Передача функций бухгалтерии сторонней компании: плюсы и минусы

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье:

• Каких случаях функции бухгалтерии выгодно передавать на аутсорсинг
• С какими проблемами может столкнуться Ваше предприятие
• Как обезопасить Вашу компанию от возможных рисков
• На что обратить внимание при выборе аутсорсинговой компании

Также Вы прочитаете

• Почему Генеральный Директор компании «ИО Менеджмент» дважды прибегал к услугам аутсорсинговой компании
• Каким компаниям Генеральный Директор фирмы «Аудит-Классик» не рекомендует отдавать бухгалтерию на аутсорсинг

Вы можете передать функции бухгалтерии на сторону как полностью, так и частично.

Полный аутсорсинг выгоден небольшим компаниям, а также работающим по упрощенной системе налогообложения. В этих случаях не всегда экономически целесообразно держать бухгалтера на постоянной основе.

Частичный аутсорсинг возможен, когда, например, Вам необходимо перевести отчетность на международные стандарты, но у Вас нет возможности взять отдельного сотрудника по GAAP или МСФО. Также можно отдать на аутсорсинг подготовку годового отчета или любую другую трудоемкую работу, если штатная бухгалтерия не справляется с наплывом работы либо просто недостаточно квалифицированна.

Сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии

Стоимость аутсорсинга бухгалтерских функций зависит от многих показателей — размера и оборота компании, сферы деятельности, объема работ. Стоимость полного аутсорсинга может колебаться от 10 тыс. руб. в месяц до 100 тыс. руб. и выше. При частичном аутсорсинге его стоимость колеблется от 2 тыс. руб. до 15 тыс. руб. в месяц и зависит от объема предоставляемых услуг.

Говорит Генеральный Директор

Валерий Гладков | Генеральный Директор компании «ИО Менеджмент», Санкт-Петербург
Будучи собственником и Генеральным Директором компании, занимающейся высокотехнологичным производством, я, как и многие, вел бухгалтерию самостоятельно, но через полгода, когда это занятие стало занимать более 10% моего времени и часть времени сотрудников, я решил, что отсутствие профессионального бухгалтера идет в ущерб развитию бизнеса. Встал вопрос, как целесообразнее поступить: взять в штат студентку (из соображений экономии) или передать бухучет на аутсорсинг. Выбрал второй, более предсказуемый (хотя и более дорогой) вариант.

Во второй раз мы передали функции бухгалтерии на аутсорсинг, когда у нас появился западный собственник. Необходимо было перевести отчетность на МСФО. К тому времени в компании работали квалифицированный главный бухгалтер и его помощница-студентка. Мы отправили главбуха на соответствующие курсы, а вопросы, связанные с трансформацией отчетности, отдали на аутсорсинг. Так работали до тех пор, пока не получили собственных квалифицированных специалистов по МСФО.

Компания «ИО Менеджмент» образована в 2000 году, занимается производством электронных компонентов, разработкой ПО и интеграцией собственных продуктов. Среди клиентов: несколько вузов (Санкт-Петербургский государственный университет аэрокосмического приборостроения, Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет, Санкт-Петербургский государственный университет), гостиницы Санкт-Петербурга. Количество сотрудников — 42 человека.

Говорит Генеральный Директор

Юрий Шойдин | Генеральный Директор компании «Бизнес Парк», Санкт-Петербург
Иногда на аутсорсинг выгодно передать какой-либо участок бухгалтерии. Так, на одном из наших предприятий мы доверили сторонней организации начисление зарплаты. Дело в том, что у нас много сотрудников, а штат бухгалтеров небольшой, и они не успевали оперативно работать. В итоге мы сократили расходы на аренду офиса, обслуживание программного обеспечения, дополнительные расходы по социальному пакету для сотрудников, которые работали в бухгалтерии.

ООО «Бизнес Парк» — корпоративный центр холдинга. Основные направления деятельности холдинга — строительство, IT-технологии, консалтинг, программно-технические внедрения, туризм (всего около 20 компаний). В задачи корпоративного центра входят оказание консалтинговых услуг, бухгалтерское и юридическое обслуживание компаний холдинга. Численность сотрудников — 25 человек (общая численность сотрудников холдинга — около 200).

Говорит Генеральный Директор

Мария Гурова | Генеральный Директор ГК «Молл. Экспертиза & консалтинг», Москва
В двух наших компаниях из-за небольшого объема операций позиции бухгалтера отсутствуют: эти функции выполняются бухгалтерской компанией дистанционно. Два других юридических лица, входящих в ГК, работают с той же бухгалтерской фирмой, но передали ей на аутсорсинг лишь функции главного бухгалтера (сотрудник постоянно находится в офисе компании). Отдавать на аутсорсинг подготовку некоторых бухгалтерских документов (счетов, актов) не стали, так как для нас очень важна оперативность решения этих вопросов. На таких участках работают штатные сотрудники. Опыт подобного взаимодействия с аутсорсинговой компанией начался после того, как после трех лет работы от нас неожиданно ушел штатный главбух.

ГК «Молл. Экспертиза & консалтинг» образована в 2005 году. Занимается консалтингом в сфере объектов торговой недвижимости. Бренд «Молл» объединяет три отраслевых проекта: «Молл. Экспертиза & консалтинг», ежегодную международную выставку «Молл» и журнал «Молл», специализирующийся на торговой недвижимости и сетевых технологиях. Среди заказчиков: компании «Вестер» (Калининград), ТД «Гостиный двор» (Уфа), Новая инвестиционная компания (Сочи), «Татнефть» (Казань). С аутсорсинговой компанией работает с начала 2006 года.

Рассказывает практик

Дмитрий Калаев | Заместитель Генерального Директора компании Naumen, Москва
Необходимость отдавать на аутсорсинг функции бухгалтерии сложилась в нашей компании в процессе ее развития: мы выросли из небольшой организации в компанию средних масштабов. Сейчас в своей работе используем смешанный вариант — простые ежедневные операции осуществляют внутренние бухгалтеры, а сложные бухгалтерские вопросы решают внешние. Так, с начислением заработной платы справляются внутренние бухгалтеры, а разработка схемы поставки продукции в другое государство внутренним бухгалтерам уже не под силу из-за ограниченности их опыта. Поэтому в этом случае мы привлекаем внешних консультантов.

Компания Naumen — российский разработчик программных решений для бизнеса и органов власти. Создана в 2001 году. Среди клиентов — операторы связи, банки, финансовые группы, металлургические предприятия, компании тяжелой промышленности, торгово-производственные холдинги, государственные предприятия. Штат — 230 человек.

Экспертное мнение

Татьяна Севастьянова | Генеральный Директор аудиторской фирмы «Аудит-Классик», Челябинск
Аутсорсинг хорош для новых предприятий, деятельность которых представляет собой набор типовых хозяйственных операций, а также для небольших действующих компаний, которые также не имеют специфичных операций. Обычно они занимаются такими видами деятельности, как оптовая торговля, сдача имущества в аренду, оказание услуг.

В то же время я бы категорически не советовала передавать на аутсорсинг бухгалтерию строительной компании, которая имеет серьезную специфику и требует очень вдумчивого подхода к подготовке первичных документов, понимания характера совершенных операций для их правильной квалификации. Здесь также требуется постоянный контроль за движением материальных ценностей. То же касается бухгалтерской службы промышленного предприятия.

Аудиторская фирма «Аудит-Классик» образована в 1996 году. Лидер Уральского региона по общему аудиту, входит в первую пятерку по налоговому консалтингу, стратегическому планированию и финансовому управлению (данные аналитического центра журнала «Эксперт-Урал»). В числе клиентов: ОАО «Комбинат «Магнезит», ОАО «Макфа», ФГУП «Усть-Катавский вагоностроительный завод», ОАО «Челябинский трубопрокатный завод». Численность сотрудников — около 80 человек. Выручка от реализации услуг за 2006 год составила 45 млн руб. В настоящее время аутсорсингом бухгалтерии АФ «Аудит-Классик» не занимается, но проводит аудит у клиентов, передавших ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг.

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

Плюсы. Во-первых, экономия денег. Так, благодаря аутсорсингу наша компания экономит около 50% затрат, связанных с содержанием штатной бухгалтерии: ведь у нас нет необходимости оплачивать бухгалтерам отпуска и больничные, повышать квалификацию специалистов. Уменьшение расходов также идет за счет снижения административной нагрузки (организации рабочего места и административных расходов). Во-вторых, экономия времени. Ни мне, ни моим заместителям не надо постоянно следить за изменениями в законодательстве: аутсорсинговая компания сообщает мне о наиболее значимых изменениях.

Экспертное мнение

Владислав Миргазизов | Генеральный Директор ООО «ВВ-Аудит», Москва

При аутсорсинге нет необходимости оборудовать рабочие места для бухгалтеров, платить им зарплату, приобретать специальное программное обеспечение и литературу. Затраты при передаче бухгалтерского учета специализированной компании (если брать средние по Москве цены) составляют около одной тысячи долларов США в месяц. Небольшая организация или индивидуальный предприниматель могут вообще передать свою бухгалтерию фирме-аутсорсеру за 300-500 долл. США в месяц, в зависимости от объемов обрабатываемой документации. Естественно, это приблизительные цены, которые корректируются в каждом конкретном случае.

ООО «ВВ-Аудит» создано в 2007 году, занимается бухгалтерским аутсорсингом. Клиенты компании работают в таких отраслях, как оптовая торговля, автозаправочный бизнес, различного вида услуги, в том числе услуги связи. Штат — пять человек.

Рассказывает практик

Дмитрий Калаев | Заместитель Генерального Директора компании Naumen, Москва
Основной выигрыш, который мы получили, передав некоторые функции бухгалтерии на аутсорсинг, состоит в том, что теперь нам доступны специалисты высокого класса в нужный момент. Высококлассный специалист не станет заниматься рутинной работой (так он теряет квалификацию), и удержать его в штате довольно тяжело. Говорить о снижении затрат на бухгалтерию нельзя, наверное, затраты остались на том же уровне, что и при использовании штатных бухгалтеров.

Почему Генеральный Директор отвечает за бухгалтерский учет

Ответственность за достоверность бухгалтерского учета, своевременную сдачу отчетности и уплату налогов лежит на Вас и Вашем главном бухгалтере.

Административная ответственность грозит Генеральному Директору (главному бухгалтеру) за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления отчетности (ст. 15.11 КоАП). В частности, грубым нарушением считается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%. В этом случае предусмотрен штраф — от 2000 до 3000 рублей.

Уголовная ответственность наступит, если Ваша компания не представит налоговую декларацию либо включит в нее заведомо ложные сведения (ст. 199 УК РФ). Минимальное наказание за это преступление — штраф от 100 000 до 300 000 рублей, максимальное — лишение свободы на срок до двух лет.

По материалам автора статьи

Минусы. Прежде всего, появляется риск утечки информации. Кроме того, до сих пор нет законодательных норм, которые бы позволяли привлекать консультантов к ответственности за допущенные ошибки. За неверные действия компании-аутсорсера, скорее всего, придется отвечать Вам или Вашему главбуху.

Другой существенный недостаток — в том, что аутсорсинговая компания по действующему законодательству не сможет быть Вашим законным представителем в решении налоговых и других споров, если только этот пункт не прописан в договоре. Но, к сожалению, далеко не каждый аутсорсер соглашается принять на себя ответственность регулирования налоговых споров.

Экспертное мнение

Татьяна Севастьянова | Генеральный Директор аудиторской фирмы «Аудит-Классик», Челябинск
Один из наших клиентов, занимающийся дилерской и брокерской деятельностью (выручка за год — 70 млн. руб.), передал ведение бухучета на аутсорсинг в полном объеме. В результате предприятие столкнулось со следующими проблемами: отношение к оформлению первичных документов оказалось формальным, активы компании учитывались на балансе не полностью, доходы и расходы были классифицированы неверно, налоговые регистры не велись, инвентаризация активов и обязательств не проводилась. После проведения аудита предприятие отказалось от аутсорсинга, создав собственную бухгалтерскую службу.

Рассказывает практик

Любовь Шерышева | Финансовый директор ЗАО «Аплана Софтвер», Москва
Основные недостатки передачи бухгалтерии на аутсорсинг — следующие:

• Аутсорсинговая компания и Ваше предприятие изначально имеют разные цели. Вам нужны полная и достоверная бухгалтерская и налоговая отчетность и сокращение расходов на содержание бухгалтерии, тогда как им необходимо оптимизировать расходы (что может серьезно сказаться на качестве оказываемых услуг) и минимизировать риски ответственности.
• Риск, связанный с передачей всей информации о финансово-хозяйственной деятельности другому юридическому лицу.
• Зависимость от аутсорсинговой компании в вопросах оперативности получения информации для управленческого учета и учета по МСФО.

ЗАО «Аплана Софтвер» образовано в 1999 году, специализируется на разработке и интеграции программных систем по индивидуальным требованиям заказчика. Среди клиентов: Росатом, МТС, «ТНК-ВР Менеджмент», GRT Сorp. (USA), Hewlett-Packard, Raiffeisen Bank Austria. Количество сотрудников — более 200 человек. Компания передала на аутсорсинг функцию расчета заработной платы.

Рассказывает практик

Дмитрий Калаев | Заместитель Генерального Директора компании Naumen, Москва
Иногда доказать вину аутсорсинговой компании сложно. Например, Ваш штатный бухгалтер задал аутсорсеру вопрос по налогообложению. Сотрудник аутсорсинговой компании ответил на него и передал ответ по электронной почте. Бухгалтер исполнил рекомендации, которые впоследствии привели к штрафам. Будет ли электронное письмо являться доказательством вины аутсорсера в суде? Скорее всего, нет. То есть Вам надо четко зафиксировать в договоре процедуру взаимодействия с компанией-аутсорсером, чтобы при необходимости можно было доказать, что именно делал внешний консультант, а что — Ваши сотрудники.

Экспертное мнение

Татьяна Севастьянова | Генеральный Директор аудиторской фирмы «Аудит-Классик», Челябинск
Не стоит слишком полагаться на пункт договора об ответственности аутсорсинговой компании. Прежде чем вообще заключать договор, я бы настоятельно рекомендовала Вашему юристу ознакомиться с бухгалтерской отчетностью фирмы, которую Вы берете на аутсорсинг. Дело в том, что ответственность, закрепленная в договоре, очень часто не подкрепляется наличием у компании активов. И ответственность аутсорсера становится очередным мифом, а руководитель оказывается не защищенным от штрафов и другой ответственности (в том числе и от уголовной) за ошибки в бухгалтерском учете.

Говорит Генеральный Директор

Наталия Скуратовская | Генеральный Директор компании «Viv Актив», Москва
Проследите, чтобы договор содержал пункт об ответственности внешней бухгалтерии за следующие действия:

• ошибки непосредственно в учете (Генеральный Директор нередко видит только баланс и налоговые декларации);
• своевременность сдачи отчетности.

Например, у нас в договоре записано, что аутсорсинговая компания полностью компенсирует штрафы за несвоевременную сдачу отчетности и ошибки в учете.

Однако за содержание и легальность операций отвечает все-таки руководитель предприятия, так как окончательное решение принимает именно он. Задача бухгалтера — пояснить спорные моменты, предупредить о возможных рисках.

Компания «Viv Актив» создана в 2005 году, занимается кадровым и управленческим консультированием, разработкой и проведением тренингов. С самого начала своего существования компания отдала бухгалтерию на аутсорсинг по причине сравнительно небольшого объема бухгалтерских операций и наличия вместе с темсложных и неоднозначных с точки зрения бух-учета контрактов, связанных, например, с расчетами с иностранными партнерами и клиентами, возвратом НДС и т. д. Для корректного проведения такого рода дел присутствие высококвалифицированного бухгалтера необходимо.

Экспертное мнение

Юрий Наймушин | Руководитель отдела аудита и сопутствующих услуг аудиторской компании «Знать», Санкт-Петербург
В договоре можно закрепить ответственность аутсорсера за штрафы, которые будут наложены на Вашу компанию из-за его неверных действий. Однако имейте в виду, что исполнитель не несет ответственности в следующих случаях:

• первичные документы, переданные Вашими сотрудниками, содержали недостоверную информацию;
• первичные документы были представлены несвоевременно;
• все расчеты компанией-аутсорсером были представлены вовремя, но Ваши подчиненные перечислили налоги в бюджет с опозданием;
• должностные лица Вашей компании, совершая операции, нарушили законодательство (например, превысили лимит расчетов наличными, нарушили порядок ведения кассовых операций).

Аудиторская компания «Знать» образована в 2005 году, занимается организацией бухгалтерского учета, аудитом бухгалтерской отчетности, консалтингом в области методологии бухгалтерского учета, права, налогового законодательства. Среди клиентов: ООО «Рентал-Тех», ООО «Теле-кино Проект». Штат отдела бухгалтерского обслуживания — пять человек.

На что обратить внимание при выборе аутсорсинговой компании

Выбор аутсорсинговой компании Вы можете поручить финансовому директору или юристу. Но имейте в виду, что с Вашей стороны обязательно должен быть контроль, причем на первых порах достаточно тщательный. В дальнейшем, когда работа будет налажена, Вы можете контролировать только ключевые моменты, оставив текущий оперативный контроль своему заму или назначив ответственного.

Обязательно обращайте внимание на то, есть ли у аутсорсинговой компании страховка профессиональной ответственности. Важно изучить страховые обязательства — серьезный ли партнер-страховщик у компании и достаточна ли страховая сумма. Некоторые фирмы могут сотрудничать только с мелкими или, наоборот, крупными организациями, что предполагает разные технологии работы.

Также следует помнить:

• аутсорсинге бухгалтерии важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. Потому немаловажными показателями являются возраст и репутация компании.
• Представители серьезной аутсорсинговой фирмы не возьмутся рассчитывать предварительную стоимость услуг по телефону, а будут настаивать на личной встрече с руководством: слишком много факторов влияют на цену заказа.
• При выборе аутсорсинговой компании Вам предложат прайс-лист с перечнем услуг, оказываемых бухгалтерией. В этот прайс-лист могут включаться и те услуги, за которые аутсорсинговая компания несет ответственность (финансовую). Чем выше ответственность, тем выше цена.

Обратная сторона аутсорсинга

• Формальное исполнение обязанностей. Отчетность, подготовленная аутсорсером, — лишь формальное исполнение обязательств перед налоговой инспекцией, в то время как изначально перед бухгалтерским учетом ставятся другие задачи. Так, в текущем режиме бухгалтер должен проверять законность хозяйственных операций, осуществлять контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Аутсорсинговые компании не всегда это делают. Кроме того, неглубокое погружение в специфику деятельности предприятия, тонкости той или иной хозяйственной операции приводит к неверной классификации доходов и расходов, что отражается на достоверности отчета о прибылях и убытках.
• Низкое качество подготовки первичных документов. Здесь опять-таки необходима высокая степень понимания совершаемых предприятием хозяйственных операций: один и тот же документ можно по-разному квалифицировать и отразить в бухгалтерском учете.
• Отсутствие оперативной управленческой информации. Как правило, в ситуации передачи бухгалтерских функций сторонней компании ее сотрудники готовят лишь стандартную бухгалтерскую отчетность с периодичностью в лучшем случае раз в месяц. Но определенная оперативная информация нужна руководителю каждый день.

По материалам Татьяны Севастьяновой

Говорит Генеральный Директор

Мария Гурова | Генеральный Директор ГК «Молл. Экспертиза & консалтинг», Москва
Отбором аутсорсинговой компании занималась лично я. Мне было важно еще на самом начальном этапе лично пообщаться с руководителем, понять, как аутсорсер видит общий процесс работы, познакомить внешних специалистов со спецификой нашей компании. Однако эту задачу можно поставить и перед финансовым директором или, если такового еще нет, — юридическим отделом. Аудит работы аутсорсинговой компании я рекомендую проводить два раза в год (по итогам полугодия и перед сдачей годового баланса). Наиболее важные участки, требующие контроля, — правильность начисления и сроки уплаты налогов. Эти вопросы, безусловно, должны находиться под личным контролем Генерального Директора.

Рассказывает практик

Алевтина Будник | Заместитель Генерального Директора по экономике и финансам компании «Центурион Групп», Москва
Мы выбирали аутсорсинговую компанию, используя разработанную нами методику оценки поставщика. Она включает следующие основные характеристики:

• стоимость услуг;
• сроки исполнения заказа;
• сроки корректировки ошибок;
• отраслевой рейтинг;
• объем предоставляемых основных и дополнительных услуг;
• способы общения и обмена информацией;
• количество нареканий (позитивных отзывов) со стороны обслуживаемых организаций;
• качество предоставленных пробных услуг;
• способы страхования рисков, возникающих при некачественном оказании услуг;
• наличие (отсутствие) судебных исков.

«Центурион Групп» образована в 2000 году, занимается строительством и эксплуатацией торговых комплексов и офисных зданий. В группу входят несколько девелоперских компаний. Количество сотрудников — 88 человек. Среди клиентов: Сбербанк РФ, компании «Арбат Престиж», «Ашан», «Л'Этуаль», «Спортмастер», Zara. Компания частично отдала на аутсорсинг ведение бухгалтерского учета в силу его сложности, а также из-за неудобства содержания достаточно большого штата бухгалтеров внутри компании.

Экспертное мнение

Юрий Наймушин | Руководитель отдела аудита и сопутствующих услуг аудиторской компании «Знать», Санкт-Петербург
При выборе аутсорсинговой компании Вы можете учитывать следующие факторы:

• есть ли в компании необходимый штат профессиональных бухгалтеров;
• какова загрузка сотрудника аутсорсинговой компании, отвечающего за Ваш бухучет (если в портфеле специалиста Ваша компания будет пятой, шестой, седьмой, это обязательно скажется на качестве услуг);
• посещают ли бухгалтеры семинары, посвященные изменениям в законодательстве о бухгалтерском учете и налогообложении;
• насколько быстро специалист, ответственный за Ваш бухучет, сможет среагировать на изменения условий хозяйствования (какими средствами коммуникации он располагает, полный ли день работает);
• предусмотрены ли регулярные сверки по налогам и взносам;
• соответствует ли уровень ответственности аутсорсинговой фирмы стоимости договора на бухгалтерское обслуживание.