«Иногда лучший ответ — молчание», или Что делать, если в бухгалтерию пришли с обыском

Нежданный приход сотрудников правоохранительных органов с обыском в бухгалтерию — всегда неприятный сюрприз для работников фирмы. Неправильное поведение финансово ответственного персонала в такой ситуации может обернуться крайне неблагоприятными последствиями для всего предприятия, а также повлечь уголовное преследование руководителей компании. Поэтому необходимо, чтобы сотрудники бухгалтерии владели алгоритмом действий в подобной внештатной ситуации.

Для снижения возможных негативных последствий безграмотных действий необходимо регулярно проводить разъяснения работникам компании их прав и обязанностей при проведении проверки, а также прав и обязанностей сотрудников полиции. Одним из ключевых является предусмотренное Конституцией РФ право не свидетельствовать против себя. Как говорится, «иногда лучший ответ — молчание».

Каждый работник должен знать, что ему следует делать, как себя вести и как реагировать на действия проверяющих. В частности, вести переговоры с проверяющим лицом должен заранее определенный и подготовленный сотрудник бухгалтерии, имеющий необходимые для этого знания.

При появлении сотрудников правоохранительных органов в помещении компании не следует проявлять пассивность. Попросите их представиться, а также требуйте предъявления служебных удостоверений (вы вправе переписать данные вручную). Также следует обратить внимание на срок действия служебных удостоверений, поскольку просроченные удостоверения недействительны, и, таким образом, не могут свидетельствовать о наличии у сотрудников полиции соответствующих полномочий.

Следующим шагом является проверка постановления о производстве обыска. Вас обязаны ознакомить с данным постановлением, в связи с чем необходимо его сфотографировать, либо переписать от руки. Данные, содержащиеся в постановлении, должны точно совпадать с фактическими обстоятельствами производства обыска.

В связи с этим необходимо проверить правильность указанных в постановлении наименования и адреса организации. В случае несоответствия фактического адреса, по которому проводится проверка, данным, содержащимся в постановлении, продолжение каких-либо следственных мероприятий является незаконным. К примеру, если организация имеет в одном городе несколько зданий, сотрудники правоохранительных органов прибыли в административный корпус, а в постановлении о производстве обыска указан адрес склада, то работники полиции не имеют права проводить обыск в бухгалтерии.

В ходе обыска сотрудники правоохранительных органов вправе изымать предметы и документы, которые по мнению сотрудников могут иметь значение для расследования уголовного дела. Все изъятые предметы должны быть упакованы способом, исключающим проникновение без повреждения упаковки. Сведения о каждом изъятом предмете и документе заносятся в протокол обыска.

Важно отметить, что если сотрудники полиции изымают отдельную папку с документами, то в протокол вносится каждый изъятый документ. Помимо этого, в протокол заносятся дата и время проведения обыска, фамилии, имена, отчества лиц, участвующих в обыске, и технические средства, используемые в ходе производства обыска.

После окончания обыска протокол подписывается всеми участниками данного следственного действия на каждом листе. В случае, если у сотрудников компании имеются замечания, то они вправе записать их в графе «замечания к протоколу». Копия протокола обыска вручается под расписку представителю организации.

Отдельно следует остановиться на особенностях изъятия электронных носителей информации, к которым относятся, к примеру, жесткие диски, флеш-карты, серверы баз данных. Для сотрудников бухгалтерии следующие рекомендации будут особенно актуальны, поскольку финансовая документация нередко представлена в электронном виде.

Сотрудники бухгалтерии имеют право на получение копий данных, содержащихся на изымаемых носителях, если это не будет препятствовать расследованию уголовного дела. В связи с этим в протоколе необходимо сделать запись о желании скопировать информацию, а в случае отказа — зафиксировать этот факт в протоколе. Для обеспечения указанного права в соответствии с законом при изъятии электронных носителей в ходе обыска обязательно участие специалиста.

Для уменьшения риска изъятия важной бухгалтерской документации необходимо грамотно организовать ее хранение, в особенности — электронных документов. Так, не следует хранить важную информацию на жестких дисках офисных компьютеров. Рекомендуется размещать серверы баз данных в отдельном офисе, на территории другого государства.

Важным аспектом, который может затруднить изъятие документов у организации, является распространение на них режима коммерческой тайны. Под коммерческой тайной следует понимать режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Особенностью изъятия документов, содержащих коммерческую тайну, является то, что оно производится только на основании судебного решения. Перечень сведений, относящихся к коммерческой тайне, определяется локальными актами организации. Поэтому важно заранее определить перечень документов, сведения в которых относятся к коммерческой тайне, о чем вынести приказ.

Наибольшее число ошибок со стороны работников организации происходит на начальных этапах обыска, поскольку действовать приходится, как правило, в условиях отсутствия квалифицированной юридической помощи. Поэтому как только в вашу организацию прибыли с обыском, необходимо без промедления связаться со своим адвокатом. А вот соблюдение сотрудниками бухгалтерии указанных рекомендаций позволит минимизировать возможные отрицательные последствия начала данного следственного действия, чтобы приезд адвоката уже не был бессмысленным.