Как ускорить адаптацию нового сотрудника: опыт Студии Олега Чулакова

Анна Ганичева

HR-директор Студии Олега Чулакова

Что такое адаптация и каковы ее психологические аспекты

Из-за этого эффективность нового сотрудника сначала будет ниже. Большой опыт работы и развитые hard skills не сильно облегчают ситуацию.

Процесс адаптации — это время, которое необходимо новому сотруднику, чтобы уровень стресса снизился, а незнакомая среда стала привычной. В этих условиях человек сможет полностью реализовать свой потенциал и получить первый результат.

Для работодателя важно, чтобы этот период длился как можно меньше. Поэтому он заинтересован в проведении необходимых мероприятий, чтобы сотрудник получил все инструменты и обрел комфорт в психологическом аспекте вхождения в должность.

Что важно сделать до прихода нового сотрудника?

Знакомство с компанией до фактического трудоустройства

Знакомство с нашей компанией начинается с HR-портала, где подробно описана наша корпоративная культура, принципы функционирования основных бизнес-процессов и преимущества работы, показан офис и список актуальных вакансий.

При помощи подобного ресурса кандидат еще до официального трудоустройства получает представление о работодателе. Это способствует принятию решения о продолжении диалога.

Подготовка к первому дню сотрудника

После принятия офера HR-специалисты вместе с руководителем отдела готовят рабочее место и технику для нового сотрудника. Согласитесь, не очень приятно, если в свой первый рабочий день видишь, что для тебя не могут найти место. Возникают мысли, что не особо тебя здесь и ждали. А допустить такое ни в коем случае нельзя, поскольку первое впечатление влияет на дальнейший процесс адаптации.

Как правильно организовать первый рабочий день новичка?

Знакомство с офисом

HR-менеджер проводит для нового сотрудника экскурсию по офису с подробным описанием всех локаций. Полезно сразу узнать, где сидит смежный отдел, в каком помещении можно назначить собрание или куда отправиться за порцией кофеина.

Например, в офисе студии есть даже спортзал с различными тренажерами, грушей и настольным теннисом, чтобы немного перезагрузиться после или даже во время напряженного рабочего дня.

Знакомство с рабочим местом

Здесь все предельно понятно: HR-менеджер показывает, где человек будет сидеть, выдает технику, рассказывает о корпоративных системах и общих регламентах. Кроме того, для каждого нового сотрудника заранее готовится welcome-pack. В него входят брендированные ручка, блокнот и ланьярд для пропуска в офис. Эти приятные мелочи довольно сильно влияют на уровень принадлежности человека к компании и служат подтверждением того, что он стал частью команды.

Знакомство с коллегами

HR-менеджер представляет нового сотрудника руководителю и наставнику, презентует роли и круг вопросов, по которым можно обращаться.

У нас наставником обычно выбирается специалист с грейдом Middle. При этом им может стать и Junior. В этом случае ему полагается дополнительная материальная мотивация за успешное наставничество.

Мы обратили внимание, что на собеседовании кандидаты часто спрашивают, сможет ли кто-то в первые дни помочь разобраться с возникающими вопросами. Практика показывает, что система наставничества снижает уровень стресса новичка в первые дни работы.

Знакомство с задачами

Важно понимать, что первый месяц работы — ознакомительный. Главная его цель заключается в том, чтобы ввести сотрудника в курс основных бизнес-процессов, относящихся к его должности и к компании в целом.

В течение этого срока руководитель оценивает способность новичка к обучению, его коммуникабельность, первые достигнутые результаты и общую заинтересованность в работе.

В конце первого месяца проходит встреча, где сотрудник и его руководитель обсуждают, насколько комфортно было работать и какой прогресс был достигнут. Ее итог — постановка конкретных бизнес-целей на оставшиеся два месяца испытательного срока. Например, клиентские проекты под кураторством наставника.

Если цели достигнуты и дедлайны соблюдены, можно говорить об успешном прохождении испытательного срока.

Welcome-тренинг для новичков

Еще один из инструментов адаптации персонала — проведение welcome-тренинга. Это вводный мини-курс для новичков. Речь идет не об отработке каких-то навыков, а именно о получении информации.

Участники — все новые сотрудники, независимо от грейда и подразделения.

Что компания получает от проведения welcome-тренингов — замотивированных лояльных сотрудников и свежий взгляд на рабочие процессы. Как показывает практика, проведение подобных мероприятий сводит возможную текучку кадров в первые полгода трудоустройства до минимума.

Что делать компании, где несколько офисов в разных городах или часть сотрудников работает дистанционно?

Наш головной офис расположен в Ростове-на-Дону, но некоторые позиции руководителей направлений предусмотрены и в московском подразделении. Обязательное условие при найме таких сотрудников — трехмесячная командировка в Ростов-на-Дону на время испытательного срока. В таких случаях Студия оплачивает перелет и аренду квартиры на все время пребывания.

Основная цель командировки — познакомиться с коллегами лично, увидеть все бизнес-процессы своими глазами и принять в них очное участие, изучить регламенты и политику студии. Важно и само погружение в рабочую атмосферу: человек посещает welcome-тренинг, планерки руководителей, участвует во всех внутренних митапах, да и просто обедает вместе с сотрудниками, где получает информацию из первых уст.

По итогам успешного прохождения испытательного срока руководитель возвращается в московский офис на постоянное место работы, но продолжает удаленно взаимодействовать с коллегами и командой.

Подобная практика помогает руководителю быстрее выстроить коммуникацию и начать реализовывать задачи направления.

Например, аккаунт-директор таким образом знакомится с внутренним процессом создания сервисов для клиентов, и ему намного проще обсуждать детали сотрудничества, предлагать более персонализированное решение.

Особенности адаптации удаленных сотрудников

Если мы говорим об удаленных линейных сотрудниках, будь то офис в другом городе или работа из дома, то их адаптация проходит полностью дистанционно. В этом случае роль наставника приобретает еще большую важность, ведь именно он постоянно находится на связи с новичком.

Если такие сотрудники входят в команду одного проекта, то наставник объединяет их в группы и создает общий telegram-канал для постоянной коммуникации и оперативного решения вопросов.

Под каждую должность формируется план обучения, который представляет собой маршрутную карту заданий с теоретическими и практическими заданиями, ссылками на обучающие ресурсы и библиотеку нашей компании. Кроме того, предусмотрены промежуточные проверки: обязательные тесты, защита первых боевых задач. По итогам обучения сотрудник сдает экзамен.

Один из очевидных недостатков удаленной работы — оторванность от происходящего в команде в реальном времени. У нас, например, тимлид дизайна организовал еженедельный митап Show&Tell, где каждый специалист рассказывает о своем опыте работы в том или ином проекте, делится лайфхаками, факапами, да и просто эмоциями по поводу реализации задач. В нем участвуют и удаленные работники, и сотрудники офиса. Так новички знакомятся с процессами и получают на вооружение лучшие практики коллег.

Как понять, что адаптация сотрудника прошла успешно?

Стандартным сроком адаптации для линейных специалистов принято считать 3 месяца. У руководителей он длиннее и достигает 6–9 месяцев, в зависимости от специфики направления. Это именно те сроки, когда можно увидеть результат работы новичка без весомого влияния стрессовых факторов, вызванных незнакомыми условиями.

Сейчас рынок труда сильно изменился, многие перешли на удаленку. Но при этом никто не отменял важности полноценного процесса адаптации для таких сотрудников. Новые интерактивные форматы и создание ощущения «плечом к плечу с командой» — основной вызов для работодателей в современных реалиях.