Секреты проведения эффективных стратегических сессий

Григорий Полкан

Генеральный директор маркетингового агентства Demis Group

Определение стратегической сессии и ее цели

Чтобы разобраться, что же такое стратегическая сессия, логично начать с определения, которое дают наиболее авторитетные источники.

Журнал Harvard Business Review

Стратегическая сессия представляет собой особый формат встречи или мероприятия, в рамках которого руководство компании собирается для анализа текущей стратегии, выработки новых стратегических направлений и принятия ключевых решений, направленных на достижение долгосрочных целей.

Книга «Стратегическое управление организацией» (Минцберг, Агьер, Гослинг)

Стратегическая сессия — это систематический и структурированный процесс, в ходе которого управленческий коллектив организации собирается с целью пересмотра текущей стратегии и определения путей развития, способствующих достижению конкурентного преимущества.

«Словарь стратегического управления» (Александр Минцберг)

Стратегическая сессия — это специально организованное мероприятие, на котором руководство компании обсуждает ключевые стратегические вопросы, определяет приоритеты и разрабатывает планы действий для достижения долгосрочных целей.

Несмотря на некоторые различия, суть одна: стратегическая сессия — это совместная работа топ-менеджмента, руководства компании, а также внешних консультантов с целью принятия стратегических решений, касающихся будущего бизнеса, его формы, поведения на рынке и направления развития.

Она может быть полезной, когда требуется пересмотреть стратегию или принять важные решения, чтобы адаптироваться к изменяющимся условиям и достичь целей компании. Например, при запуске нового продукта, политических или экономических сдвигах, способных повлиять на бизнес, кризисных ситуациях, а также плановом обновлении стратегии.

Десять лет назад наша компания оказалась на перекрестке. Казалось, мы достигли потолка развития и долгое время не могли продвинуться вперед. В поисках решения мы обратились к такому инструменту, как стратегические сессии. Опыт оказался настолько удачным, что теперь мы ежегодно собираемся в этом формате.

Виды стратегических сессий

Как важный инструмент развития и принятия ключевых бизнес-решений сессии могут иметь разные подходы и цели. В зависимости от основных задач и формата проведения выделяются три классификации.

По типу подхода

• Классические сессии направлены на создание общего плана действий, включая анализ маркетинга, торговли, производства и других аспектов бизнеса. Обычно занимают 2–3 дня и организуются вне офиса компании для максимальной концентрации.
• Тематические сессии ориентированы на решение конкретных задач и имеют разные форматы в зависимости от числа участников и характера бизнеса. Требуют глубокой подготовки и специализированного подхода.

По способу организации

• Очные сессии являются наиболее продуктивными и сложными в подготовке. Включают непосредственное участие 4–9 человек и координирование ведущего для обеспечения продуктивной атмосферы и глубокого взаимодействия.
• Дистанционные сессии, проводимые раз в месяц или квартал, подходят для команд, находящихся на больших расстояниях друг от друга. Но есть риск, что из-за отсутствия непосредственного контакта может снизиться эффективность обсуждений.
• Комбинированные сессии объединяют элементы очных и дистанционных форматов, позволяя сэкономить время и повысить эффективность обсуждений. Подготовка исходных данных и материалов осуществляется удаленно, а физическое взаимодействие с руководителями и ключевыми участниками — на очных встречах.

По цели

• Сессии для формулирования стратегии проводят, когда компания планирует внести изменения в бизнес-модель, выйти на новые рынки, пересмотреть цели или текущую стратегию.
• Сессии определения приоритетов целесообразны, если компания имеет ограниченные ресурсы и должна выбрать, на каких проектах или направлениях сосредоточить усилия. Например, в случае большого числа инициатив при ограниченном бюджете.
• Сессии операционного планирования используются для конкретных задач, таких как запуск новых продуктов, маркетинговых кампаний или формирование бюджета на следующий финансовый год.
• Сессии кризисного управления организуются для выработки стратегии в случае внешних кризисных ситуаций. Например, при изменениях в законодательстве или экономике, влияющих на бизнес.
• Сессии построения команды и лидерства ориентированы на развитие лидерского потенциала сотрудников и укрепление командной работы. Например, при формировании новой управленческой команды или при необходимости улучшить коммуникацию и сотрудничество.
• Сессии оценки результатов и коррекции стратегии проводятся для анализа эффективности после завершения крупных проектов или при необходимости оценить, достигла ли компания своих стратегических целей за определенный период.
• Сессии развития инноваций используются для исследования новых идей и разработки инновационных стратегий, таких как поиск способов дифференциации от конкурентов или внедрение новых технологий и продуктов.

Данная классификация является общей, и зачастую на практике происходит миксование различных видов. Ведь стратегическая сессия — это почти всегда кастомное решение. Формат, технологии и инструменты зависят от конкретной ситуации, задачи компании и даже опыта и состава участников. Рассмотрим два примера, иллюстрирующих различия в форматах стратегических сессий.

Пример 1. Сессия для разработки новой бизнес-стратегии в IT-компании

Цель: разработать стратегию для входа на новый рынок с целью расширения клиентской базы и увеличения прибыли.

Формат:

• Длительность сессии — 2 дня.
• Участники — топ-менеджмент, руководители отделов разработки и маркетинга.
• Инструменты — специализированное программное обеспечение для анализа данных и исследования рынка, фасилитатор.
• Процесс — анализ данных о конкурентах, исследование рынка, генерация идей, проработка стратегических инициатив и планов действий.

Пример 2. Сессия для укрепления команды и развития лидерства в медицинской организации

Цель: укрепить команду руководителей различных отделов и развить их лидерские навыки для более эффективного управления и координации работ.

Формат:

• Длительность сессии — 3 дня.
• Участники — руководители медицинских отделов и служб.
• Инструменты — командные тренинги, ролевые игры, кейс-анализы, креативные упражнения.
• Процесс — развитие навыков командной работы, управления конфликтами, принятия решений, обмен опытом между участниками.

В обоих случаях целью является достижение стратегических целей компании, но форматы и методы работы различаются в соответствии с потребностями и контекстом. IT-компания прибегает к аналитическому подходу с использованием специализированного ПО, тогда как медицинская организация ориентируется на развитие межличностных навыков и командной динамики. Это яркие примеры того, как стратегические сессии адаптируются к конкретным ситуациям и целям компании.

Подготовка: планирование и определение участников

Важно понимать, что фундамент успеха стратегической сессии закладывается задолго до того, как участники соберутся в одном месте. Подготовка начинается с правильной формулировки цели. Казалось бы, в этом нет ничего сложного. Но именно этот пункт зачастую становится причиной низкой эффективности сессии. Сравните 2 формулировки: «улучшить бизнес» и «увеличить выручку компании на 20% в следующем квартале». Какая из них понятнее?

Отсюда и главное правило: цели должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Это поможет команде сосредоточиться на ключевых задачах и добиться конкретных результатов.

Когда цель сформулирована, самое время определить, какие результаты мы ждем от сессии. Например, какие бизнес-процессы должны быть запущены, какие качественные изменения в работе позволят вам сказать, что сессия прошла успешно.

Выбор участников тоже критичен. Пригласите только тех, кто обладает необходимыми знаниями и полномочиями для принятия решений, а также разделяет цель сессии. Разнообразие мнений и опыта способствует глубокому анализу и принятию более взвешенных решений. Каждому участнику следует четко определить роли и обязанности на сессии, включая назначение докладчиков, модераторов и ответственных за фиксацию результатов.

На этапе подготовки также выбираются формат и методология. Это определит, каким образом будут взаимодействовать участники, какие инструменты и методы будут использоваться, как будет проходить обсуждение. Это может быть круглый стол, мозговой штурм, работа с кейсами или другие методики.

После завершения подготовки можно приступать к детальной проработке структуры встречи.

Чек-лист для разработки структуры и повестки дня

• Определите ключевые темы и вопросы, связанные с целью стратегической сессии.
• Создайте общую структуру сессии, включая следующие этапы:
• анализ текущей ситуации;
• выработка стратегических альтернатив;
• принятие решений.
• Разработайте план действий.
• Установите временные рамки для каждого блока обсуждения.
• Решите, какие методы и инструменты будут использоваться на каждом этапе.
• Определите, кто будет участвовать в каждом блоке обсуждения и какие роли они будут выполнять.
• Создайте подробную повестку дня, включая цели и запланированное время для каждого этапа:
• исходя из количества и временных рамок каждого тематического блока, определите количество дней сессии;
• рассмотрите структуру сессии, которую вы разработали, и определите, какие блоки обсуждения и действий будут происходить в каждый из дней;
• определите, какие конкретные цели вы хотите достичь в каждый из дней сессии;
• разработайте расписание на каждый день сессии;
• не забудьте предусмотреть перерывы для отдыха и обеда.
• Подготовьте необходимые материалы, презентации и ресурсы.
• Протестируйте структуру сессии на предмет эффективности и логичности.
• Внесите коррективы и уточнения, если это необходимо.
• Обеспечьте гибкость структуры для адаптации к конкретным потребностям и обстоятельствам.
• Постоянно контролируйте ход сессии, следя за соблюдением времени и участниками.
• Включите в структуру сессии временные интервалы для обсуждения и анализа результатов.
• Обеспечьте возможность обратной связи и рефлексии по завершении сессии.

Этапы и техники работы в ходе стратегической сессии

На стратегической сессии команда проходит через четыре основных этапа, которые отражают психологический процесс адаптации к изменениям: отрицание, сопротивление, исследование и согласие. И задача организаторов — как можно быстрее провести команду через эти стадии. Поэтому крайне важно сохранять темп встречи, иначе можно застрять на одном из этапов и ничего не решить.

Давайте рассмотрим базовый сценарий стратегической сессии, а затем опишем, как каждый этап адаптации интегрируется в него.

• Начните с представления того, как будет проходить стратегическая сессия. Это включает в себя объяснение правил общения, расписания, правил принятия решений и ожидаемых результатов. Назначьте фасилитатора или ведущего сессии, который будет координировать процесс и обеспечивать соблюдение правил. Задайте атмосферу доверия и открытости, позволив участникам выразить свои ожидания и опасения относительно сессии.
• На втором этапе обозначьте проблему или вызов, который стоит перед компанией. При этом необходимо максимально уйти от общих фраз типа «мы не растем», «нет продаж». Используйте конкретные числовые метрики, которые позволят команде наглядно увидеть ситуацию. Позвольте участникам выразить свое видение проблемы. Скорее всего, большая часть команды еще не будет готова согласиться с необходимостью изменений. Ведь мы еще находимся на стадии отрицания.
• Сформулируйте цели стратегической сессии. Их четкое определение поможет команде понять, к чему надо стремиться и почему изменения необходимы. Обсудите, какие препятствия мешают достижению этих целей.
• Теперь у нас есть четко сформулированная проблема и цель. Но этого недостаточно, чтобы зарядить команду. Нужно создать разницу восприятия. Для преодоления сопротивления важно предоставить подробный контекст, выделить, как проблема влияет на бизнес, и предложить альтернативное видение. Для этого отлично подойдет метод «Яма или Космос», который соответствует системам мотивации «От...» и «К...».

«Яма» формируется через анализ текущего состояния бизнеса и подчеркивает необходимость изменений, чтобы приблизиться к цели. «Космос» создается через вдохновляющее видение будущего состояния бизнеса и решения задачи для достижения этой цели.

Цель этого подхода — изменить убеждения команды, чтобы изменить ее поведение. Решение проблемы заключается в создании нового способа действий в бизнесе, внедрении изменений и достижении цели. Теперь сессия стала более драматичной: есть проблема, создающая негативное влияние, и есть «Яма или Космос», требующие активных действий для решения.

• Определите, какие результаты вы хотели бы получить к концу стратегической сессии. Это могут быть конкретные решения, планы действий или проработанные стратегические направления. На этом этапе большая часть или даже все сотрудники пройдут этап сопротивления и будут готовы перейти к исследованию вариантов решения.
• На следующем этапе команда рассматривает конкретные бизнес-сценарии и разрабатывает решения для каждой проблемы. Для каждого из них она проводит обсуждение, анализирует предложенные варианты и выбирает оптимальные. Главная цель на этапе исследования — сформировать множество вариантов для решения проблемы и выбрать наилучшие.
• Завершите стратегическую сессию, подведя итоги и обобщив принятые решения. Разработайте план действий и определите ответственных лиц для реализации решений.

Роли участников и взаимодействие в рамках стратегической сессии

Стратегическая сессия объединяет множество участников, каждый из которых играет важную роль в достижении ее целей. Рассмотрим основные роли и их значимость.

• Ведущий сессии обеспечивает планомерность и продуктивность мероприятия, создает атмосферу доверия и направляет обсуждения.
• Докладчики представляют информацию и обсуждают ключевые вопросы, делятся глубокими знаниями и опытом в разных областях.
• Топ-менеджмент и руководители компании определяют приоритеты и утверждают стратегические решения.
• Специалисты и представители отделов предоставляют оперативные данные и участвуют в разработке стратегии.
• Фасилитаторы и секретариат облегчают ход сессии, управляют временем и фиксируют решения.
• Аналитики и исследователи предоставляют статистику и данные для оценки альтернативных стратегий.
• Группы обратной связи высказывают мнения и оценивают решения, помогая корректировать стратегию.
• Активные участники обсуждения вносят инициативу и разнообразие идей и точек зрения.
• Наблюдатели могут ознакомиться с процессом и результатами сессии и дать ценные советы.
• Внешние стейкхолдеры (клиенты, партнеры, инвесторы и другие люди, чьи мнения и ожидания учитываются) могут влиять на стратегические решения.

Анализ результатов и оценка эффективности

После завершения стратегической сессии наступает важный этап — анализ результатов и полученных данных. Он помогает определить процент успеха в достижении целей и подготовиться к следующим шагам. Этап включает:

1. Систематизацию данных — записей, презентаций и других материалов, сгенерированных на стратегической сессии.
2. Оценку достижения поставленных целей.
3. Анализ обсуждений и решений, в том числе оценку качества анализа проблем, предложенных решений и обсуждения вариантов.
4. Выделение ключевых выводов и рекомендаций, в том числе новых стратегий, целей, тактик или изменений в бизнес-процессах.
5. Сравнение результатов с тем, что изначально ожидалось от сессии, для выявления дополнительных выгод.
6. Оценку уровня вовлеченности участников сессии (например, через количество и качество предложений).
7. Сбор обратной связи от участников через опросы или интервью.

Постанализ и действия после стратегической сессии

После сбора и анализа всех материалов сессии наступает решающий этап — внедрение принятых решений. Он играет ключевую роль в успешной реализации инициатив и достижении поставленных целей. Определяются ответственные лица, сроки и ресурсы, необходимые для этих действий. Этап включает:

1. Декомпозицию проектов на задачи и составление плана действий.
2. Распределение задач по исполнителям и определение промежуточных и конечного дедлайнов.
3. Установку метрик и KPI для каждой стратегической инициативы, чтобы отслеживать прогресс и корректировать план, если необходимо.
4. Расчет необходимых ресурсов, таких как бюджет, персонал, техническое оборудование, и их распределение на выполнение задач из стратегического плана.
5. Презентацию результатов и решений, принятых на сессии, сотрудникам отделов.
6. Регулярный мониторинг выполнения метрик и коррекцию плана действий.

Стратегическая сессия — непрерывный процесс. На основе результатов и опыта следует периодически пересматривать и обновлять стратегию компании, чтобы она оставалась актуальной и соответствовала изменяющимся условиям рынка.

Преимущества и недостатки стратегических сессий

Как и любой инструмент, стратегическая сессия не является универсальным решением всех проблем. Однако может повлиять на развитие вашей компании и помочь с формированием эффективных и жизнеспособных решений. Ведь она объединяет ключевых сотрудников для совместного обсуждения и формирует общее понимание стратегических целей. Кроме того, такой формат способствует:

• улучшению коммуникации между участниками — они обмениваются идеями, опытом и информацией;
• фокусировке на стратегических приоритетах — организация сосредотачивает усилия и ресурсы на наиболее важных аспектах;
• принятию обоснованных решений — участникам предоставляется время для анализа и обсуждения различных альтернатив и аспектов стратегии.

Но есть и недостатки, которые необходимо учитывать. В частности, стратегические сессии требуют значительных временных и финансовых ресурсов. А слабое или неумелое руководство процессом может привести к конфликтам между участниками и замедлить принятие решений.

Примеры успешных стратегических сессий в истории

Ford Motor Company

В начале 2000-х компания Ford провела стратегическую сессию, которая привела к выпуску Ford Escape Hybrid — одной из первых массовых гибридных машин. Этот продукт стал успешным и укрепил экологические позиции бренда.

Компания «РОСТЕРМ»

В 2023-м провела стратегическую сессию в Антарктиде. Главная цель звучала так: выработка плана развития компании на новый год. Однако были и менее масштабные, но важные задачи: изменение мышления в условиях неопределенности и поиск источников мотивации.

IBM

В 2005-м компания провела стратегическую сессию, которая помогла сосредоточиться на более прибыльных и перспективных областях бизнеса, таких как вычислительные системы и облачные технологии. Это решение привело к значительному росту прибыли и укрепило позиции IBM на рынке информационных технологий.

Рекомендации для успешной стратегической сессии

Начните с тщательной подготовки, определите цели и ожидаемые результаты сессии. Это задаст для всех участников четкое направление и поможет сфокусировать усилия на ключевых задачах.

Обратитесь к опыту прошлых сессий и изучите успешные практики других организаций. Рассмотрите в качестве вариантов различные техники и инструменты для достижения ваших целей.

Не забывайте об открытости и конструктивном взаимодействии участников. Нужно создать доверительную обстановку.

Так стратегическая сессия пройдет плодотворно и поможет в решении поставленных задач по развитию вашей компании.

Стратегические сессии уже доказали свой потенциал как мощного инструмента для улучшения стратегии организации. Они объединяют команду, повышают мотивацию, выявляют ключевые проблемы, генерируют новые идеи и помогают добиваться успеха. Главное — правильно к ним готовиться, привлекать профессионального фасилитатора и применять систематический подход. Изучив рекомендации и успешные примеры, вы сможете воспользоваться всеми преимуществами стратегических сессий и вывести свой бизнес на новый уровень.