Как учесть расходы на содержание служебного транспорта

При расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, к которым относятся и расходы на ГСМ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. Еще в 2013 г. чиновники Минфина России изменили свою точку зрения, что при расчете налога на прибыль расходы на горюче-смазочные материалы учитываются в пределах норм, установленных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Теперь, по их мнению, чтобы признать в налоговых расходах стоимость купленных горюче-смазочных материалов, компании не обязательно руководствоваться нормами Минтранса России. Столь благоприятный вывод чиновники обнародовали в письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097. Стоимость горючего можно списать на основании подпункта 11 п.1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в составе расходов на содержание служебного транспорта. Причем такие затраты не являются нормируемыми. Тут главное — придерживаться общих правил гл.25 Налогового кодекса РФ. А именно: расходы должны быть экономически оправданы и подтверждены «первичкой». Следовать ли нормам, утвержденным Минтрансом России, решать уже компании. Если водители вашей организации предъявляют документы, подтверждающие покупку ГСМ (например, путевые листы и чеки ККТ), то потраченные ими суммы вы без проблем можете отнести на расходы. Естественно, при условии что работник сдал еще и авансовый отчет. Напомним: этот документ можно оформлять как по унифицированной форме № АО-1, так и в произвольном виде.

Не всегда для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение топлива можно квалифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Например, затраты на покупку топлива для техники и грузовых автомобилей, используемых в организациях для обеспечения производственного процесса, являются материальными расходами (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они могут быть отнесены как к прямым, так и к косвенным расходам. Свой выбор с учетом положений статей 318—319 Кодекса налогоплательщику следует зафиксировать в учетной политике для целей налогообложения

В подпункте 7 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ указаны расходы на страхование работников, имущества и ответственности, но только если это страхование является обязательным по закону. Согласно российскому законодательству обязательным является только страхование гражданской ответственности автовладельцев (ОСАГО). Значит, в налоговой базе разрешено отражать затраты лишь на этот вид страхования. Если страховка оплачена сразу на год вперед, учесть всю сумму в расходах единовременно не получится. Дело в том, что для подобного случая п. 6 статьи 272 Налогового кодекса предусматривает специальное правило: расходы на страхование признаются равномерно в течение срока действия страховки (пропорционально количеству календарных дней действия договора страхования в отчетном периоде).

Если этого не учесть и списать всю сумму страховки сразу, расходы в налоговом учете будут завышены. И, как следствие, занижена налогооблагаемая прибыль. Если такой факт обнаружится во время проверки, штрафов и пеней не избежать.

Расходы на ремонт учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). Ремонт может осуществляться либо своими силами (ремонтного отдела, специалиста по ремонту) либо силами сторонней организации. Каких-либо ограничений по способу проведения ремонта НК не содержит, главное, чтобы в наличии были документы, подтверждающие понесенные расходы. Если ремонт осуществляется сторонней организацией, то необходим договор на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, калькуляция или смета затрат. Если ремонт выполняется своими силами, то подтверждением расходов могут служить смета затрат, накладные на внутреннее перемещение материалов (лимитно-заборные карты).

Прохождение технического осмотра является необходимым условием эксплуатации автомобиля в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Перед прохождением техосмотра владельцы транспортных средств должны уплатить госпошлину, которая является обязательным сбором (ст. 333.16 НК РФ). Согласно подпункту 3 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ налоги и сборы отражаются в расходах сразу после их перечисления в бюджет. Поэтому есть все основания отнести расходы на техосомтр к расходам на содержание служебного транспорта и, соответственно, включить их в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Документами, подтверждающими расходы на проведение технического осмотра, могут служить копия диагностической карты, платежное поручение. Если по результатам ТО выявлены нарушения, то расходы на их устранение также могут быть учтены для целей налогообложения.

На практике у бухгалтеров часто возникают вопросы: по каким правилам учитывать при расчете налога на прибыль расходы на приобретение GPS-навигаторов и можно ли вообще это сделать? Имеет ли компания право списать затраты единовременно?

Учесть эти расходы можно, если вам удастся подтвердить их экономическую обоснованность. Например, если вы доставляете грузы заказчикам, то тут выгода очевидна. Ведь применение навигаторов позволяет сократить как время доставки, так и расходы топлива.

Обратите внимание на такой момент: расходы на покупку навигатора первоначальную стоимость автомобилей не увеличивают. Это не затраты на модернизацию или дооборудование. Ведь объект не меняет своего назначения и новых качеств у него не появляется (п. 2 ст. 257 НК РФ). Автомобиль так и остается автомобилем.

В настоящее время амортизируемым признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью без учета НДС более 40 000 руб. Как правило, навигаторы стоят дешевле. Поэтому их стоимость можно учесть единовременно на основании пп 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Если же цена навигаторов выше, их придется амортизировать. А в течение какого срока? Прямо в Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 они не названы. Но в этом документе упомянуты средства радиолокации и радионавигации. Срок их амортизации — свыше пяти и до семи лет включительно, это четвертая группа. По мнению автора, к ней можно отнести и навигаторы. Другой вариант — установить срок амортизации, сославшись на данные изготовителя.

С одной стороны, штрафы за нарушение Правил дорожного движения не являются необходимым условием эксплуатации служебного транспорта, но, с другой стороны, при интенсивном использовании автомобиля штрафов ГИБДД сложно избежать даже самому опытному водителю. Более того, затраты на оплату «штрафных» квитанций могут достигать весьма значительных сумм. Как же быть: принимать или не принимать такие расходы? Ответ однозначный – штрафы ГИБДД не учитываются для расчета налога на прибыль.

Во-первых, штрафы прямо указаны в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 270 НК РФ. Во-вторых, расходы принимаются к налоговому учету при условии их обоснованности, то есть экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Очевидно, что расходы на оплату штрафов ГИБДД не являются обоснованными, поскольку они не направлены не осуществление приносящей доход деятельности.

Как уже отмечалось, Минфин России подтвердил, что расходы на мойку служебного автомобиля экономически обоснованы. Но признать их в налоговом учете можно, если в подтверждающих документах указаны марка и государственный регистрационный номер. Информация о марке и государственном регистрационном номере автомобиля обычно отражается в акте об оказании услуг по мойке автомобиля. Акт вместе с платежными документами на оплату данных услуг является документальным подтверждением соответствующих расходов.

Мойку служебного автомобиля, как правило, оплачивает водитель наличными денежными средствами, полученными под отчет. Вместе с остальными документами подтверждает эти расходы и авансовый отчет.

Если акт не заполняется, документом, подтверждающим факт оказания услуг в отношении служебного автомобиля, служит товарный чек, в котором указаны марка и государственный регистрационный номер машины.

Выполняя служебные задания, водителям приходится пользоваться услугами городских платных парковок. Водители грузовых автомобилей, осуществляющие междугородние перевозки товаров, как правило, останавливаются на платных автостоянках. Расходы за парковку также рассматриваются как затраты, связанные с содержанием служебного транспорта, и признаются на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Рассмотрим, какие документы помогут обосновать подобные расходы. Обычно парковку автомобиля водитель оплачивает наличными. В бухгалтерию он передает авансовый отчет и документ, подтверждающий оплату парковки. Таким документом является кассовый чек или квитанция за парковку автомобилей.

По общему правилу наличные денежные расчеты ведутся с применением контрольно-кассовой техники. Автостоянки, использующие ККТ, обязаны выдавать водителю кассовый чек, который служит подтверждением оплаты парковки или стоянки.

По аналогии с расходами на мойку автомобиля рекомендуем к кассовому чеку приложить еще и товарный чек, в котором указаны марка и государственный регистрационный номер машины. Он будет служить подтверждением того, что услуга оказана именно в отношении служебного транспорта. Квитанция за парковку автомобилей — это бланк строгой отчетности, который заменяет кассовый чек.