Проблемы связанные с использованием корпоративных пластиковых карт

Получение любой пластиковой карты производится на основании Положения № 266-П от 24 декабря 2004 г. об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (далее по тексту – Положение № 266-П). На карте практически всегда указываются имя и фамилия ее держателя; даже на корпоративной карте все равно будет выбито либо имя ответственного лица, либо номер, но никак не наименование организации. При этом к одному специальному банковскому счету может быть открыто несколько карточек, оформленных на разных лиц, работающих при этом в одной организации. Также можно каждую карту привязывать к отдельному счету, дабы в аналитическом учете отслеживать расходы в разрезе по каждому из держателей карт.

При этом часто возникает необходимость проинформировать налоговую инспекцию об открытии новых счетов организацией. Если корпоративная карта выдается в привязке к новому банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом инспекторам в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ. Если же корпоративная карта выдается в дополнение к уже имеющемуся счету и никаких новых счетов в банке открывать не пришлось, то информировать об этом налоговый орган не надо. В подтверждение этого выступает и судебная практика: постановлением ФАС Уральского округа № Ф09-4730/10-С3 от 26 июля 2010 г. по делу № А60-7128/2010-С6 решение налогового органа о привлечении к ответственности за несообщение об открытии счета было отменено. Суд решил, что бизнес-счет не является счетом в том значении, которое придает ему налоговое законодательство, так как он открыт в целях обслуживания корпоративных банковских карт и при его открытии не заключается договор банковского счета, денежные средства третьих лиц на него не зачисляются, и стало быть, обязанность сообщать об открытии данного счета отсутствует.

Согласно пункту 2.8 Положения № 266-П банк может включать в условия договора дополнительные услуги в виде совершения операций даже тогда, когда их сумма превышает остаток денежных средств на банковском счете или больше установленного лимита по овердрафту или кредиту. Если же таких условий в договоре по корпоративной карте не оказывается, то банкиры вправе отказать в проведении подобных операций либо же провести ее и в дальнейшем требовать возмещения по общим условиям исполнения требования на основании статьи 314 Гражданского кодекса РФ.

Специфика договора с банком на выдачу и обслуживание корпоративных карт влияет на аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет в банке» счета 55 «Специальные счета в банках». Нередко договором устанавливается обязательное условие о наличии на счете организации к дебетовой карте неснижаемого остатка, то есть минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. К этому субсчету бывает целесообразно открыть субсчет второго порядка. Также отдельные субсчета второго порядка необходимы, когда к единому корпоративному счету открыто несколько банковских карт. При перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент аналогично перечислению зарплаты на корпоративные карты передает в кредитную организацию ведомость с данными держателей, номерами карт и суммами на зачисление по каждой карте.

После получения от держателей банковских карт первичных документов, подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт, записи по счетам учета затрат корреспондируют со счетом 57 «Переводы в пути». Это необходимо из-за того, что выписка из банка по специальному карточному счету, подтверждающая фактическое списание денежных средств со счета организации, поступает обычно с небольшой задержкой. После получения банковской выписки суммы оплаты списываются на счет 55, субсчет «Специальный карточный счет».

Расходы на оплату комиссий банка за открытие и ведение карточных счетов отражаются в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

По условиям договора может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы таковых отражаются в составе прочих доходов по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Если в банковской выписке по итогам месяца отражено списание денежных средств, не подтвержденных документально подотчетным лицом, тогда эти суммы до представления оправдательных документов должны отражаться по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Корпоративные карты очень удобны для расчетов с подотчетными лицами, особенно в командировках, так как всегда можно пополнить или заблокировать «пластик» при необходимости. Однако здесь нередко возникают сложности с признанием оплаченных такой картой расходов. Подотчетное лицо – это всегда один конкретный человек, а почти все документы по оформлению расходов в командировке персонифицированы. И если в рабочей поездке была группа сотрудников, а все расходы нес лишь один из них, то признать расходами подотчетного лица оплату билетов или счетов на проживание, а также суточных для других сотрудников будет затруднительно: передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22 сентября 1993 г.

Получается, что наиболее разумный выход для бухгалтера – либо открыть каждому командированному отдельную корпоративную карту, либо по старинке выдать наличными денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Во всех иных случаях высока вероятность возникновения спора с налоговыми инспекторами. Тем же, кто готов постоять за свои права в суде, наверняка пригодится постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-12853/2007-АК от 8 октября 2007 г., признавшего допустимым приложение к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, но лишь при условии, что денежные средства фактически были использованы на нужды работодателя. Кроме того, в этом судебном решении сделан важный вывод о том, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не может быть признано основанием для признания доходом работника и основанием для с сумм, полученных под отчет.

Следующая острая проблема заключается в ограничениях, установленных для держателей корпоративных карт. В письме ЦБ РФ № 14-27/513 от 24 декабря 2008 г. предусматривается, что перечисление денежных средств на командировочные расходы подотчетному лицу на его банковскую карту допустимо, но только тогда, когда в коллективном договоре (или в локальном нормативном акте – приказе, Положении о командировках и т. п.) прямо предусмотрена такая возможность. Во всех остальных случаях, в том числе и для выдачи сумм под отчет на хозяйственные или представительские расходы, этим письмом такая возможность не предусмотрена.

Против этого порядка выступает судебная практика (см. постановление ФАС Северо-Западного округа № А52-174/2007 от 11 февраля 2008 г., где признана законной выдача средств на административно-хозяйственные расходы сотрудникам организации с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица). Несмотря на запрет таких операций со стороны ЦБ РФ, штрафы за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрены. А чтобы исключить любые претензии со стороны налоговых органов, следует строго соблюдать требования по оформлению такой операции в бухгалтерском учете и во всех необходимых документах.