Можно ли компенсировать сотруднику на разъездной работе затраты, если он их ничем не подтвердил

20 сентября 2013

2622

В Трудовом кодексе установлен порядок возмещения расходов, связанных с постоянными служебными поездками работников. Но вправе ли компания возместить сотрудникам такие затраты, если работники не представили подтверждающие документы?

В конце каждого месяца работники, деятельность которых носит разъездной характер, составляют авансовые отчеты на сумму своих расходов, осуществленных в служебных поездках. К отчетам прикладывают документы, в основном чеки.

Но иногда документы по разным причинам работники предоставить не могут и пишут заявление с указанием суммы, которую надо возместить. Подскажите, должна ли организация ее возмещать? И если да, то как все лучше оформить? Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы?

Ю.Б. Хохлов, бухгалтер

Сразу скажем, что возмещать расходы сотруднику организация должна. Ведь трудовое законодательство обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, понесенные в связи с разъездным характером выполняемой работы (ст. 168.1 ТК РФ). Но поскольку работник не представил документы, подтверждающие понесенные им расходы, выплату нельзя рассматривать как компенсационную. Поэтому она будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Теперь подробнее.

Какая работа относится к разъездной

В ТК РФ нет определения разъездного характера работы. Перечень работ, носящих разъездной характер, и сотрудников, работа которых является разъездной, работодатель должен определить самостоятельно.

Если ваш работник в силу должностных обязанностей ездит по городу или из одного населенного пункта в другой, то, очевидно, его функции можно отнести к работе, имеющей разъездной характер.

Как возмещать расходы разъездным работникам

По трудовому законодательству компания обязана возмещать сотруднику все расходы, которые он несет в связи с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ). Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, каждая компания устанавливает их самостоятельно. Должны быть оформлены следующие документы:

- локальный нормативный акт, например положение о служебных поездках (разъездном характере работы);

- трудовой договор с работником, в котором указано условие о разъездном характере работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

- должностные инструкции, согласно которым работники обязаны составлять отчеты о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Перечень разъездных расходов, подлежащих возмещению, можно дополнить

Перечень расходов, понесенных сотрудниками с разъездным характером работы, подлежащих возмещению, не ограничен статьей 168.1 ТК РФ. Компания может возмещать своим "разъездным" работникам и не указанные в этом перечне расходы. Но чтобы такие расходы учесть в налоговой базе по налогу на прибыль, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Возмещать расходы работникам можно разными способами, например:

- начислять фиксированную прибавку к заработной плате;

- выплачивать компенсацию в сумме фактически понесенных расходов.

Чтобы доплату за разъездной характер работы можно было учесть в расходах, возможность такой выплаты укажите в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении с сотрудником

В ситуации, о которой идет речь в письме нашего читателя, работники не представили документы, подтверждающие расходы в связи с разъездным характером работы, следовательно, второй вариант не подходит.

Но можно воспользоваться первым вариантом и начислить сотрудникам доплату за разъездной характер работы.

НДФЛ

Фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату. Она будет являться составной частью действующей системы оплаты труда (ст. 129, 135 и 164 ТК РФ).

Такая выплата должна облагаться НДФЛ, положения пункта 3 статьи 217 НК РФ на нее не распространяются.

Страховые взносы

На указанную выплату следует начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма в обычном порядке (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

Сначала о порядке отражения в расходах компенсационных выплат. Ранее такие выплаты рекомендовалось учитывать в расходах на оплату труда (письма Минфина России от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344 и от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302).

Теперь такие выплаты, подтвержденные документами, учитывают в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-03-06/1/341, от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 № 03-03-05/87 и ФНС России от 10.09.2008 № ШС-6-3/643@).

Что касается выплаты фиксированной суммы к заработной плате, то ее можно отнести к расходам на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Поэтому понесенные затраты при разъездной работе принимаются в составе расходов при расчете налога на прибыль.

Пример

Основной оклад сотрудника составляет 45 000 руб. Его работа носит разъездной характер. Согласно коллективному и трудовому договорам таким сотрудникам компания компенсирует суммы расходов по найму жилого помещения в фактических размерах, если эти расходы связаны с выполнением трудовых обязанностей и документально подтверждены. Кроме того, в соответствии с трудовым договором работнику положены доплаты:

- на проезд 3000 руб. в месяц, если месяц отработан полностью. Если месяц отработан не полностью, компенсация выплачивается пропорционально фактически отработанным дням;

- на питание 230 руб. за каждый рабочий день, связанный со служебной поездкой;

- при продолжительности работы разъездного характера 13 и более дней в месяц доплата в размере 32% от суммы должностного оклада.

В соответствии с графиком работы в августе - 22 рабочих дня. Согласно данным табеля учета рабочего времени за август 2013 года:

- 4 дня работник трудился в офисе;

- 16 дней его работа была связана со служебными поездками;

- 2 дня он был в отпуске без сохранения заработной платы.

Какую сумму должен получить работник за август 2013 года, если он вместе с авансовым отчетом представил заявление о возмещении ему суммы расходов на проживание в гостинице, в которой он останавливался, находясь в служебной поездке, в размере 2500 руб., но счета гостиницы не представил?

Решение

Так как работник не представил документы, подтверждающие фактически понесенные им расходы на оплату гостиницы, компания в соответствии с нормами коллективного и трудового договоров вправе не возмещать ему понесенные расходы.

Теперь рассчитаем сумму выплат, положенных по трудовому договору. Так как 2 дня в августе работник был в отпуске без сохранения заработной платы, за 20 рабочих дней ему необходимо начислить оклад в сумме 40 909,09 руб. (45 000 руб. : 22 раб. дн. × 20 раб. дн.).

Доплата за месяц составит:

- на проезд - 2727,27 руб. (3000 руб. : 22 раб. дн. × 20 раб. дн.);

- на питание - 3680 руб. (230 руб. × 16 раб. дн.);

- за превышение продолжительности работы разъездного характера более 13 дней - 14 400 руб. (45 000 руб. × 32%).

Итого заработная плата к начислению за август 2013 года составит 61 716,36 руб. (40 909,09 руб. + 2727,27 руб. + 3680 руб. + 14 400 руб.). Она включается в налоговую базу по НДФЛ и базу для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма.

Предположим, что в августе 2013 года работнику не положены стандартные вычеты по НДФЛ, тогда сумма НДФЛ составит 8023 руб. (61 726,36 руб. × 13%).

С учетом всех начисленных выплат работник должен получить на руки 53 693,36 руб. (61 716,36 руб. 8023 руб.).