Скопировать ссылку
В этой статье:
- что такое «командировка» (служебная поездка);
- обязанность работодателя возместить расходы по служебной командировке;
- какие именно расходы подлежат возмещению (суточные, на проезд, проживание и прочие);
- что такое «суточные» и в каких размерах их надо выплачивать;
- как рассчитать командировочные расходы и выдать аванс;
- перечень документов для оформления командировки;
- образец заполнения приказа на командировку.
Что такое командировка?
Командировка — это поездка работника, по распоряжению директора в целях выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Не является командировкой:
- работа вахтовым методом;
- работа, имеющая разъездной характер.
Обязанности работодателя по возмещению расходов по служебной командировке
При направлении сотрудника в командировку за ним сохраняется место работы и средний заработок, кроме того, возмещаются расходы, связанные с командировкой. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов должны быть закреплены в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации.
Перечень возмещаемых командировочных расходов:
- расходы на проезд;
- расходы на проживание (наем жилого помещения);
- суточные;
- иные расходы, произведенные с разрешения работодателя (например, услуги связи, проезд на такси и пр.).
При заграничных командировках в число иных расходов, которые работодатель обязан возместить, входят:
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и прочих документов, которые требуется оформить для выезда в другую страну;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Что такое «суточные» и в каких размерах их надо выплачивать
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке. Размер суточных организация может установить самостоятельно в любом размере, главное — закрепить его в локальном нормативном акте. Но, согласно нормам налогового законодательства, предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Они составляют:
- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
- не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
То есть, если в организации установлены размеры суточных, которые превышают предельные размеры по НК РФ, то с разницы придется заплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы (кроме взносов на травматизм).
Суточные при заграничных командировках следует оплачивать:
- при проезде по территории РФ в размере, установленном в локальном нормативном акте для командировок по России;
- при нахождении за пределами РФ в размере, установленном для заграничных командировок. Размер суточных при этом определяется по отметкам пограничных органов в загранпаспорте следующим образом:
- день пересечения границы на выезд из РФ считается как день за границей;
- день пересечения границы на въезд в РФ считается как день командировки по России.
Как рассчитать командировочные расходы и выдать аванс
На основании приказа по командировке выдается аванс на командировочные расходы (выдать аванс на командировку — обязанность работодателя). Аванс можно выдать из кассы организации, перевести на зарплатную банковскую карту работника или корпоративную карту. Сумма аванса рассчитывается исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе, состоит из суммы суточных и приблизительно рассчитанных сумм на проезд и проживание.
Пример расчета сметной стоимости командировочных расходов
Пример расчета сметной стоимости командировочных расходов из г. Екатеринбург в г. Новосибирск сроком 10 дней (с 11.09. 2017 г. по 20.09.2017 г.):
- Суточные — 10 дней × 700 руб. = 7000 руб.;
- Проезд на поезде (купе) приблизительная стоимость — 2 × 3600 руб. = 7200 руб.;
- Проживание в гостинице (приблизительная стоимость) 7 дней × 3500 руб. = 24500 руб.;
- Сумма аванса на командировочные расходы составит — 38700 руб.
Перечень документов при оформлении командировки
При направлении в командировку работника работодатель должен удостовериться в том, что для данного работника нет ограничений для направления в командировку и он не относится к категориям лиц, которых в командировку запрещено направлять на основании законодательства РФ.
Направление в командировку оформляется приказом директора организации. При необходимости можно предусмотреть в локальном нормативном акте дополнительные документы, например, служебное задание. Форму приказа о направлении в командировку можно использовать унифицированную (форма № Т-9 или Т-9а) или самостоятельно разработанную (с указанием всех необходимых реквизитов). При возвращении из командировки работник должен отчитаться перед работодателем в течение трех рабочих дней после прибытия, составив авансовый отчет и приложив к нему все документы, которые подтверждают понесенные расходы.
Образец заполнения приказа на командировку
Нажмите, чтобы увеличить
Для подготовки и сдачи отчетности Вы можете воспользоваться онлайн-сервисом «Моё Дело» — Интернет-бухгалтерия для малого бизнеса. Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде. Вам не надо будет лично посещать налоговую инспекцию и фонды, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Получить бесплатный доступ к сервису можно по ссылке.
