Отправить статью или инфоповод

Комфорт, общение и тайм менеджмент: как система Simple Office объединила все в одном приложении

Комфорт, общение и тайм менеджмент: как система Simple Office объединила все в одном приложении
© Simple Office

Вместо набора в виде телефона, ноутбука, нескольких планеров и множества стикеров на столе — одно удобное устройство с приложением. Там организуются встречи, распределяются обязанности, а коллеги оперативно получают уведомления. Команда Simple Office рассказывает, как они разработали систему бронирования рабочих мест и переговорных и почему это очень помогает работать.

С командой — всегда на связи

Simple Office разрабатывался, чтобы облегчить общение сотрудников в большой компании и их повседневную жизнь. Это показалось особенно важным в ситуации, когда часть специалистов предпочитает работать из дома и появляется в офисе лишь иногда, а бизнес-пространства в больших городах все чаще трансформируются в коворкинги, где размещаются несколько небольших команд.

В Simple Office легко приглашать коллег «онлайн» на встречи, смотреть расписание и статус друг друга и, например, загружать данные целой рабочей группы из Excel таблицы. Экосистема настроена на коммуникацию и общение, так что, пользуясь ей, каждый сам выбирает, с кем и когда работать. Например, бронировать ли место рядом с товарищами или сосредоточиться на задаче, какое-то время побыв в одиночестве. Simple Office — словно современная социальная сеть: сотрудники «подписываются» друг на друга и всегда остаются на связи.

Бронирование — в один клик

Новые корпорации-пользователи приложения самостоятельно настраивают свое рабочее пространство и «расставляют» рабочие места и зоны отдыха на интерактивной карте реального офиса, которая отображается в приложении. После того, как этот этап пройден, все сотрудники могут бронировать любое пространство на нужную дату и время, просто зарезервировав время и место по клику. Данные постоянно обновляются, и график занятости всегда актуален. Доступные места также подсвечиваются на карте.

Прозрачность процессов не только в приложении

Система Simple Office помогает обмениваться информацией не только в сети, но и в реальности. У переговорных комнат легко закрепить планшеты, которые будут отображать данные конкретного помещения. Это удобно, ведь, проходя мимо и взглянув на экран, можно сразу понять, когда закончится текущее совещание, оценить, насколько оно важное, и что сегодня на повестке дня. Тема и имена участников при желании выводятся на экран такого планшета организатором встречи. К 2022 году больше 85% совещаний в ЛИИС проходят именно с использованием приложения. Сейчас планшеты с предустановленным ПО закреплены у каждого бронируемого помещения на всех этажах.

Всегда и с любого устройства

Приложение не было выпущено на рынок, пока мы не провели тесты с реальными пользователями. На UX-тестирование и обсуждение проектов в фокус-группах ушли десятки часов, и в результате оформление стало лаконичным и приятным для глаз. А управление — интуитивно понятным. Тестирования мы проводим и сейчас, чтобы постоянно совершенствовать приложение. Simple Office синхронизируется со всех устройств и работает в десктопной версии, на Android, iOS, Huawei. Есть дневная и ночная темы.

Быстрая аналитика

Simple Office поможет менеджерам в реальном времени анализировать, какие помещения в офисе пользуются наибольшим спросом, где любят работать и отдыхать сотрудники и как часто каждый из них приходит в open space. Не вторгаясь в личное пространство, управленцы могут аккуратно регулировать рабочие процессы. Например, увидев на тепловой карте, что днем большая команда ютится в маленьком помещении, легко предложить коллегам альтернативный зал или систему работы. Именно так поступил один из клиентов Simple Office, когда понял, что при переезде в новый офис расширение невозможно, а в текущем формате места не так много, чтобы всем было комфортно. Теперь сотрудники выходят в офис только по необходимости и не мешают друг другу. При этом команды всегда на связи, и работа не останавливается: приглашения подойти пораньше и напоминания о важных офлайн-встречах приходят участникам в виде уведомлений. Статистика для принятия важных решений о том, как сделать жизнь каждого в офисе как можно легче, выгружается в виде графиков через приложение за любой указанный период.

За полтора года с того момента, как Simple Office стал привычным рабочим инструментом для нашей команды, эффективность сотрудников выросла, а рабочие процессы ускорились, потому что больше не нужно тратить время на вопросы организации работы в офисе.

Simple Office подарил еще один бонус: уровень привлекательности компании для соискателей повысился. По данным нашего HR отдела, количество откликов на вакансии увеличилось на 27%.

Разработкой активно пользуются не только внутри компании, но и на российском рынке. Сейчас среди компаний, для которых Simple Office — часть жизни: Avito, Statio, PropTech Russia и многие другие. Подробности о приложении есть на сайте.

Вводите промокод DM364 при заполнении заявки на сайте, чтобы получить скидку на 15% на год использования системы.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Подписывайтесь на наш
Подписывайтесь на наш
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: