Топ 5 ошибок при выборе онлайн-кассы

Переход на новые правила кассовой дисциплины требует от субъектов бизнеса приобретения современного кассового аппарата, который будет отвечать новым условиям взаимодействия с налоговыми органами. Как выбрать кассу, контрольную технику — и не прогадать? Ошибки чаще всего совершают небольшие компании. Они, в отличие от крупных ритейлеров, чаще всего ориентируются только на два критерия: соответствие техники закону и возможность сэкономить деньги. Но на самом деле учитывать нужно гораздо больше параметров.

Некоторые ритейлеры идут на поводу у продавцов (которые, конечно же, хотят продать побольше) и приобретают не одну кассу (хотя им вполне хватило бы и одной), а 2 или даже 3 — на всякий случай, для подстраховки. А некоторые наоборот экономят изо всех сил, покупают один аппарат, а в итоге оказывается, что его ресурсов не хватает. Понять, сколько на самом деле нужно касс офлайн-магазину, можно исходя из нагрузки. Если количество совершаемых транзакций превышает 10 000 в сутки, то лучше взять два аппарата, если меньше — достаточно одного. А интернет-магазину вообще покупать кассу не обязательно, можно взять в аренду, стартовые затраты обойдутся в 2-2,5 раза ниже покупки, а стоимость владения составит не более 2 000 рублей в месяц.

Чем это грозит? С ПО — так же, как и с количеством касс: можно приобрести нечто абсолютно избыточное для бизнеса. Поставщики ККТ по умолчанию будут предлагать модели с расширенным функционалом (они, конечно же, дороже), но если предприниматель не настроен на серьезную аналитическую работу (или же у него она уже ведется), то он вполне обойдется самой простой моделью.

Бывает и наоборот: иногда, уже будучи счастливым обладателем нового аппарата, ритейлер выясняет, что у него нет встроенного модуля для интеграции с CMS системой сайта. А значит, нужно искать грамотных программистов, искать дополнительные средства, маяться головной болью и отключать онлайн-платежи до тех пор, пока программисты не сделают свою работу.

К нам периодически обращаются интернет-магазины, которые приобрели кассы для офлайн-розницы. Для них это просто катастрофа, так как такие модели не поддерживают эквайринг. Если онлайн-платежи не автоматизированы, единственная альтернатива в такой ситуации (если магазин хочет соблюдать закон) — посадить рядом с аппаратом на круглосуточную работу кассира. Представляете, во сколько это обойдется? Ну или отключить эквайринг вообще и потерять часть лояльной аудитории, которая привыкла платить онлайн.

В 99 % случаев вам будут предлагать абонентскую модель сервисной поддержки. Платишь фиксированную сумму в год и пользуешься их услугами столько, сколько надо. Не факт, что такой вариант будет выгоден, особенно тем, у кого одна касса. Нужно внимательно изучать, что за эту сумму вам полагается: выезд мастера, который оценит поломку, или же выезд вместе с починкой? Возможно, многим будет выгоднее найти подрядчика, который оказывает услугу по факту поломки, а в договоре важно обязательно прописать все предполагаемые работы со сроками и ценами. Чтобы не оказалось, что подключение сканера обойдется вам в 1 000 рублей. Для тех, у кого много касс (например, курьерские службы) удобно большинство проблем решать по телефону, когда мастер заходит на вашу кассу, выявляет и устраняет имеющуюся проблему дистанционно.

Бывает так: владелец магазина внимательно оценивает функционал кассы, соотносит с ценой, которая кажется ему очень симпатичной, и делает покупку. А потом начинаются ежемесячные выплаты — абонентское, сервисное обслуживание, проценты за эквайринг и т.д. В итоге за год стоимость владения кассы может оказаться в два раз больше первоначальных затрат. Поэтому, приобретая аппарат, нужно ориентироваться не только на стоимость, но и на то, во сколько обойдется его содержание. Чтобы не было неприятных неожиданностей и разочарований, все цифры нужно выяснить у поставщика заранее: какая процентная ставка по эквайрингу, тарифы на сервис и т.д. Стоимость владения имеет смысл вычислять на год вперед. Складывать ее со стоимостью аппарата и уже после этого сравнивать предлагаемые варианты.

По разным причинам — из-за экономии, по неведению, недальновидности, излишнему доверию производителю и т.д. некоторые компании приобретают кассовые системы, которые им не подходят принципиально, потому что рассчитаны на другую сферу применения. К нам недавно обратился хозяин небольшого кафе, который при покупке кассы рассчитывал на то, что сможет вести учёт товара исходя из потраченных продуктов, отслеживать затраты на приготовление блюд и т.д. По совету своего знакомого — хозяина продовольственной точки, он приобрел самый простой аппарат для розницы, который конечно же не позволяет решать эти задачи. Функционал розничной кассы для этого не подходит, в нем нет ни технологических карт, ни предчеков, ни свойств товара. Все, что он умеет — это бить чеки, то есть, работать по прямому назначению. А вот про автоматизацию и аналитику можно забыть, для этого нужны другие модели.