SWOT-анализ: что это такое и как его провести

Аббревиатуру SWOT впервые ввел в оборот Кеннет Эндрюс на конференции по проблемам бизнес-политики в Гарварде в 1963 году. Спустя 2 года Леранед, Кристенсен, Эндрюс и Гут — профессора университета Гарвард — предложили технологию использования SWOT-матрицы для разработки бизнес-стратегий.

С тех пор прошло много лет, но технологию SWOT-анализа продолжают использовать в различных сферах, начиная с экономики и заканчивая научными областями. В этой статье мы рассмотрим SWOT-анализ не только как инструмент бизнеса, но и как идеального помощника в личном развитии, который может анализировать возможности и разрабатывать план по достижению поставленных целей.

Значение SWOT-анализа для бизнеса и личного развития

Для бизнеса SWOT-анализ может пригодиться в совершенно разных аспектах. С его помощью специалисты могут не только рассмотреть положение дел организации в целом, но и проанализировать конкретные области или конкретные проблемы, стоящие на пути достижения целей.

Таким образом, SWOT-анализ помогает увидеть текущее состояние компании и понять, как компания может расти. Несмотря на множество противоречивых мнений относительно данного вида стратегического анализа, его по праву можно считать важным инструментом стратегического планирования, который помогает организациям разрабатывать эффективные стратегии развития.

Для личного развития SWOT-анализ решает похожие задачи. Однако объектом исследования здесь выступает уже не организация, а сам человек. С помощью данного метода мы можем определить свои сильные и слабые стороны, при этом поняв, как приумножить первые и свести на нет вторые. Также с помощью SWOT-анализа мы можем проанализировать карьерные возможности и выстроить четкий план дальнейших действий.

Определение SWOT-анализа

Чтобы грамотно провести SWOT-анализ, необходимо сначала разобраться с его определением.

SWOT-анализ — это процесс оценки положения дел и инструмент стратегического планирования. С его помощью мы анализируем различные области и составляем понятную картину обо всех важных процессах.

Для того чтобы определить, какие именно аспекты нам необходимо рассматривать при проведении анализа, нужно всего лишь взглянуть на саму аббревиатуру SWOT.

• (S — Strengths) Сильные стороны — это преимущества организации, которые позволяют ей успешно конкурировать на рынке. Это может быть высокое качество продукции, уникальные технологии, узнаваемый бренд и так далее.
• (W — Weaknesses) Слабые стороны — это недостатки организации, которые могут негативно сказаться на ее деятельности. Например, низкая квалификация персонала, недостаточная финансовая устойчивость или отсутствие инноваций.
• (O — Opportunities) Возможности — это факторы внешней среды, которые могут помочь организации достичь своих целей. Например, появление новых технологий или изменение законодательства.
• (T — Threats) Угрозы — это факторы внешней среды, которые могут негативно повлиять на деятельность организации. Например, появление новых конкурентов или изменение потребительских предпочтений.

Пошаговый план проведения SWOT-анализа

Сам термин «SWOT-анализ» подразумевает процесс рассмотрения определенного аспекта и сбор фактов для каждой группы.

Параллельно с анализом происходит составление SWOT-матрицы, в которой каждый отдельно взятый факт занимает определенное место и является важным элементом для считывания информации из матрицы.

Заключительным этапом здесь выступает прочтение составленной матрицы и выявление инсайтов, на основе которых в дальнейшем принимаются стратегические решения. Наглядно можно представить этапы проведения SWOT-анализа в виде нижеприведенной схемы:

Рассмотрим представленные на схеме шаги проведения SWOT-анализа и составления SWOT-матрицы более подробно.

Подготовка к проведению SWOT-анализа

Первый этап — это подготовка к проведению SWOT-анализа. Для того чтобы анализ прошел успешно, а выводы, полученные в ходе его проведения, имели ценность, необходимо заранее подумать и определить следующие моменты:

• Определить участников проведения SWOT-анализа. Как один человек не способен провести исчерпывающий анализ, так и группа из большого количества людей не сможет подготовить выводы, приближенные к действительности. При определении количества участников лучше ограничиться небольшой группой, состоящей из людей, имеющих разнообразный опыт в компании (! При составлении SWOT-анализа для личного развития можно составить его самостоятельно или же обратиться за помощью к родным и близким).
• Определение сроков проведения SWOT-анализа. Необходимо определить четкие сроки работы над анализом и помнить, что они не должны быть слишком длительными.
• Определение целей и задач данного анализа. Главная цель SWOT-анализа — помощь в принятии решений на основе анализа текущего положения дел. К задачам можем отнести изучение каждого аспекта матрицы, а именно сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.
• Сбор необходимой информации. Тут речь идет не о самих фактах, которые будут генерироваться во время проведения анализа, а об информации, которая поможет подробнее изучить проблему и на основе которой будут приводиться конкретные факты.
• Выбор инструментов и методик для проведения анализа.

Проведение SWOT-анализа

Второй этап включает в себя проведение самого SWOT-анализа. Самым лучшим решением здесь будет провести мозговой штурм. Рекомендуем ограничить область анализа определенной проблемой, чтобы полученные выводы не были слишком общими. Также можно составить наводящие вопросы по каждому из аспектов, чтобы направить мозговой штурм в верном направлении.

Перечислим, какие аспекты необходимо проанализировать, и приведем примеры наводящих вопросов.

Идентификация сильных сторон:

• Какие сильные стороны нашей организации мы можем использовать для достижения успеха?
• Какие преимущества мы имеем перед конкурентами?
• Какие наши ресурсы могут помочь в достижении наших целей?

Определение слабых сторон:

• Какие факторы внутренней среды могут стать препятствием на пути к успеху?
• Какие недостатки мы имеем по сравнению с другими организациями в нашей отрасли?
• Каких ресурсов нам не хватает для роста?

Выявление возможностей:

• Какие факторы внешней среды могут помочь нам увеличить прибыль?
• Какие возможности мы имеем для увеличения прибыли?
• Как новые технологии могут помочь нам в масштабировании?

Анализ угроз:

• Какие факторы внешней среды могут стать препятствием на пути к увеличению прибыли?
• Какие угрозы могут возникнуть при расширении нашей аудитории?
• Как изменения в законодательстве могут угрожать нашему развитию?

Заполнение SWOT-матрицы

На третьем этапе факты, определенные в пункте 2 по каждой группе, заносятся в SWOT-матрицу.

Руководители компаний совершают большую ошибку, если записывают факты, относящиеся к разным группам, вперемешку. Еще большей ошибкой является ситуация, когда факты вовсе не представляются в письменном виде, а хранятся в голове и после выносятся готовые решения.

Правильно составленная матрица в разы упростит составление полного анализа и интерпретирование полученных фактов в действенные стратегические решения.

Предлагаем рассмотреть стандартный шаблон SWOT-матрицы, который наиболее часто используется при проведении анализа.

Советы по записи и группировке факторов

Из картинки, приведенной выше, становится понятно, что матрицу SWOT-анализа необходимо составлять в виде таблицы с полем, разделенным на четыре части. В верхней левой области располагаются «Сильные стороны», в верхней правой — «Слабые стороны». Соответственно, в нижнюю левую область мы будем записывать «Возможности», а в нижнюю правую — «Угрозы».

Такая отрисовка придумана не случайно. Если обратить внимание на надпись выше таблицы, то становится ясно, что слева у нас располагаются «Положительные стороны», а с правой стороны — «Отрицательные стороны».

Деление по горизонтали тоже имеет особый смысл. Важно понимать, что сильные и слабые стороны относятся к внутренним факторам компании или человека. Это те факты или события, которые мы можем изменить своими силами. Напротив, возможности и угрозы — это внешние факторы, которые никак от нас не зависят и на которые мы не можем самостоятельно повлиять.

Учитывая все эти моменты, мы получаем грамотно составленную матрицу, с которой можно очень легко считывать информацию и предлагать решения.

Подведение итогов и разработка стратегии

Четвертым этапом является подведение итогов и разработка самой стратегии. Приведем в этом пункте пример проведения короткого SWOT-анализа и составленной по нему SWOT-матрицы. Далее, на основе полученных фактов, мы попробуем разработать мини-стратегию.

Объект анализа:

• Студия стретчинга, специализирующаяся на растяжке и шпагате.
• Имеет уникальную методику преподавания.
• Студия находится в спальном районе.
• Программы нацелены на женщин 18–45 лет.

Найдем сильные стороны:

К слабым сторонам можно отнести следующие:

Возможностями тут могут выступать:

К угрозам можно отнести:

Как же теперь интерпретировать полученные факты и составить стратегический план? Для этого необходимо анализировать данные не целиком, а поделить их по парам. Существует несколько сценариев интерпретации данных.

• Strengths + Opportunities (Сильные стороны + Возможности). В данной стратегии мы можем использовать сильные стороны для использования с их помощью возможностей. Например, так как в нашей студии стретчинга есть уникальные методики проведения занятий, то мы могли бы сотрудничать с различными фитнес-центрами и спортивными секциями.
• Strengths + Threats (Сильные стороны + Угрозы). Здесь мы можем использовать наши сильные стороны для минимизации угроз. Так как в нашей студии есть большой выбор программ растяжки, мы можем не опасаться изменений предпочтений потребителей.
• Weaknesses + Opportunities (Слабые стороны + Возможности). При выборе такой стратегии мы можем преодолевать слабые стороны, используя свои возможности. Мы можем не переживать из-за неудобного месторасположения студии, если начнем проводить онлайн-занятия, тем самым расширив аудиторию.
• Weaknesses + Threats (Слабые стороны + Угрозы). Тут мы минимизируем слабые стороны, а также пытаемся избежать угроз. При увеличении маркетинговой активности за счет сотрудничества с фитнес-центрами и спортклубами мы можем не бояться конкуренции со стороны других студий.

Таким образом, мы не только проанализировали все аспекты, относящиеся к нашей студии стретчинга, но и наметили план дальнейших шагов для развития.

Важно помнить, что работа над SWOT-анализом не заканчивается, когда стратегия разработана. После 4-го шага обязательно должен идти шаг № 5, который не входит в сам процесс анализа, но является важной частью комплексной работы над стратегией.

На этом этапе нам нужно определить, для решения каких дополнительных вопросов мы можем использовать составленный SWOT-анализ. Помимо этого, необходимо определить, с какой периодичностью будет обновляться информация в матрице. Это необходимо для поддержания актуальности сделанных выводов и генерации новых инсайтов.

Визуализация результатов SWOT-анализа

О том, как должна располагаться информация в матрице, мы поговорили выше. Для четкого и структурного анализа данных необходимо, чтобы области исследования располагались в точности, как в приведенном выше шаблоне. Однако для самих полей нет четкой формы, и матрица может быть представлена в различных вариантах. Несколько примеров отрисовки матрицы приводим ниже.

Отрисовка матрицы с помощью геометрических фигур.

Пример матрицы в виде круга:

Матрица с отделенными друг от друга полями:

Пример не совсем удачного расположения полей:

Тут стоит обратить внимание, что потеряна общая структура матрицы, и информация в данном случае считывается сложнее.

Инструменты для отрисовки диаграмм

Для отрисовки SWOT-матрицы можно использовать специальные платформы для отрисовки процессов, такие как Canva, Miro, MindOnMap или Visme.

Однако совершенно не обязательно прибегать к помощи специальных программ, особенно если до этого не приходилось с ними сталкиваться. Матрицу можно также легко отрисовать в таких знакомых для всех программах, как PowerPoint, Paint или же Excel. Диаграмма при правильной отрисовке будет выглядеть ничуть не хуже, чем в более сложных программах. Самое главное здесь — это правильное расположение областей и внимательное внесение данных.

Лучшие практики и частые ошибки

Для проведения эффективного SWOT-анализа стоит придерживаться следующих рекомендаций:

1. Всегда определять цели и задачи анализа.
2. Сформировать четкую команду для проведения анализа и распределить роли в ней. В команду должны входить представители различных подразделений организации, чтобы получить максимально полную информацию.
3. Собрать достаточное количество информации, на основе которой будет происходить мозговой штурм для поиска фактов.
4. Важно проводить анализ, придерживаясь плана и передвигаясь постепенно от шага к шагу.
5. При составлении анализа нужно использовать факты, подтвержденные конкретными цифрами.
6. Разработать четкую стратегию, которая впоследствии станет планом дальнейших шагов.
7. Оценить эффективность стратегии. Необходимо оценить эффективность разработанной стратегии и при необходимости внести корректировки.
8. Регулярно обновлять анализ. SWOT-анализ должен проводиться регулярно, чтобы учитывать изменения во внешней среде и внутри организации. Данные в матрице должны обновляться с той периодичностью, которую вы определите на этапе подготовки к анализу.

Частые ошибки при SWOT-анализе

1. Область проведения SWOT-анализа определена нечетко. Нельзя допускать, чтобы анализ получился слишком общим, но он и не должен быть сильно заужен на определенной сфере.
2. Очень часто в SWOT-анализ включают факты, не подтвержденные данными. Тут стоит запомнить правило: «Неподтвержденный цифрами факт является просто догадкой».
3. Многие путают понятия сильных и слабых сторон, угроз и возможностей. Из-за этого матрица теряет свою четкость. Информацию, полученную в ходе такого анализа, использовать крайне не рекомендуется. Важно помнить, что сильные и слабые стороны — это внутренние черты, которые могут контролироваться, а возможности и угрозы — внешние, неподвластные внутреннему влиянию.
4. Ну и, пожалуй, самая главная ошибка — это отсутствие объективности. Именно поэтому рекомендуется приглашать в команду, проводящую SWOT-анализ, людей с разным опытом, которые в ходе мозгового штурма отыщут действительно релевантные, имеющие под собой неподдельный смысл факты.
   

Мы подробно рассмотрели, что представляет из себя SWOT-анализ и чем он может быть полезен каждому из нас. Также мы прошли по тому пути, которого стоит придерживаться всем, кто хочет получить действительно качественный результат от использования этого инструмента. Не стоит ожидать, что SWOT-анализ получится сразу же. Как и в любом другом деле, этот процесс требует некой предварительной тренировки и насмотренности.

В заключение приведем еще один пример составленной SWOT-матрицы. Но на этот раз уже для личностного развития человека.

Составим стратегию на основе полученных данных.

• Strengths + Opportunities (Сильные стороны + Возможности). Так как человек умеет планировать свое время, он может найти свободное время для посещения тренингов по личностному развитию.
• Strengths + Threats (Сильные стороны + Угрозы). Человек обладает высоким уровнем самодисциплины, поэтому со временем недостаток свободного времени на саморазвитие можно свести на нет.
• Weaknesses + Opportunities (Слабые стороны + Возможности). Общение с успешными людьми может помочь повысить мотивацию к достижению успеха.
• Weaknesses + Threats (Слабые стороны + Угрозы). Сильное потрясение одной из сфер жизни не сможет сильно повлиять на внутреннее состояние, если повысить уверенность в себе.

***

Подводя итог, мы можем еще раз подчеркнуть, что SWOT-анализ действительно может стать верным помощником в решении сложных вопросов и продумывании плана действий. Самое главное — подходить к данному вопросу, как и к любому другому важному делу, со всей серьезностью.