Предупредить контрагента

О чем надо предупредить своего контрагента? Нужно попросить его быть готовым к тому, что понадобятся копии некоторых документов. Например, могут запросить сведения о фактически осуществляемом виде деятельности. При поставках со складов необходимо предоставить бумаги, подтверждающие адреса складских помещений. Партнеру нужно подготовить копии налоговых деклараций, а также создать документ, где будет указан уровень заработной платы по компании. Предположим, что контрагент является посредником, т.е. перепродавцом, тогда его нужно попросить дать сведения о компании, выпускающей продукцию.

Хорошо, если поставщик сам является производителем товара, который закупает ваша компания. Но если проверяющие посчитают, что у партнера нет ресурсов для крупных поставок, ему необходимо будет подтвердить наличие мощностей и персонала.

Если деятельность контрагента является лицензируемой, тогда нужно попросить партнера приготовить заверенную копию разрешающего документа со всеми приложениями. Отсутствие лицензии может привести к тому, что договор будет признан недействительным, а деятельность контрагента – незаконной. Проверить актуальность бумаги можно через электронные базы государственных органов, которые выдают данный документ.

Как показывает практика, некоторые поставщики после совершения крупных сделок прекращают деятельность, перестают сдавать отчетность, платить налоги. В таком случае проверяющие не примут расходы по налогу на прибыль, откажут в вычетах НДС, и, скорее всего, доначислят налоги, пени по предыдущим сделкам. В этой ситуации было бы неплохо поинтересоваться у партнера о судьбе отчетности по совершенной сделке, несмотря на то, что нарушение им своих налоговых обязанностей не является доказательством получения проверяемой компанией налоговой выгоды. Не факт, конечно, что контрагент будет откровенным, но все-таки...

Особое внимание надо обратить на первичные документы и счета-фактуры, в частности, на реквизиты и подписи. Если бумаги подписаны не руководителем, а иными лицами, то у сотрудников, поставивших свои автографы на документах, должны быть доверенности. Второй вариант, это приказ по компании на право подписи определенными лицами счетов-фактур. Не забудьте поинтересоваться, тот ли руководитель у контрагента, который расписывается на документах в момент заключения сделки. Если нет, нужны подтверждающие бумаги на нового директора.

При возможности нужно проверить все общие документы, в них должны совпадать даты, нумерация, подписи и печати. Важно соблюсти порядок приема товара и проверить соответствующий акт.

Кроме того, стоит обратить внимание на сроки оформления требований и на подписи должностных лиц налоговой инспекции. Нужно тщательно проверять положения и приказы, на которые ссылаются ревизоры.

И последнее: те бумаги, которые поставщик уже представлял в ИФНС, в ходе проверок или вместе с отчетностью повторно не запрашиваются. Часто ревизорам требуется информация, абсолютно не относящаяся к предмету проверки, контрагент не обязан ее представлять ревизорам. Конечно, уберечься от всех неприятностей невозможно, но быть бдительным и подстраховать себя, чтобы минимизировать риски, необходимо.

Но бывает и обратная ситуация. Ваш партнер сознательно или по ряду причин отказывается или не может предоставить проверяющим запрашиваемые ими документы. Такими фирмами могут оказаться разовые поставщики. К примеру, компании потребовалось приобретение компьютеров. Постоянного поставщика этого вида товаров в организации нет, проведя тендер, вы нашли подходящего партнера, заключили с ним договор, все прошло благополучно, товар и деньги обеими сторонами получены. Больше с этой фирмой в ближайшее время отношений не планируется. И вот через какое-то время приходит налоговая проверка. Чиновники обращаются к контрагенту, например, за какими-нибудь документами. А бывший партнер отказывается от финансово-хозяйственных взаимоотношений. Что делать? Надо получить выписки с банковских счетов за конкретный период, а также сделать выдержки из регистров бухгалтерского учета. Все это – предоставить инспекторам.

Бывает, что партнер не может дать документы по уважительной причине: бумаги уничтожены при пожаре, украдены, изъяты правоохранительными органами и т.д. Тогда нужны копии из компетентных органов, подтверждающих причины отсутствия «первички».

Представим другой вариант: недочеты в бумагах бухгалтер заметил во время налоговой проверки, когда инспектор их запросил. Как правило, ревизор не требует предоставить ему документы сию минуту, поэтому надо попытаться исправить ошибки, попросить у партнера недостающие бумаги.

Возможен и такой случай: партнер перед подписанием контракта прошел проверку на предмет добросовестности, сделка завершилась успешно, но спустя некоторое время фирма партнера ликвидируется, продается или реорганизуется, что в последнее время бывает сплошь и рядом. А при ревизии нужны документы. Обычно собирающиеся закрываться компании предупреждают всех своих клиентов и поставщиков о готовящихся мероприятиях. При получении такой информации не будет лишним проверить расчеты и наличие бумаг с организацией, которая планирует «исчезнуть». Ну а когда такой возможности нет, то лучше подготовиться к спорам с налоговиками.

И последний вариант: контрагент закрылся по неизвестным причинам, при этом фирма не сдавала отчетность вообще или представляла нулевую. Вероятнее всего, проверяющие признают такую фирму недобросовестной, а значит покупатель лишается права на налоговые вычеты по НДС или возможности отнести сумму соответствующих расходов на затраты по налогу на прибыль. В этой ситуации придется идти в суд.

Давайте попробуем разобраться, что хуже: не подтвердить вычеты по НДС и расходы по налогу на прибыль или не отразить доходы? Причем здесь контрагент, спросите вы. А вот причем. Например, поставщик оказался «ненадежным», и проверяющие не подтвердили вычеты и расходы. Остается собирать документы и идти в суд. Во втором случае – клиент товар получил, а потом выяснилось, что бухгалтер забыл отразить доходы. Последствия будут зависеть от того, в какой момент обнаружится ошибка. Если до всех возможных проверок, то ничего страшного, нужно написать заявление в инспекцию, сдать декларацию, доплатить налог и уплатить пени. Если ошибка обнаружится во время ревизии у партнера, то контролеры проведут встречную проверку, по результатам которой организация заплатит штраф и пени, сумма которых будет зависеть от неуплаченной суммы.

Не стоит говорить контрагенту, чтобы он не предоставлял проверяющим документы, если в них есть ошибки или что-то не отражено. Бумаги должны быть одинаковыми у обоих партнеров, поэтому подскажите ему, как и что можно исправить, а в случае отсутствия ресурсов у партнера предложите свою помощь. Это в общих интересах.