Порядок оформления и регистрации счетов-фактур поновому

В текущем году вступили в силу новые правила оформления и регистрации счетов-фактур. Теперь эти документы нужно заполнять иначе. Ошибки в заполнении могут послужить основанием для отказа в вычете по НДС.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяе­мых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее - Постановле­ние), с конца января 2012 года устанавливаются:

• новые формы счетов‑фактур и порядок их заполнения;
• порядок ведения и формы журнала полученных и выставленных сче‑ тов‑фактур;
• новые формы книг покупок и книг продаж.

Следует отдельно отметить, что все документы, предусмотренные Поста­новлением, могут составляться как в бумажном, так и в электронном виде. При этом новыми правилами предусматриваются отдельные особенности приме­нения электронных форм соответствующих документов.

Данное Постановление вступило в силу 24.01.2012 г. Принимая во внимание п. 1 ст. 5 НК РФ, новые формы счетов‑фактур, как и новые правила их оформ­ления, должны применяться не раньше начала нового налогового периода, а именно: с 01.04.2012 г. (на что также указал Минфин в письме от 31.01.12 г. № 03-07-15/11). Одновременно утрачивают актуальность разъяснения ФНС России относительно применения и формы корректировочного счета‑факту­ры, данные в Письме от 28 сентября 2011 г. № ЕД‑4–3/15927@. Остановимся на отдельных изменениях.

Новые строки

Постановлением введен новый механизм исправления допущенных ошибок (неточностей), принципиально отличный от прежнего, установленного Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. При составлении первоначального и корректировочного счета‑фактуры в этой графе ставится прочерк.

Ранее ФНС России в Письме от 06.05.2008 № 03–1‑ 03/1924 рекомендовала зачеркивать неверные показатели в графах или строках такого счета‑фактуры, а в свобод‑ ном поле счета‑фактуры указывать «Исправлено» со ссыл‑ кой на конкретную строку или графу. Кроме того, требо‑ валось пояснять, что и на что исправлено.

В соответствии с новыми правилами Продавец должен выставить новый счет‑фактуру с тем же номером и датой, что и первоначальный.

В специальной строке 1 а необходимо указать порядко‑ вый номер и дату исправления.

7 «Валюта, наименование, код»

Согласно Постановлению, при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав по договорам, обяза‑ тельство об оплате которых предусмотрено в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных едини‑ цах, указываются наименование и код валюты РФ.

Данная строка создана для указания наименования и кода валюты, и заполнять ее нужно даже в случае без‑ денежных расчетов.

Данные в этой строке должны соответствовать Обще‑ российскому классификатору валют ОК (МК (ИСО 4217) 003–97) 014–2000, утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405‑ст.

Если в счете‑фактуре в данной строке будет допущена ошибка, это может послужить основанием для отказа в вычете по НДС, поскольку неверный код валюты или отсутствие названия могут препятствовать идентифика‑ ции стоимости товаров и суммы налога на добавленную стоимость.

Чтобы избежать отказа, необходимо выставить еще один счет‑фактуру с правильными данными, отразив в строке 1 а (порядковый номер внесенного в счет‑факту‑ ру исправления и дата внесения этого исправления).

Некоторые графы

Графа 2 «Единица измерения», которая присутствовала и в прежней форме счета‑фактуры, разделена на две колонки:

• 2 «Код единицы измерения»;
• 2 а «Условное обозначение единицы измерения».

Оба этих показателя должны соответствовать данным из разделов 1 и 2 Общероссийского классификатора еди­ниц измерения ОК 015-94 (МК 002-97), утв. Постановле­нием Госстандарта России от 26.12.1994 № 366. Если еди­ницу измерения установить невозможно, то в колонках 2 и 2 а ставится прочерк.

Графа 10 «Страна происхождения» теперь также состо­ит из двух колонок:

• 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
• 10 а «Краткое наименование страны происхождения товара».

Данные указываются в соответствии с Общероссий­ским классификатором стран мира. Необходимо учиты­вать, что графы 10 и 10 а заполняются в отношении това­ров, страной происхождения которых не является Россия.

Аналогичный порядок применяется и в отношении заполнения графы 11, предназначенной для указания номера таможенной декларации.

Форма корректировочного счета-фактуры

В основном форма корректировочного счета‑фактуры, утвержденная Постановлением, соответствует рекомен­дованной форме корректировочного счета‑фактуры, приведенной в Письме ФНС от 28.09.2011 № ЕД‑4-3/15927@.

Теперь помимо номера и даты корректировочного сче­та‑фактуры (строка 1) нужно указать порядковый номер и дату внесения в него исправления (строка 1 а), если таковое имело место.

По сравнению с рекомендованной ранее формой кор­ректировочного счета‑фактуры, показатели в связи с изменением стоимости отгруженных товаров (выпол­ненных работ, оказанных услуг), переданных имущест­венных прав в настоящее время выведены в отдельную графу 1 а и отражаются по строкам: «А (до изменения)»;

• «Б (после изменения)»;
• «В (увеличение)»;
• «Г (уменьшение)».

Заполнение корректировочного счета‑фактуры за­вершается подведением итогов по следующим показа­телям:

• стоимости без НДС (графа 5);
• сумме НДС (графа 8);
• стоимости с НДС (графа 9).

Порядок нумерации

Исходя из смысла п. 1 Приложения № 1 к Постановлению, теперь порядковый номер счета‑фактуры, применяемого при расчетах по НДС, через разделительную черту допол­няется цифровым индексом обособленного подразделе­ния. Такой порядок разрешен только при формировании первичных документов от:

• обособленного подразделения;
• участника товарищества;
• доверительного управляющего.

В иных ситуациях такой счет‑фактура имеет риск не соответствовать пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ, а также не являться основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных покупателю.

Таким образом, налогоплательщики не должны исполь­зовать разделительную черту при нумерации счетов‑фак­тур, т. к. законодатель придал конкретное смысловое зна­чение именно этому знаку. Здесь, вероятно, следует ввести иной знак, например, дефис, который не имеет опреде­ленного значения по смыслу п. 1 Приложения № 1 ука­занного Постановления.

Нумерация авансовых счетов-фактур

Состав показателей счета‑фактуры, выставляемого при получении предварительной оплаты (частичной оплаты), предусмотрен п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

При составлении счета‑фактуры на авансовый платеж заполняется строка 5 формы счета‑фактуры «к платежно‑ расчетному документу № __ от_____». Кроме того, в Постановлении разъясняется, в каких графах необходи­мо проставить прочерки при заполнении счета‑фактуры на авансовую оплату.

В п. 1 Приложения № 1 отмечено, что в строке 1 счета‑ фактуры указывается, в частности, порядковый номер. Отсюда можно сделать вывод, что нумерация сче­тов‑фактур производится в порядке возрастания номе­ров в целом по организации, а не отдельно по отгрузке и предоплате.

Поскольку в вышеуказанном Приложении № 1 никаких иных требований к номеру счета‑фактуры не предъявлено, следовательно, порядковый номер счета‑фактуры может быть как простым, состоящим только из цифр, так и состав­ным, содержащим, например, буквенные индексы.

Таким образом, полагаем допустимым присваивать счетам‑фактурам по предварительной/частичной оплате составные номера с индексом - такой способ не противо­речит положениям НК РФ. Данное положение необходи­мо закрепить в приказе об учетной политике органи­зации.

Оформление операций

В п. 5 ст. 168 НК РФ регламентируется порядок оформле­ния счетов‑фактур, расчетных документов, первичных учетных документов при реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), а также при освобождении налогоплательщика в соответ­ствии со ст. 145 НК РФ от исполнения обязанностей по уплате НДС в бюджет.

По указанным операциям в графе 7 «Налоговая ставка» и в графе 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю» новыми правилами предусмотрено не проставление про­черка, а внесение записи «Без НДС». Аналогичным образом теперь заполняется и графа 6 «В том числе сумма акциза» -при отсутствии показателя вносится запись «Без акциза».

Оформление посредником

Комитент или принципал может принять к вычету НДС по приобретенным посредником товарам, работам, услугам на основании счета‑фактуры, выставленного посредником с указанием сведений из счета‑фактуры продавца.

П. 1 Приложения № 1 предусмотрено, что при составле­нии счетов‑фактур комиссионером, приобретающим в том числе работы, услуги от своего имени, в строках 2 «Прода­вец», 2 а «Адрес» и 2 б «ИНН/КПП продавца» указываются полное или сокращенное наименование продавца, а также его идентификационный номер и код причины постанов­ки на учет налогоплательщика‑продавца. При этом указан­ные счета‑фактуры подписываются комиссионером.

Минфин России в Письме от 2 марта 2012 г. № 03-07-09/16 также поясняет, что при оформлении счетов‑фак­тур комиссионером, приобретающим товары от своего имени, но за счет комитента, комиссионер может отра­зить свои наименование, адрес и ИНН/КПП. Это обуслов­лено тем, что отражение в счетах‑фактурах дополнитель­ной информации не запрещено.

Регистрация счетов-фактур

Постановлением введена форма журнала полученных и выставленных счетов‑фактур, применяемых при расче­тах по налогу на добавленную стоимость. Отметим, что ранее данный документ налогоплательщики вели в про­извольной форме.

В настоящее время необходимо применять утвержден­ную Постановлением новую форму журнала, которая состоит из двух частей:

• «выставленные счета‑фактуры»;
• «полученные счета‑фактуры».

Журнал ведется налогоплательщиками НДС, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период. Журнал учета, составлен­ный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет со дня последней записи.

Новыми правилами четко определено, какие именно счета‑фактуры подлежат регистрации в журнале (п. 7 и 11 раздела II Правил).

Счета‑фактуры регистрируются в первой части жур­нала в хронологическом порядке по дате их выставле­ния, а также составления (исправления) в случаях, когда счета‑фактуры не передаются, а во второй части журна­ла - в хронологическом порядке по дате их получения.

Если в налоговом периоде не было составлено, выстав­лено или получено ни одного счета‑фактуры, то в форме журнала заполняются только сведения о самом налого­плательщике (наименование, ИНН, КПП), а также о нало­говом периоде, за который ведется журнал.

Книги покупок и книги продаж

Формы книги покупок и книги продаж изменились незначительно. Добавлены следующие графы:

• 2 а «Номер и дата исправления счета‑фактуры продав­ца»;
• 2 б «Номер и дата корректировочного счета‑фактуры продавца»;
• 3 в «Номер и дата исправления корректировочного счета‑фактуры продавца».

В книге продаж регистрируются счета‑фактуры неза­висимо от даты их выставления покупателям и от даты их получения покупателями. Книга покупок (книга продаж) и дополнительные листы к ней, составленные на бумаж­ном носителе или в электронном виде, хранятся не менее чем в течение полных четырех лет с даты последней записи.

Не подлежат регистрации в книге покупок счета‑фак­туры (в том числе корректировочные), не соответствую­щие требованиям, установленным ст. 169 НК РФ и Прило­жениями № 1 и № 2 к Постановлению.