Скопировать ссылку
В России бухгалтеры часто оказываются неприкасаемыми. Происходит это по двум причинам. Первая — полное владение информацией о финансовых потоках и бизнес-процессах, а заодно и о подноготной компании, руководства. Вторая причина — нежелание руководителей вникать в цифры и разбираться в «сложных» документах. Такая ситуация предполагает создание атмосферы полного доверия для конструктивной работы — если вам повезло с главбухом. И полную утрату контроля над бизнесом — если не повезло.
Насколько бы грамотный профессионал ни работал в вашей компании, не делайте его неприкасаемым. Люди, которым доступна самая чувствительная информация и которые имеют право подписи, должны находиться под особым контролем. Хотя бы из соображений страховки от элементарных ошибок, которые допускают даже специалисты высшей квалификации.
Что уж говорить о том, какие возможности обилие информации дает для мошенничества. Один наш клиент был вынужден уволить главного бухгалтера и финансового директора, с которыми работал более 10 лет (!), они на волне кризиса в отрасли решили открыть собственное предприятие-конкурент. Вся информация для быстрого выхода на рынок у них была в свободном, легитимном, доступе. Других схем мошенничества в арсенале нечистых на руку бухгалтеров тоже более чем достаточно.
1. Банальное воровство
Начнем с самой простой «российской забавы». В зависимости от уровня авантюризма, бухгалтеры воруют либо долго и понемногу, либо раз, но существенной суммой. Такие аферы попадают в новости и они больше всего изумляют общественность.
Схема мелкого воровства наличных, которую бухгалтер может практиковать очень долго, — неполное оприходование денег в кассу или хищение, прикрытое липовыми расходными кассовыми ордерами. Но часто бухгалтер-мошенник даже не озадачивается созданием схем. Просто взять из сейфа немного/много наличных — это по-прежнему популярный метод, особенно, если бухгалтер ответственен за «черную» кассу в компании.
Несмотря на автоматизацию платежей, способов украсть деньги со счета также немало. Самые популярные:
- перевод денег на фирму-однодневку;
- перевод контрагенту, который готовится к банкротству (по сговору);
- сокрытие поступления денег на счет с оплатой той же суммы на счет «своей» компании.
Документы, которые могут доказать вину мошенника-бухгалтера, имеют свойство в самый нужный момент пропадать. Очень часто бухгалтеры становятся жертвами уличных «краж» или «атаки» вирусов. Один из наших клиентов поймал бухгалтера за попыткой скорректировать финансовые документы. Правда, мотив в этом был не скрыть следы преступления, а отомстить «обидчику»-работодателю, который отказал в повышении зарплаты.
2. Мертвые души и манипуляции с больничными, авансовыми отчетами
Небольшим компаниям, где сотрудники наперечет, такой риск неведом. В крупных же компаниях в зарплатных ведомостях, в авансовых отчетах легко припрятать и «мертвые души», и несуществующие больничные, и командировочных, которые никуда не ездили. Если в компании большая текучка кадров, можно приписать в зарплатную ведомость фамилии уволенных или даже несуществующих сотрудников.
Другой вариант: приписывать в расходном ордере большую сумму, а в зарплатной ведомости — меньшую. Серьезные мошенничества всегда совершаются в сговоре с другими работниками компании. Это, с одной стороны, усложняет задачу профилактики и выявления, с другой — наоборот — облегчает, потому что сговоры оставляют следы. Например, в переписке.
3. Манипуляции с товарно-материальными ценностями
Это тоже популярный способ мошенничества. Схем несколько. Например, списание товара, для чего достаточно только составить соответствующий акт. Списывают партию продуктов с «истекшим сроком годности» или «полностью амортизированный» компьютер — смотря что плохо лежит.
В другой схеме бухгалтеру нужен сообщник в лице сотрудника склада. Он «забывает» оприходовать часть товара, не предъявляя претензий поставщику, и списывает разницу в рамках естественной убыли. Иногда дьявол кроется в таких деталях, о которых руководитель не догадается. Базой для воровства может быть банальная разница в единицах измерения товаров: в одном документе в штуках, в другом — в десятках штук.
4. Сговор с контрагентом, откатные схемы
Если сотрудники бухгалтерии участвуют в процессе закупок, в компании часто расцветают традиционные для российского бизнеса откатные схемы. Клиент рассказывал, как бухгалтер закупала товары не у официального поставщика, а через стороннюю организацию, которой руководил ее родственник. Все бы ничего, потому что цена у родственника оказывалась в среднем на 10 % ниже рынка. Вот только сотрудница не отображала этот факт в отчете и оставляла разницу себе.
Сговор с контрагентами может заключаться и в договоренностях повременить с взысканием долга (за вознаграждение) или даже довести ситуацию до безнадежной. Такой «халатностью» бухгалтер лишает свою компанию возможности вернуть деньги в судебном порядке. Еще один вариант, когда бухгалтер может (опять же за вознаграждение) быть полезен поставщику — поставить ему приоритет в очереди платежей.
Как быть
- Проводите скрининговую проверку перед приемом на работу. Скрининг — это целый комплекс мер: проверка на полиграфе, по базам данных, соцсетям, с помощью опросной беседы и т.п. В каждом случае набор корректируется под нужды конкретной компании. Задача — получить полный портрет человека, которому будет дан доступ к самой критичной информации компании.
- Обеспечьте бухгалтера достойной зарплатой с прозрачной мотивацией. Функционал бухгалтеров, в зависимости от типа компании, очень сильно отличается, так же сильно должна отличаться и зарплата в зависимости от той ответственности, которой наделен человек.
- Введите регламенты, где будет прописано, каковы обязанности сотрудников за платежи, какую ответственность они понесут в случае ошибок или воровства.
- Обезопасьте систему банк-клиент: установите настройки уведомлений на телефон руководителя, двухфакторную аутентификацию платежа (электронным ключом бухгалтера и директора), не оставляйте электронный ключ в свободном доступе.
- Проводите выборочную проверку платежей, документов (командировочных, зарплатных ведомостей и расходных ордеров).
- Введите 100 % проверку платежей новым поставщикам и платежей на большие суммы.
- Используйте автоматизированные системы контроля сотрудников (DLP-системы), которые анализируют все (в том числе устные) переговоры, сигнализируют об опасных диалогах сотрудников друг с другом или с контрагентами, выявляют подделки и слив документов, сигнализируют, а также позволяют тормозить некоторые внешние атаки (ставят на карантин фишинговые письма, например).
- Проводите ежегодные аудиторские проверки силами сторонней организации. К сожалению, добровольный аудит для российских компаний пока редкая практика.
Все эти действия не только защищают бизнес, но и обеспечивают профилактику нарушений, демонстрируют бухгалтеру, что руководитель держит руку на пульсе и готов вникать в его работу. Как показывает опыт, чаще всего люди мошенничают и воруют, потому что для этого у них есть возможность.
Малый бизнес страдает больше от тупости бухгалтеров, которые свято верят, что 1С все делает правильно.
Что же до черных, серых и прочих касс, то простите - но это не задача гл буха вообще. Эти вещи рядом даже размещать нельзя, если есть минимальное чувство самосохранения.