Скопировать ссылку
Сотрудника не было на работе несколько дней. Это время ему не оплачивается, если нет уважительной причины для его отсутствия. Нужно правильно зафиксировать период прогула в отчете, чтобы Пенсионный фонд мог исключить его из страхового стажа.
Общая информация об отчете СЗВ-СТАЖ
ПФР рассчитывает стаж работающих граждан на основании специального отчета, который ввели в действие с 1 января 2019 года (Постановление правления ПФР от 6 декабря 2018 года № 507п). Его обязаны сдавать:
- организации и их обособленные подразделения;
- индивидуальные предприниматели;
- адвокаты, нотариусы и иные лица, ведущие частную практику,
в случаях, если у них есть заключенные трудовые договоры с работниками или договоры ГПХ с физическими лицами.
ИП без работников отчет СЗВ-СТАЖ не сдают.
Сроки предоставления формы определены пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ:
- по итогам года — не позднее 1 марта следующего года. Подается на всех застрахованных лиц;
- при назначении пенсии — в течение 3 календарных дней с момента обращения работника;
- при увольнении — в день увольнения работника;
- при прекращении действия договора ГПХ — в день окончания работы по договору;
- по заявлению работника — в течение 5 календарных дней с обращения.
Действующий бланк отчета представлен в приложении 1 к Постановлению правления ПФР № 507п.
СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов:
- раздел 1 «Сведения о страхователе» — регистрационный номер работодателя в ПФР, ИНН, КПП, тип сведений;
- раздел 2 «Отчетный период» — указывается год за который сдают форму;
- раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц» (ФИО, СНИЛС сотрудников, даты начала и окончания работы, территориальные и особые условия труда, коды основания исчисления стажа, условия досрочного назначения пенсии, сведения об увольнении лица);
- раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на ОПС»;
- раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».
СЗВ-СТАЖ подается с типом сведений «Исходная» или «Дополняющая» при отправке ежегодного отчета. В этом случае нужно заполнить разделы 1, 2 и 3.
Тип сведений «Назначение пенсии» применяют при оформлении работнику пенсии. Используются все разделы, с 1 по 5.
Отчет сдается вместе с реестром (описью) по форме ОДВ-1. Без описи Пенсионный фонд отчет не примет.
Как заполнить СЗВ-СТАЖ в случае отсутствия работника по невыясненной причине
Специального кода, установленного ПФ для периода беспричинного отсутствия на работе, нет. Но выделить его в отчете нужно — согласно Федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», прогул работника не должен оплачиваться и включаться в стаж.
Поэтому в этом случае рекомендуется применять код исчисления страхового стажа «НЕОПЛ». Его используют и во многих других ситуациях — например, при простое по вине работника, забастовках, административных отпусках.
Расхождения сведений в СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М
Сведения о застрахованных лицах, которые работодатель подает в ПФР двумя отчетами — СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, должны совпадать. Но иногда расхождения случаются.
Возьмем пример: сотрудник отсутствовал на работе больше месяца — его не было с 12 августа по 7 октября 2021 года. 8 октября его нашли, но объяснить свое отсутствие он не смог. В тот же день издали приказ о его увольнении с 12 августа 2021 года. В СЗВ-М за август и сентябрь он попал, так как на момент отправки отчета еще не был уволенным, а в СЗВ-СТАЖ период его работы будет указан по 11 августа 2021 года.
Исправить расхождение можно одним из двух способов:
- отправить корректирующую форму СЗВ-КОРР с указанием периода с 12 августа по 7 октября 2021 года и кода исчисления страхового стажа «НЕОПЛ»;
- отправить отменяющую форму СЗВ-М за август и сентябрь по конкретному сотруднику. Будет ли за это штраф в 1000 рублей (2 месяца по 500 рублей за одно застрахованное лицо), нужно уточнять в своем отделении ПФР. Основания для наложения штрафа нет, если работодатель внес исправления самостоятельно, без уведомления от ПФР.
Специфика отражения прогула в СЗВ-СТАЖ
Как зафиксировать прогул в отчете СЗВ-СТАЖ, зависит от решения руководства:
- прогульщик не уволен — нужно в разделе 3 указать период отсутствия на работе с кодом исчисления стажа «НЕОПЛ»;
- прогульщик уволен — в разделе 3 указывают период работы по дату увольнения (обычно последний день работы перед прогулом). Никаких кодов ставить не нужно.
Что такое прогул
Отсутствие на рабочем месте станет прогулом при выполнении любого из следующих условий в соответствии с пунктом 6а статьи 81 ТК РФ:
- отсутствие без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
- отсутствие без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня или смены.
В то же время прогулом не считаются опоздания на работу, даже если в сумме они превысят 4 часа за несколько дней.
В зависимости от тяжести проступка, руководитель организации или ИП принимает решение о наказании сотрудника. Если прогул был небольшой, можно ограничиться замечанием или лишением премии. При более серьезных сроках работнику может грозить увольнение.
Чтобы прогул был засчитан, нужно составить акт о неявке сотрудника на работу. Его должны подписать, как минимум, два свидетеля.
Пока не выяснена причина отсутствия сотрудника на работе, в табеле учета рабочего времени ставится код НН (неявка по невыясненным причинам). Если сотрудник не подтвердит причину отсутствия документами, код меняют на ПР (прогулы).
Образец заполнения отчета
Грузчик ООО «Транс-Логистика» Шишкин И.И. отсутствовал на работе с 21 по 22 сентября 2021 года. Уважительных причин для неявки на работу он не представил. Так как это произошло в первый раз, его увольнять не стали.
Специалист кадровой службы, может оформить этот прогул в годовом отчете СЗВ-СТАЖ одним из двух способов:
- Указать этот период с кодом исчисления страхового стажа «НЕОПЛ» в графе 11.
- Не указывать в разделе 3 этот период. Этот вариант рекомендуем не применять, так как специалисты ПФР могут потребовать отдельных пояснений по поводу перерыва в стаже.
Как отразить в СЗВ-СТАЖ уволенных за прогулы
Если руководитель организации-работодателя решил уволить сотрудника за прогул, издается приказ с указанием даты увольнения, приходящейся на последний рабочий день перед прогулом.
Предположим, что у Шишкина И.И. из нашего примера это был не первый прогул, и после очередного нарушения трудовой дисциплины его решили уволить. 24 сентября 2021 года вышел приказ об увольнении грузчика Шишкина И.И. 20 сентября 2021 года за систематические прогулы в соответствии с частью 1 статьи 81 ТК РФ.
В отчете СЗВ-СТАЖ покажут период его работы с 1 января 2021 года по 20 сентября 2021 года. Особых отметок о прогуле не будет.
Работнику при увольнении нужно выдать выписку из формы СЗВ-СТАЖ на руки. В ней должна содержаться информация строго по увольняемому сотруднику.
