляются в случае, если страхователь самостоятельно обнаружил ошибки в сведениях, представленных в ПФР, или несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки обнаружил сам фонд.

Если страхователь самостоятельно обнаружил ошибки в представленных в ПФР формах, то уточненные (корректирующие) сведения он должен подать одновременно с представлением сведений за текущий отчетный период. Застрахованному лицу страхователь дожен выдать копию уточненных индивидуальных сведений.

В случае несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки фонд вправе направить страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений. На то, чтобы направить уточненные данные, работодателю отводится две недели (после получения уведомления) (п. 41 Инструкции № 1).

Состав корректирующих сведений

Все отчетные формы и Инструкция по их заполнению утверждены постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п

Рассмотрим подробнее, что должен включать комплект корректирующей отчетности за предыдущие отчетные периоды.

Сведения за текущий отчетный период

Учитывая, что исправлять ошибки прошлых лет вы будете в 2013 году, в комплект должны входить:

• пачки исходных сведений по форме СЗВ-6-4 (в сопровождении описей АДВ-6-5) за текущий отчетный период по организации в целом (введены с отчетности за I квартал 2013 года);
• корректирующие сведения по форме СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 (в сопровождении описей по форме АДВ-6-3);
• форма АДВ-6-2.

Корректирующие сведения

Ошибки при расчете пенсионных взносов — наиболее частая причина, требующая корректировки сведений персонифицированного учета.

Рассмотрим, какие сведения понадобится представить в ПФР, чтобы исправить такие ошибки.

Комплект уточняющих форм. Согласно письму ПФР от 23.05.2011 № 08-25/5577 любые изменения в страховой базе, в том числе и в сторону уменьшения, требуют уточнения. При уточнении сумм пенсионных взносов нужно сформировать корректирующие сведения по форме СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот период, в котором была допущена ошибка.

В корректирующих формах указывается уточненная (увеличенная или уменьшенная) сумма взносов.

Корректирующая форма СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 сопровождается описью документов по форме АДВ-6-3.

Для сведения

В формах СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 и АДВ-6-3, АДВ-6-2 не показываются суммы взносов, начисленных с выплат работнику, превышающих предельную величину облагаемой страховыми взносами базы:

— в 2010 году — 415 000 руб. (ч. 4 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ);

— 2011 году — 463 000 руб. (постановление Правительства РФ от 27.11.2010 № 933);

— 2012 году — 512 000 руб. (постановление Правительства РФ от 24.11.2011 № 974).

Нюансы представления корректирующих форм в случае занижения (завышения) облагаемой базы рассмотрены в письме ПФР от 23.05.2011 № 08-25/5577

Порядок заполнения уточненных форм. Согласно Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п (далее — Инструкция № 2), в корректирующих формах СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2:

• указывается тип сведений — «корректирующая»; указывается два отчетных периода — в котором и за который производится корректировка;
• сведения по застрахованному лицу отражаются в полном объеме (то есть информация в корректирующих сведениях полностью заменяет информацию исходных сведений);
• значения сумм начисленных страховых взносов указываются равными суммам, полученным по результатам корректировки;
• наличие отрицательных значений в сведениях о начисленных и уплаченных страховых взносах не допускается;
• код категории застрахованного лица должен соответствовать указанному в исходных сведениях.

Кроме того, значения сумм уплаченных страховых взносов:

• указываются без изменения (как в исходных сведениях), если корректировка сумм не производится либо сумма уплаты в исходной форме по застрахованному лицу меньше правильной суммы начисленных страховых взносов (скорректированной);
• уменьшаются в сравнении с исходными до суммы начисленных (при отсутствии уплаты в счет долга) либо до суммы начисленных (КОРР) плюс уплаченных в счет долга (ИСХД) — если сумма уплаты в исходной форме по застрахованному лицу больше правильной суммы начисленных страховых взносов (скорректированной). Разница между суммами уплаты, указанной в исходной и теперь в корректирующей формах, учитывается в последующем отчетном периоде в счет уплаты страховых взносов.

Обобщающая опись АДВ-6-2 содержит данные в целом по организации

Опись по форме АДВ-6-2. Корректирующие формы (СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 и СЗВ-6-4) представляются вместе с исходными формами за текущий отчетный период и сопровождаются формой АДВ-6-2.

Форма АДВ-6-2 содержит данные в целом по страхователю и состоит из двух разделов:

• «Сведения об исходных сведениях»;
• «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях».

В разделе «Сведения об исходных сведениях» указываются итоговые данные о суммах страховых взносов, начисленных и уплаченных на страховую и накопительную части трудовой пенсии за последние три месяца отчетного периода.

В разделе «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» указываются данные о доначисленных страховых взносах (то есть разница значений в данных о суммах страховых взносов, указанных в исходных и корректирующих формах сведений по застрахованному лицу). Разница может принимать как положительное, так и отрицательное значение. Если по результатам корректировки в целом по страхователю суммы остаются неизменными, то данный показатель будет равен нулю.

Форма СЗВ-6-3. Если страхователю необходимо скорректировать сведения за 2011—2012 годы в форме СЗВ-6-3, он должен представить в ПФР комплект документов, включающий пачки корректирующих форм СЗВ-6-3 в сопровождении описи АДВ-6-4.

При этом корректирующие (отменяющие) сведения должны содержать код категории застрахованного лица, указанный в исходных сведениях.

Формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 и СЗВ-6-3, содержащие корректирующие сведения, всегда формируют отдельными пачками (п. 11 Инструкции № 2).

Для сведения

Форма СЗВ-6-3 представлялась в ПФР один раз в год за отчетный период (календарный год) одновременно со сведениями по формам СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 и заполнялась отдельно на каждое застрахованное лицо (п. 73 и 74 Инструкции № 2). Начиная с отчетности за I квартал 2013 года форма отменена.

Особенности отражения скорректированных сумм пенсионных взносов в форме РСВ-1 ПФР

Сумма доначисленных страховых взносов, указанная в разделе «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» формы АДВ-6- 2, должна быть равна сумме корректировки, учтенной в расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам:

• в строке 120 «Доначислено страховых взносов с начала расчетного периода, всего» формы РСВ-1 ПФР в случае, если корректируются данные предыдущих расчетных периодов;
• строках 110—114 «Начислено страховых взносов с начала расчетного периода, всего» формы РСВ-1 ПФР в случае, если корректируются данные за предыдущие отчетные периоды текущего расчетного периода;
• строке 120 «Доначислено страховых взносов с начала расчетного периода, всего» и строках 110—114 «Начислено страховых взносов с начала расчетного периода, всего» формы РСВ-1 ПФР в случае, если корректируются данные как за предыдущие расчетные периоды, так и за предыдущие отчетные периоды текущего расчетного периода одновременно;
• разнице данных строк 110—114 «Начислено страховых взносов с начала расчетного периода, всего» исходной формы РСВ-1 ПФР и уточненного расчета по форме РСВ-1 ПФР.

Напомним, что уточненные сведения сдаются на бланках, которые действовали в периоде совершения ошибки.