Отправить статью или инфоповод

Как свести к минимуму ошибки, допускаемые подчиненными

Как свести к минимуму ошибки, допускаемые подчиненными
© Sigmund/Unsplash

Предприниматели часто сталкиваются с промахами подчиненных. К сожалению, даже небольшая ошибка линейного сотрудника напрямую влияет на прибыль компании и может привести к серьезным последствиям. Филипп Щиров, основатель и директор сервиса облачной автоматизации бизнеса Altapp, рассказывает, что вы можете сделать прямо сейчас, чтобы снизить количество ошибок работников в несколько раз.

Директор и сооснователь сервиса облачной автоматизации бизнеса Altapp

Ставьте подробные задачи для сотрудников

Руководителям часто не хватает времени для работы над глобальными задачами — развитием компании и освоением новых рынков, для этого они делегируют задания менее высокого уровня подчиненным. Когда вы ставите задачу для сотрудников, вы можете полагаться на то, что они достаточно опытны и могут с легкостью разобраться в вашем поручении. На самом деле, работники часто допускают ошибки и упускают важные моменты, потому что не понимают, что им нужно сделать.

Что вы можете сделать для решения проблемы


Сформулируйте задачу как проблему

Если вы хотите исключить двоякие толкования задания, постарайтесь четко и конкретно определить цель вашего поручения. Помните, что если сотрудник понимает, зачем выполнять ту или иную задачу, он будет корректнее выбирать инструменты для ее решения.

Расскажите сотруднику о требованиях к результату

    Каждому работнику хочется заранее понимать, что сделать, чтобы затраченные им усилия оценили по достоинству. Для этого ознакомьте членов вашей команды с критериями, по которым будет оцениваться эффективность работы (KPI), и обозначьте время, отведенное для решения задачи.

    Убедитесь, что сотрудник вас правильно понял

      Иногда даже подробные инструкции сложны для восприятия сотрудника, поэтому лучше удостовериться, что вас услышали и ваш подчиненный четко понимает, что должен сделать. Не стоит задавать прямой вопрос и спрашивать, все ли понятно — гораздо информативнее попросить его повторить самостоятельно, о чем вы договорились.

      Зафиксируйте задание сотруднику в письменном виде

        В день сотрудникам приходится выполнять десятки поручений, и держать все в голове невозможно. Чтобы ни вы, ни ваш подчиненный не забыли о задании, закрепите задачу в системе планирования вашей компании. Затем поручите сотруднику обновлять статус выполнения задачи, чтобы не потерять контроль над ней.

        Подключайте сотрудников к работе с клиентами напрямую

        В большинстве компаний общение с клиентом происходит от лица аккаунт- или проджект-менеджера — это связано с тем, что он представляет компанию и может самостоятельно принимать решения. Если ваши линейные сотрудники не взаимодействуют с заказчиком, и сообщения передаются им через менеджера проекта, они могут ощущать недостаточную ответственность. Например, если клиент обращается с жалобой или претензией, сотруднику не приходится вести диалог и экстренно решать проблему, поэтому иногда он может относиться к работе легкомысленно и допускать ошибки.

        Что вы можете сделать для решения проблемы


        Распределите работу с клиентами между сотрудниками, которые уже прошли стажировку или испытательный срок

        Развитие сотрудников в компании напрямую зависит от степени их самостоятельности. Если вы уверены в вашем работнике и считаете, что он уже достаточно знаком с вашей компанией, поручите ему более тесно работать с клиентами. Это позволит ему еще лучше разобраться во внутренних рабочих процессах и улучшить навыки.

        Поручите сотрудникам общаться с заказчиками

          Вы можете подключить сотрудника к встречам с клиентом и добавить его в корпоративный чат для ведения переписки. Когда сотрудник видит комментарии от первоисточника и защищает свой блок работы, он становится более ответственным и старается выполнять работу качественно сразу, чтобы презентовать результаты работы заказчику.

          Введите программу менторства

          Нестандартные задачи часто сбивают работников с толку. Если вашему сотруднику достанется новое и непривычное для него задание, он может не понять, к кому можно обратиться за помощью и с кем посоветоваться, и в итоге допустит ошибки из-за недостаточных знаний и опыта.

          Решить проблему поможет менторство или наставничество, которое помогает работникам обмениваться опытом и справляться со сложными задачами. Менторство полезно как для наставника, так и для подопечного: более опытный сотрудник структурирует свой опыт и знания, а менее опытный — пройдет полноценное обучение и улучшит свои навыки.

          Что вы можете сделать для решения проблемы


          Подготовьте правила и условия менторства для сотрудников

            Если вы хотите, чтобы работники заинтересовались программой менторства, постарайтесь подробно объяснить, как она работает. Для этого можно создать инструкцию, как стать ментором — наставником и менти — его подопечным, описать возможности и вознаграждение за участие, если оно предусмотрено.

            Сформируйте базу менторов

              Выбор наставника важен для запуска менторства. Вы можете рассмотреть сотрудников, которые обладают достаточной экспертизой — возможно, это те работники, которых вы планируете повысить в должности, так как они уже успели продемонстрировать профессионализм и готовы поделиться опытом с коллегами.

              Соберите обратную связь о результатах работы участников

                Для того, чтобы оценить эффективность программы менторства, вы можете провести опрос среди участников, с помощью которого вы узнаете, насколько полезной оказалась их совместная работа. К тому же, вы можете самостоятельно проанализировать, улучшились ли результаты работы сотрудников.

                Равномерно распределяйте нагрузку между работниками

                График работы влияет на то, насколько продуктивно работают ваши подчиненные. Если ваш сотрудник перерабатывает и ежедневно выполняет десятки поручений или занимается сразу несколькими крупными проектами, он может столкнуться с эмоциональным выгоранием — чувством истощения, которое проявляется в апатии к работе и снижении продуктивности. Это происходит из-за неравного соотношения работы и отдыха — у вашего работника накапливается усталость, и он начинает чаще совершать ошибки.

                Что вы можете сделать для решения проблемы


                Не нагружайте сотрудников чрезмерным количеством заданий

                  На самом деле, даже опытный и квалифицированный член команды не в состоянии справиться со слишком большим объемом работы. Прежде чем давать задания, постарайтесь оценить, адекватное ли количество задач вы предлагаете — сможет ли ваш подчиненный выполнить их в установленные сроки. Для этого вы можете проанализировать, каким опытом обладает сотрудник, как долго он работает в вашей компании и сколько времени он тратит на работу над проектами.

                  Давайте сотрудникам возможность отдыха

                    Отдых важен для плодотворной работы: если его недостаточно, продуктивность сотрудников снижается. Старайтесь не задерживать подчиненных после окончания рабочего дня и не заставляйте работать в выходные. Конечно, иногда случаются экстренные ситуации, когда требуется выполнить задание в кратчайшие сроки — в случае переработок компенсируйте затраченное время доплатой за сверхурочные часы.

                    Переключайте внимание подчиненных между видами деятельности

                      Как известно, сотруднику непросто концентрироваться и удерживать внимание, если он выполняет монотонную и однообразную работу. Если вы хотите, чтобы ваши подчиненные не теряли мотивацию, вы можете чередовать рутинные и креативные задачи.

                      Проводите опросы и регулярно запрашивайте обратную связь у сотрудников

                        Бороться с последствиями выгорания работников тяжело, поэтому гораздо лучше стараться предупреждать его на ранних стадиях. Вы можете устраивать регулярные встречи с подчиненными или запускать опросы, с помощью которых вы узнаете, все ли устраивает сотрудников в их графике и комфортно ли им работать с тем или иным объемом работы.

                        Резюмируя

                        За каждым бизнесом стоит команда сотрудников, от продуктивной работы которых зависит успех компании. Однако ошибаются все: как начинающие специалисты, так и опытные. Причины ошибок могут быть разными, и иногда они приводят к необратимым последствиям для компании.

                        Полностью исключить ошибки невозможно, но есть методики, которые помогают свести недочеты к минимуму и не подвергать бизнес риску из-за неверных шагов работников.

                        Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
                        Закрыть
                        Автоматизация бухгалтерии
                        для любого бизнеса
                        Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
                        рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
                        налоги, создаст счета, заполнит декларации,
                        отправит в налоговую и фонды.
                        Просто попробуйте. Это бесплатно!
                        Попробовать бесплатно
                        Сообщить об опечатке
                        Текст, который будет отправлен в редакцию: