Отправить статью или инфоповод

Увеличить прибыль в 10 раз: как финансовый учет помог сети коворкингов

Увеличить прибыль в 10 раз: как финансовый учет помог сети коворкингов
© Архитектурная мастерская Губаревича

Эксперты сервиса ПланФакт рассказывают историю сети коворкингов, где долгое время вели учет с помощью таблиц в Excel. Вроде бы все было хорошо, но инвесторам не нравилось, что таблички сложно показывали, насколько хорошо работает бизнес. В итоге решили перейти на сервис финансового учета. Стало не только проще, но и прибыльнее.

Сеть коворкингов Практик: за счет чего бизнес привлекает крупных клиентов

Компания работает на рынке уже 6 лет и за это время открыла 9 коворкингов в Санкт-Петербурге, Новосибирске и Великих Луках. Около 100 сотрудников каждый месяц делают оборот примерно в 45 миллионов рублей.

Финансовый директор Наталья Вычегжанина рассказывает, почему такие клиенты, как Сбербанк и Российско-Германская торговая палата выбирают коворкинги:

«Во-первых, коворкинг сокращает финансовые издержки. Например, не надо покупать мебель, нанимать секретарей и приобретать технику. Все это уже входит в стоимость аренды. Во-вторых, клиенты платят только за нужное количество рабочих мест и нет нужды оплачивать незанятое пространство».

Как был устроен финансовый учет до ПланФакта

Для начала отметим, что компания развивается за счет инвестиций, а внутри Практика зарегистрировано 8 юридических лиц. Деньги клиентов приходят в виде предоплаты, и это влияет на то, что большинство сотрудников принимают участие в финансовых операциях, так как деньги платят в разных городах.

Администраторы работают с первичными документами, выставляют счета, контролируют своевременную оплату, а также фиксируют движение денег в 1С. И рано или поздно этот процесс зашел бы в тупик. Так оно и случилось.

10 дней в месяц, чтобы составить отчет

Дело в том, что финансовый учет вели в Excel. Сделали таблицы, разработали формулы и передали сотрудникам. Например, клиенты вносили предоплату, а администраторы сразу же отражали это в таблице. Цифры вроде бы показывали всю статистику и движение денег, но только на первый взгляд все было хорошо. В реальности появились проблемы.

Конечно, таблицы в Excel и Google — отличные штуки для учета. Но это хорошо работает, когда не так много операций. А в некоторых коворкингах Практик было до 50 операций в день. Плюс есть стандартная проблема в самих таблицах. Достаточно сделать одну ошибку, и все формулы слетают, а данные перестают показывать точный результат. И поверьте опыту — люди постоянно ошибаются при работе в Excel.

Наталья Вычегжанина подводит итог этого процесса:

«У нас получались огромные таблицы и если ты непрофессионал, то вряд ли смог бы сразу разобраться в этих цифрах. А наши инвесторы хотели понятной информации, как работают деньги. В итоге я 10 дней каждого месяца тратила, чтобы сделать понятные отчеты на основе этих таблиц. Приходилось скачивать выписки из банка, сравнивать цифры, чтобы сделать новые сводные таблицы».

Поэтому в компании задумались об автоматизации учета. Сначала решили провести объединение Битрикс и 1С, но в планы вмешалась пандемия COVID-19. А потом один из инвесторов предложил использовать ПланФакт.

Как безболезненно перейти на автоматизацию финансового учета

Так как большая часть сотрудников принимает участие в учете, то было опасение, что не получится всех научить грамотной работе в сервисе. Поэтому выбрали одно юридическое лицо, чтобы попробовать ПланФакт на одном объекте.

Главная проблема была в том, как правильно разносить доходы по статьям. Были некоторые разногласия, но вскоре с ними справились, а сотрудники освоили работу в сервисе за 3 месяца. После этого каждый месяц на ПланФакт переводили остальные юрлица компании.

Вопрос обучения руководитель решил весьма просто:

«Мы поняли, что обучение лучше проводить на основе наших данных. Поэтому я сама записывала видеоуроки, которые потом отправляла сотрудникам. Если у них есть вопросы или проблемы, то они всегда могут найти ответы в этих уроках. Поэтому мы довольно быстро и безболезненно перешли на автоматизацию учета».

Итоги внедрения ПланФакта: стали тратить меньше времени и больше зарабатывать

Итак, после того, как в компании Практик перешли на автоматизацию учета, то получили результаты, которые можно измерить:

  • Составление отчетов в 5 раз быстрее. Мы писали, что на отчеты для инвесторов уходило 10 дней. ПланФакт позволяет делать это за 2 дня: достаточно проверить уже готовые отчеты сервиса.

  • Доступ для инвесторов. Инвесторы получили гостевой доступ к сервису и могут самостоятельно убедиться в правильности всех цифр.

  • Понятный анализ для всех затрат. Все расходы компании удобно отслеживать по периодам. Если есть какие-то перекосы, то можно сразу внести коррективы.

  • Больше времени на сервис. Администраторы теперь не заполняют несколько громоздких таблиц, а, значит, уделяют больше времени для улучшения сервиса.

Но самое интересное, что ПланФакт помог оптимизировать тарифы, которые стали приносить в 10 раз больше денег. Наталья Вычегжанина рассказывает все подробности:

«Маркетологи проанализировали прибыльность тарифов и цифры показали, что Subs приносит не так много денег. Потому что есть определенное количество часов, которые надо использовать за определенный срок. В итоге решили внедрить новые тарифы:

  • Day. По этому тарифу каждый месяц мы получаем в сумме до 900 тысяч рублей.
  • Week. Этот тариф за месяц может принести до 400 тысяч рублей.
  • А с помощью Subs мы зарабатывали в среднем 50 тысяч в месяц. То есть ПланФакт позволил увидеть тарифную выручку, и мы стали зарабатывать в 10 раз больше».

Автоматизация учета сделала компанию Практик еще более привлекательной для инвесторов. Они видят цифры, понимают, как работает проект и готовы вкладывать средства в новые локации.

Регистрируйтесь в ПланФакте — получайте максимальную прибыль от вашего бизнеса. Пробуйте бесплатно в течение 7 дней.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Подписывайтесь на наш
Подписывайтесь на наш
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: