Самые каверзные реквизиты в новых справках 2-НДФЛ

* Изменения внесены приказами ФНС России от 06.12.11 № ММВ-7-3/909@ и от 16.09.11 № ММВ-7-3/576@.

Четкого порядка нумерации справок 2-НДФЛ приказ ФНС России от 06.12.11 № ММВ-7-3/909@ не определяет. Между тем в ФНС нам сообщили, что справки надо нумеровать по порядку обычными цифрами, то есть без дробей или буквенных индексов. На практике возникло два вопроса. Во-первых, не ясно, надо ли продолжать нумерацию, если компания уже ранее сдавала справки о неудержанном налоге с признаком 2. И во-вторых, обязательна ли сквозная нумерация, если компания отчитывается за головной офис и подразделение.

В ФНС России нам подтвердили, что компания вправе сама решить, как нумеровать. Но проще всего нумеровать справки отдельно по каждому подразделению. А также отдельно присваивать номера справкам с признаками 1 и 2.

Все справки о полученных доходах и удержанных налогах компания сдает с признаком 1. На некоторых работников надо сдавать две справки 2-НДФЛ – одну с признаком 2, а другую с признаком 1. Это те, у кого есть и доходы, с которых налог удержан, и доходы, с которых его невозможно удержать.

Однако, если со всех доходов работника налог не удержан в связи с невозможностью удержания, повторно сдавать сведения не надо. Это нам подтвердили в ФНС. Ведь пункт 2 статьи 230 НК РФ требует представить сведения только об исчисленных, удержанных и перечисленных налогах, а здесь удержаний нет. Кстати, программа для подготовки 2-НДФЛ выдает предупреждение, если сформировать такие сведения повторно.

По доходам от головного офиса компания проставляет в справке ИНН, КПП и ОКАТО по местонахождению головного офиса. А если работник трудился в филиале, то надо проставить ИНН компании, а КПП и ОКАТО подразделения. Причем при переводе сотрудника из головного офиса в подразделение или получении доходов одновременно в двух местах надо сформировать две справки, одну с кодами по местонахождению головного офиса и вторую – подразделения.

Если обособленное подразделение закрыто, то сдать справки 2-НДФЛ надо по местонахождению головного офиса. При этом по доходам, полученным работником в дополнительном офисе, надо записать ИНН компании, а КПП и ОКАТО по месту подразделения. Об этом ФНС сообщила в письме от 07.02.12 № ЕД-4-3/1838.

По резидентам надо проставить цифру 1, по нерезидентам – 2. А если иностранец – высококвалифицированный специалист, то ставят новый код 3.

Если статус в течение года не менялся, вопросов нет. Но если сотрудник получал доходы, облагаемые по разным ставкам, и обе ставки включены в 2-НДФЛ, не ясно, какой код ставить. Мы считаем, что компания вправе вписать статус, который был у сотрудника на последний день налогового периода. С этим согласились и в ФНС России.

На сайте ФНС www.nalog.ru размещен актуальный классификатор адресов (КЛАДР). В частности, в новых адресах те улицы, которые раньше были сокращены, теперь заполняют полностью. К примеру, Канонерская М. ул. изменена на Малая Канонерская ул. С помощью нового классификатора заполняют сведения об адресных данных. Поэтому перед составлением справок надо обновить КЛАДР.

Новый порядок сдачи и форма 2-НДФЛ теперь позволяют делать справки сразу по нескольким ставкам НДФЛ. К примеру, если сотрудник в течение года получал зарплату, облагаемую по ставке 13 процентов, и дивиденды, облагаемые по ставке 9 процентов. Потребуется только заполнить разделы 3–5 справки для каждой ставки НДФЛ.

В справке надо отразить доходы за каждый месяц. Причем отпускные надо показать именно в том месяце, в котором они выплачены, по коду дохода 2012. Отпускные не оплата труда и НДФЛ с них перечисляют в момент выплаты. Это недавно признал Президиум ВАС РФ. А поэтому и в справку о доходах отпускные попадают в месяце выплаты.

С 2011 года стандартные вычеты на третьего ребенка и детей-инвалидов увеличены задним числом. Тем компаниям, которые успели пересчитать сумму вычетов, надо проставить в справке новые коды. То есть 114 – на первого ребенка, 115 – на второго, 116 – на третьего. А если один из детей является инвалидом, то код 117. Однако если у работника только двое детей или повышенные вычеты компания не предоставляла, то в справке можно оставить прежний код 108, как для одного ребенка. Это подтвердила и ФНС России в письме от 02.02.12 № ЕД-4-3/1608@.

Впервые в справках о доходах надо заполнить сумму перечисленного налога – по строке 5.5. Если сумму не заполнить, программа выдаст предупреждение. Как правило, исчисленный, удержанный и перечисленный налоги совпадают. Но есть как минимум четыре ситуации, когда возможны расхождения.