Скопировать ссылку
Сеть коворкингов Практик: за счет чего бизнес привлекает крупных клиентов
Компания работает на рынке уже 6 лет и за это время открыла 9 коворкингов в Санкт-Петербурге, Новосибирске и Великих Луках. Около 100 сотрудников каждый месяц делают оборот примерно в 45 миллионов рублей.
Финансовый директор Наталья Вычегжанина рассказывает, почему такие клиенты, как Сбербанк и Российско-Германская торговая палата выбирают коворкинги:
«Во-первых, коворкинг сокращает финансовые издержки. Например, не надо покупать мебель, нанимать секретарей и приобретать технику. Все это уже входит в стоимость аренды. Во-вторых, клиенты платят только за нужное количество рабочих мест и нет нужды оплачивать незанятое пространство».
Как был устроен финансовый учет до ПланФакта
Для начала отметим, что компания развивается за счет инвестиций, а внутри Практика зарегистрировано 8 юридических лиц. Деньги клиентов приходят в виде предоплаты, и это влияет на то, что большинство сотрудников принимают участие в финансовых операциях, так как деньги платят в разных городах.
Администраторы работают с первичными документами, выставляют счета, контролируют своевременную оплату, а также фиксируют движение денег в 1С. И рано или поздно этот процесс зашел бы в тупик. Так оно и случилось.
10 дней в месяц, чтобы составить отчет
Дело в том, что финансовый учет вели в Excel. Сделали таблицы, разработали формулы и передали сотрудникам. Например, клиенты вносили предоплату, а администраторы сразу же отражали это в таблице. Цифры вроде бы показывали всю статистику и движение денег, но только на первый взгляд все было хорошо. В реальности появились проблемы.
Конечно, таблицы в Excel и Google — отличные штуки для учета. Но это хорошо работает, когда не так много операций. А в некоторых коворкингах Практик было до 50 операций в день. Плюс есть стандартная проблема в самих таблицах. Достаточно сделать одну ошибку, и все формулы слетают, а данные перестают показывать точный результат. И поверьте опыту — люди постоянно ошибаются при работе в Excel.
Наталья Вычегжанина подводит итог этого процесса:
«У нас получались огромные таблицы и если ты непрофессионал, то вряд ли смог бы сразу разобраться в этих цифрах. А наши инвесторы хотели понятной информации, как работают деньги. В итоге я 10 дней каждого месяца тратила, чтобы сделать понятные отчеты на основе этих таблиц. Приходилось скачивать выписки из банка, сравнивать цифры, чтобы сделать новые сводные таблицы».
Поэтому в компании задумались об автоматизации учета. Сначала решили провести объединение Битрикс и 1С, но в планы вмешалась пандемия COVID-19. А потом один из инвесторов предложил использовать ПланФакт.
Как безболезненно перейти на автоматизацию финансового учета
Так как большая часть сотрудников принимает участие в учете, то было опасение, что не получится всех научить грамотной работе в сервисе. Поэтому выбрали одно юридическое лицо, чтобы попробовать ПланФакт на одном объекте.
Главная проблема была в том, как правильно разносить доходы по статьям. Были некоторые разногласия, но вскоре с ними справились, а сотрудники освоили работу в сервисе за 3 месяца. После этого каждый месяц на ПланФакт переводили остальные юрлица компании.
Вопрос обучения руководитель решил весьма просто:
«Мы поняли, что обучение лучше проводить на основе наших данных. Поэтому я сама записывала видеоуроки, которые потом отправляла сотрудникам. Если у них есть вопросы или проблемы, то они всегда могут найти ответы в этих уроках. Поэтому мы довольно быстро и безболезненно перешли на автоматизацию учета».
Итоги внедрения ПланФакта: стали тратить меньше времени и больше зарабатывать
Итак, после того, как в компании Практик перешли на автоматизацию учета, то получили результаты, которые можно измерить:
-
Составление отчетов в 5 раз быстрее. Мы писали, что на отчеты для инвесторов уходило 10 дней. ПланФакт позволяет делать это за 2 дня: достаточно проверить уже готовые отчеты сервиса.
-
Доступ для инвесторов. Инвесторы получили гостевой доступ к сервису и могут самостоятельно убедиться в правильности всех цифр.
-
Понятный анализ для всех затрат. Все расходы компании удобно отслеживать по периодам. Если есть какие-то перекосы, то можно сразу внести коррективы.
-
Больше времени на сервис. Администраторы теперь не заполняют несколько громоздких таблиц, а, значит, уделяют больше времени для улучшения сервиса.
Но самое интересное, что ПланФакт помог оптимизировать тарифы, которые стали приносить в 10 раз больше денег. Наталья Вычегжанина рассказывает все подробности:
«Маркетологи проанализировали прибыльность тарифов и цифры показали, что Subs приносит не так много денег. Потому что есть определенное количество часов, которые надо использовать за определенный срок. В итоге решили внедрить новые тарифы:
- Day. По этому тарифу каждый месяц мы получаем в сумме до 900 тысяч рублей.
- Week. Этот тариф за месяц может принести до 400 тысяч рублей.
- А с помощью Subs мы зарабатывали в среднем 50 тысяч в месяц. То есть ПланФакт позволил увидеть тарифную выручку, и мы стали зарабатывать в 10 раз больше».
Автоматизация учета сделала компанию Практик еще более привлекательной для инвесторов. Они видят цифры, понимают, как работает проект и готовы вкладывать средства в новые локации.
Регистрируйтесь в ПланФакте — получайте максимальную прибыль от вашего бизнеса. Пробуйте бесплатно в течение 7 дней.
