Скопировать ссылку
Опечатки в фамилиях, именах и отчествах работников — распространенные ошибки в СЗВ-М. За это выписывают штраф, если страхователь с опозданием подает корректировку.
В этой статье вы узнаете про порядок исправления ФИО сотрудников и ответственность за нарушение сроков предоставления актуальных сведений.
Как указывать в СЗВ-М ФИО работника
Данные о застрахованных лицах отражают в таблице четвертого раздела СЗВ-М. Актуальная форма отчета утверждена постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 15 апреля 2021 года № 103п.
Работодатели указывают фамилию, имя, отчество (при наличии), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС). В таблицу вносят физических лиц, с которыми заключили:
- трудовой договор;
- гражданско-правовое соглашение;
- авторский или лицензионный договор.
Юридические лица всегда сдают СЗВ-М. В организации есть как минимум один работник — директор (часто по совместительству — единственный учредитель).
Если для выполнения разовых работ привлекали индивидуального предпринимателя или самозанятого (плательщика «Налога на профессиональный доход»), по ним не вносят сведения в отчет и не уплачивают страховые взносы.
Из-за ошибок в ФИО застрахованных лиц Пенсионный фонд принимает СЗВ-М частично. Ведомство присылает протокол проверки с требованием подать корректировку по указанным сотрудникам.
Фамилию, имя и отчество указывают в именительном падеже. Они должны совпадать с данными из СНИЛС. Фамилию и имя вносят всегда, а отчество — при наличии. Например, не у всех граждан других стран есть отчество. По ним указывают только имя и фамилию.
Пример:
- Иванов Иван Иванович — правильно.
- Иванова Ивана Ивановича — неправильно.
- Смит Джек — правильно, если в СНИЛС нет отчества.
- Петров Петр — неправильно, если в СНИЛС есть отчество.
В протоколе проверки ПФР укажет «ВСЗЛ.ФИО.1.1». Его установят напротив каждого сотрудника, в ФИО которого допущена ошибка.
Воспользуйтесь сервисом «Моё дело», чтобы быстро и без ошибок подготовить СЗВ-М. Система упрощает подготовку документа, проверяет достоверность сведений и помогает сформировать отчет для электронной отправки в Пенсионный фонд.
Исправление ошибки в ФИО работника в СЗВ-М
Рассмотрим корректировку СЗВ-М на конкретном примере. Бухгалтер ООО «Цветочек» перепутал фамилии двух сотрудников. По остальным работникам указал верные сведения. ПФР частично принял документ и потребовал внести исправления.
Исходная форма:
Исправим ошибку в два этапа:
1. Подадим отменяющую форму: в третьем разделе «исхд» меняем на «отмн». В четвертом разделе укажем сотрудников, по которым допущена ошибка. Информацию скопируем из исходного отчета с неправильными фамилиями, то есть сначала отменим неправильные данные.
2. Отправим дополняющую форму: в третьем разделе «отмн» меняем на «доп». В таблицу четвертого раздела внесем работников, по которым ПФР не принял сведения. Данные по остальным сотрудникам не указываем, они уже учтены в системе Пенсионного фонда.
Формат подачи документа зависит от масштабов бизнеса. Если трудоустроено больше 25 человек, отправлять СЗВ-М можно только в цифровом виде. В остальных случаях работодатели выбирают способ отправки отчета по собственному усмотрению.
Подготовьте СЗВ-М без ошибок в сервисе «Моё дело». Система учитывает законодательные требования, формирует отчеты на актуальных бланках и проверяет сведения о работниках. С ней вы избежите штрафов и сконцентрируетесь на стратегическом развитии бизнеса.
Штраф за ошибки ФИО в отчете СЗВ-М
Пенсионный фонд России штрафует не за ошибки, а за нарушение сроков предоставления отчета. Исходный документ сдают до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если срок выпадает на выходной, он сдвигается на ближайший рабочий день.
Срок подачи корректировки зависит от того, кто выявил ошибку:
- если работодатель самостоятельно выявил неточность, штраф не назначат. Но исправления нужно сдать как можно быстрее;
- если ошибки нашли сотрудники ПФР, на корректировку дается 5 рабочих дней. Срок считается с момента получения протокола проверки.
За каждого сотрудника, по которому сведения сданы с опозданием, штрафуют на 500 рублей.
Пример. В ООО «Цветочек» работает 17 человек. Исходный отчет предоставили 13 ноября. 16 ноября ПФР прислал протокол проверки с требованием исправить сведения по четверым сотрудникам. Фирма сдала корректировку только 26 ноября. За нарушение срока ПФР выписал штраф на: 4 × 500 = 2 000 рублей.
Решение ПФР можно обжаловать. Суд часто занимает сторону налогоплательщика, если правила нарушены впервые, а срок задержки не превысил 14 дней. Но для снижения или полной отмены штрафа нужны «сильные» аргументы: почему фирма или индивидуальный предприниматель заслуживают смягчения санкции и из-за чего отчетность предоставили с нарушением срока.
Обратите внимание на определения от 28 сентября 2018 года № 309-КГ18-14480 и от 28 сентября 2018 года № 309-КГ18-14482. Верховный суд РФ считает опечатки в ФИО недостаточным поводом для штрафа, если верно указаны ИНН и СНИЛС. По мнению судей, у ПФР в подобных случаях есть данные для идентификации застрахованных лиц. Сошлитесь на эти документы, чтобы через суд отменить штраф за опечатки в фамилии, имени или отчестве сотрудников.
Чтобы избежать спорных ситуаций с Пенсионным фондом, воспользуйтесь сервисом «Моё дело». Он автоматизирует заполнение СЗВ-М, проверяет сведения на ошибки и формирует документ с правильной структурой для электронной отправки.
