Скопировать ссылку
Что происходит с офисами в пандемию
Весной 2020 года офисные сотрудники по всему миру массово оказались на удаленке, с тех пор в разных странах локдауны повторялись. Хотя в России жесткий локдаун был лишь однажды, но разные формы ограничений вводились неоднократно. Например, было требование перевести как минимум 30% офисных сотрудников на дистанционный режим в Москве (его уже сняли).
Все это повлияло на спрос на коммерческую недвижимость, хотя и не так сильно, как казалось сначала. Так, по данным компании Colliers, в первом полугодии вакантность офисных площадей в Москве составляла 8,1%, что лишь немногим выше уровня того же периода 2019 года (7%). В странах с более жесткими ограничительными мерами больше офисов стоят пустыми: по данным на июль, в США вакантными оставались около 15,5% офисов.
Даже американский показатель не слишком высок для ситуации, в которой многие компании все эти полтора года сохраняют дистанционный режим работы. Так что реальную пустоту офисов отражают скорее данные компании Kastle Systems: на конец августа в десяти крупнейших американских городах офисы фактически заполнены лишь на треть (33,1%), а, например, в Нью-Йорке этот уровень еще ниже — 22,3%.
Точной информации о том, сколько работников все еще на удаленке в России, нет. Но немного ситуацию отражает опрос «Работа.ру», проведенный среди московских компаний в августе, после отмены требования о переводе 30% сотрудников на удаленку. 38% работодателей заявили, что у них есть сотрудники, работающие дистанционно, причем 37% компаний, которые переводили сотрудников на дистанционный режим, ответили, что собираются сохранять его. Еще 28% рассказали о гибридном режиме.
Запрос на оптимизацию
Многие офисы стоят полупустыми, тем не менее компании продолжают арендовать эти помещения и выплачивать арендную плату. И все больше работодателей думают, как оптимизировать расходы. По результатам опроса, проведенного в мае консалтинговой компанией Knight Frank, 65% крупных международных компаний собираются сократить расходы за счет реструктуризации офисных пространств. Есть подобные данные и по Москве: 64% московских компаний-арендаторов, опрошенных компанией CBRE по итогам 2020 года, заявили, что через два-три года площадь рассматриваемых ими для аренды офисов станет меньше.
Компании отвечают на сегодняшние вызовы по-разному. В некоторых говорят, что после того, как пандемия пойдет на спад, вернут сотрудников в офисы (как несколько крупнейших американских банков). Другие, напротив, готовы сделать удаленку вечной: Twitter еще в прошлом году объявил о том, что его сотрудники могут работать из дома всегда.
В большинстве же компаний склоняются к промежуточным форматам. Многие стараются арендовать офисы поменьше: по подсчетам Knight Frank, средняя площадь арендуемого офиса в Москве сократилась на 19% — с 2169 кв. м в 2019 году до 1757 кв. м в 2020. Эта тенденция продолжилась и в первом полугодии 2021 года, средняя площадь составила 1230 кв. м.
Меняется и наполнение офиса: например, онлайн-ритейлер Lamoda еще в прошлом году объявил, что после пандемии не собирается возвращаться к обычному офисному режиму, а хочет адаптироваться под новую реальность и создать более гибкий офис.
Тем более что переход к гибридному режиму работы приветствуют и большинство сотрудников. По опросу того же сайта «Работа.ру», после отмены в Москве 30-процентных ограничений 40% сотрудников хотели бы остаться на удаленке, а по данным рекрутинговой компании SuperJob около трети работников готовы пойти даже на сокращение дохода ради возможности работать из дома. Сходные данные есть и по другим странам. Онлайн-ритейлеру Amazon из-за противодействия сотрудников пришлось отказаться от планов полностью вывести их в офис, в итоге они смогут сочетать работу из дома и офиса.
Аренда офиса осенью 2021-го по-прежнему рентабельна, но все меньше и меньше.
Как сделать офис рентабельным: гибридная и гибкая концепции
Для начала надо понимать, что гибридный и гибкий офис — это явления из несколько разных плоскостей. Первое скорее про общий формат работы компании, а второе — непосредственно про офис как помещение. Гибридный офис подразумевает сочетание работы из офиса и дома, причем так, чтобы удаленные сотрудники были интегрированы в рабочий процесс. А гибкий офис — это физическая трансформация помещения при минимальных затратах, например, с отказом от фиксированных рабочих мест и с расширением пространств для командной работы.
Для гибридного офиса важна техническая составляющая. Если в совещании участвуют как находящиеся в офисе сотрудники, так и те, кто работает из дома, нужна отлаженная система видеосвязи с простым и быстрым подключением, высоким качеством изображений и легкой передачей файлов.
- Для этого нужно, во-первых, создание виртуального рабочего места на облачном сервере. Это решает сразу несколько задач, включая экономию на оборудовании и более надежное хранение рабочих данных.
- Во-вторых, удаленным работникам нужно обеспечить минимальный набор оборудования: ноутбук, гарнитура, лицензия на использование сервиса видеосвязи.
- В-третьих, необходимо модернизировать переговорные комнаты в самом офисе: прежде всего нужно обеспечить групповую работу через Zoom, Teams или другую популярную платформу видеосвязи из всех переговорных.
Основа гибкого офиса — возможность с помощью мобильных стен, легко переносимого оборудования и прочего быстро менять конфигурацию пространства. Гибкий офис особенно актуален сейчас, когда в любой момент могут быть вновь введены требования о переводе части сотрудников на удаленку.
Концепция поможет и в том случае, если работодатель в целом решил сократить арендуемую под офис площадь. Для начала нужно понять, какая часть офиса действительно используется в вашем конкретном случае. Для этого необходимо анализировать бизнес-процессы, опрашивать сотрудников. Хороший вариант — ввести систему, при которой фиксированных мест нет, и сотрудники сами бронируют рабочие места по мере необходимости.
Система бронирования позволяет создать виртуальную карту помещения: через приложение и сотрудники, и руководство будут видеть загруженность офиса. Тогда руководитель может на основе этих данных сделать выводы о необходимом размере и конфигурации офиса. Чтобы не делать поспешных выводов, нужно изучить такие данные по крайней мере за три-четыре месяца.
Из опроса Агентства инноваций города Москвы следует, что 48% респондентов из IT-компаний переговорка нужна лишь 1–2 раза в неделю, а остальным — еще реже. Значит, слишком много переговорных в большинстве офисов не нужно, скорее важно грамотное их распределение (например, с тем же бронированием). С другой стороны, при расширении одной из команд и выводе сотрудников из дома в офис гибкое пространство будет легко подстроить под соответствующие задачи. Хорошим решением для многих офисов в формате опенспейса будет создание акустических кабин или возможность забронировать переговорную для индивидуальных звонков и просто для того, чтобы час-другой поработать с максимальной концентрацией.
Советы по трансформации офиса
В целом надо помнить, что в новой реальности рентабельность офиса определяется его гибкостью, то есть способностью подстраиваться к изменениям и тем самым минимизировать лишние затраты. Режимы гибридного и гибкого офиса могут сочетаться в одной компании.
Если вы хотите перейти к гибридному формату, вам нужно:
- Понять, кто из сотрудников работает в основном удаленно.
- Обеспечить им виртуальное рабочее место, нужное оборудование, а также простое и понятное рабочее ПО.
- Сделать переговорные комнаты в офисе более подходящими для гибридного формата, обеспечив групповую работу через сервисы для видеосвязи.
Для создания гибкого офиса вам нужно:
- Провести аудит помещений — понять, какая часть вашего нынешнего офиса действительно используется.
- Отказаться от фиксированных рабочих мест и перейти к их бронированию, переговорные также можно бронировать.
- Если вы поняли, что используется не все офисное пространство, можно искать офис меньшей площади или сократить арендуемую сейчас площадь.
- Зонировать офис с помощью мобильных стен и мебели.
