Отправить статью или инфоповод

Офис это simple: как российское приложение учит сотрудников делиться и договариваться

Офис это simple: как российское приложение учит сотрудников делиться и договариваться
© Simple Office

Десятки сообщений в рабочих чатах с попытками выяснить, когда и где в офисе можно забронировать хоть какое-то помещение для переговоров — реальность, с которой столкнулись и сотрудники крупной российской IT-компании при расширении штата, и специалисты ведущего представительства в нефтегазовой отрасли с сотнями сотрудников. Настроить рабочее взаимодействие в обоих случаях помогло программное обеспечение Simple Office. Теперь нужные места в зонах общей работы бронируются нажатием кнопки в смартфоне, а в расписании работников освободилось от одного до нескольких часов, которые раньше тратились на вопросы организации встреч и выяснение того, кто чем занят. Рассказываем, как компания «Лаборатория Интеллектуальных Инженерных Систем» из Петербурга поймала «тренд» благодаря пандемии и начала помогать бизнесу перестраиваться на новые рельсы и заботиться о спокойствии сотрудников.

«Пандемия стала катализатором изменений»

«Инсайт нам дала пандемия», — вспоминает Head of product Simple Office Алексей Михайловцев. В коронавирусном 2020 году, когда в «ЛИИС» впервые встал вопрос о том, чтобы менять бизнес процессы ради безопасности сотрудников, да и все больше компаний вокруг начали отказываться от стандартного рабочего графика «с обязательным присутствием», стало понятно, что «гибкость» в работе с людьми — новый тренд. По словам Алексея, в этом нет ничего удивительного, ведь «переход» назревал давно:

«Молодые сотрудники, особенно в сфере IT, стали намного требовательнее к work-life balance. У них прямо аллергию вызывает необходимость работать с 9:00 до 18:00 по четкому графику в офисе, — говорит он, — Для того, чтобы таких сотрудников удерживать, правильно их мотивировать и добиваться максимальной производительности, и появляется гибкий график работы. Это происходит в Штатах, в Европе, по всему миру». Как кажется Алексею, пандемия стала всего лишь «катализатором ожидаемых процессов и ускорила их внедрение» в России.

Гибкие офисы — то есть такие, где за каждым работником нет закрепленного места, помещения выделяются и трансформируются по необходимости, а часть пространств можно арендовать, также еще до пандемии постепенно становились все актуальнее не только для стартапов и фрилансеров, но и в экосистеме больших компаний. Рынок «гибких офисов», как отмечают эксперты, в последние годы крайне быстро растет. Такая система бюджетнее классической, кажется современнее. Но есть сложности.

Вынужденная резкая перестройка рабочих взаимодействий 2020–2021 годов породила проблемы взаимодействия между людьми, которые раньше всегда были на виду друг у друга и могли решить вопросы в любой момент. Теперь произошло так, что часть сотрудников даже в пандемийные всплески все равно оставалась в офисе и выезжала на объекты. Другие приходили в «опен-спейс» по желанию, не зная наверняка, свободно ли нужное им помещение для переговоров и встретят ли они коллегу, с которым необходимо обсудить важный вопрос. В столь хаотичных реалиях настроить регулярное взаимодействие всех составляющих любой компании стало практически невозможным. Корпоративные чаты переполнялись вопросами по типу «кто где сегодня работает?», «когда ты появишься в офисе?», «никто ли не претендует на стол?». И многие оставались без ответа.

Решать проблему стали своими силами, и команда «ЛИИС» начала разрабатывать приложение для организации жизни в новых реалиях. Первоначально продумывала все «под себя». Требовалось создать интерфейс, при помощи которого получилось бы онлайн бронировать нужные помещения или технику и упростить взаимодействие с сотрудниками в «свободном графике». Главной сложностью стала разработка интуитивно-понятного дизайна — без лишних кнопок и с ограниченным количеством действий. По задумке, пользоваться приложением должны были специалисты разных направлений, возраста и опыта работы с компьютерами. Чтобы не перемудрить, разработчики собрали фокус-группу и продолжительное время тестировали разработку на желающих, учитывая обратную связь. В результате, основой системы бронирования стал календарь и блоки с выбором времени посещения офиса или пользования нужным ресурсом.

Как это работает

Simple Office получил приложение, мобильную и ПК версию. Каждый сотрудник регистрирует свой аккаунт и может отмечать, когда он собирается приехать в офис, будет ли использовать комнату для совещаний или определенную технику. Сразу же применяются фильтры выбора, например, указывается техническая оснащенность помещений и расположение. Система может сама предложить подходящие варианты.

Руководитель любого отдела может зайти в приложение и по необходимости добавлять рабочие места и запрашивать нужное оборудование. Сотрудникам, со своей стороны, ничего не стоит узнать друг друга заочно или посмотреть, в какой день их коллеги доступны для планерок и встреч.

Многофункциональную новинку довольно быстро оценили на петербургском и российском рынке: первый крупный контракт на дальнейшую доработку «ЛИИС» подписала уже в начале 2021 года.

Сейчас Simple Office включен в систему работы одной из крупнейших нефтегазовых компаний страны. Попробовать систему руководство решило, когда стало понятно, как много внутреннего ресурса на организационные вопросы уходит в двадцати офисах с десятками сотрудников в каждом. Приложение внедрялось не «сверху», а постепенно: через рекомендации коллег и за счет внутренней рекламы в корпорации. Вскоре коммуницировать в приложении, четче планировать свой день и встречи начали больше 3000 специалистов. Simple Office превратился в такую же привычную программу, как в свое время почта или Zoom.

К системе с практически аналогичным запросом подключилась и молодая IT-компания. Из-за быстрого развития разработчикам стало не хватать места в новом офисе. Приложение позволило эффективнее использовать ресурсы, а не устраивать внеплановый переезд. Сотрудники начали работать по гибкому графику, чередуя офисную и удаленную занятость.

Чувствительными к изменениям трендов оказались и небольшие игроки на рынке услуг. Среди наиболее интересных кейсов в «ЛИИС» называют работу с салоном красоты топ-уровня и кулинарной студией, где практически ежедневно проводились мастер-классы. В обоих случаях специалистам хотелось бы заранее резервировать нужное помещение и технику в зависимости от заказа. При переписке в мессенджерах традиционно возникало много недопониманий, а Simple Office автоматизировал процесс.

Как отмечают разработчики приложения, они первоначально придерживались идеи «sharing everything», что значит «делиться всем». Потому надеются, что в будущем количество клиентов будет расширяться, а проект пригодится компаниям большим и маленьким вне зависимости от сферы и ресурсов, которые требуется сдать или арендовать. Будь то переговорные комнаты, принтеры, шкафчики для хранения продуктов или кофемашины.

Подробная информация о продукте Simple Office и данные о возможностях есть на сайте проекта simpleoffice.tech, а также в официальном Telegram-канале.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: