Скопировать ссылку
О том, когда будут заменены бумажные носители электронных трудовых книжек на электронные, было много разговоров, дискуссий, разногласий. Наконец-то все необходимые для этого законы приняты, подписаны и опубликованы, и с 2020 года работодатели должны будут заменить бумажные трудовые книжки на электронные при наличии определенных обстоятельств, поскольку это уже не разговоры, а реальность. Сразу стоит отметить, что электронная трудовая книжка, которая будет реализована только в цифровом формате, по содержанию почти ничем не отличается от бумажного носителя.
Какие сведения будут учтены в электронной трудовой книжке (далее — ЭТК):
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы, вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация;
- структурное подразделение, вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Однако в электронном отчете (ЭТК) не будет сведений об образовании, обучении, награждениях и ряда других сведений, присутствующих в трудовой книжке. При необходимости их можно будет предоставить работодателю в виде копий документов, заверенных у прежнего работодателя. Идентификация работника будет проводиться по номеру СНИЛС.
Таким образом, в электронной трудовой книжке будут отражаться только сведения, необходимые для формирования пенсионных прав работника. Надеемся, что при заполнении ЭТК сложности у работодателя не возникнут.
Сроки перехода на ЭТК
Однако появление цифрового аналога трудовой книжки накладывает на работодателей новые обязанности, причем к их исполнению рекомендуем приступить уже сейчас, не дожидаясь начала 2020 года, так как взаимодействовать работодателю придется не только с работниками, но и с ПФ РФ, причем в строго определенные сроки.
Переход будет постепенным с 2020 года до окончания 2021 года, причем трудовая книжка на бумажном носителе будет действовать наряду с электронной трудовой книжкой. Так, с 1 января 2020 года нужно будет вести и бумажные, и электронные трудовые книжки. Бумажный вариант можно будет выдать на руки тому, кто напишет соответствующее заявление.
До 30 июня 2020 года нужно будет уведомить каждого сотрудника о возможности отказаться от бумажного документа. После 31 декабря 2020 года для гражданина, устраивающегося на работу, сведения будут оформлять сразу в электронной форме.
Передача сведений в Пенсионный фонд по новому отчету СЗВ-ТД
Уже с 1 января 2020 года все работодатели обязаны будут ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующим за отчетным, предоставлять в ПФ РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников, на основании которых и будут формироваться электронные трудовые книжки.
Чтобы передавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности персонала, в том числе о приеме и увольнении сотрудников, работодатели будут применять форму СЗВ-ТД. Необходимо отметить, что данная форма отчета пока не утверждена, а впервые отчет уже придется подать не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля 2020 года — суббота). Полагаем, что к этому моменту документ успеют утвердить.
Иными словами, если в январе 2020 года были оформлены приемы на работу, увольнения, переводы или поступили заявления от работников о выборе формата трудовой книжки, то первый отчет уже будет в феврале 2020 года. Остановимся подробнее на том, как должен работодатель взаимодействовать с ПФ РФ.
Как уже было отмечено, работодателям необходимо будет сообщить в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности своих работников в случае приема работника, его перевода, увольнения или написания им заявления о выборе формата трудовой книжки, так как именно этот орган будет хранить всю информацию, за исключением сведений о поощрениях и образовании.
За январь 2020 года сведения по форме СЗВ-ТД работодателю необходимо будет направить не позднее 15 февраля 2020 года, дополнив данными о трудовой деятельности работника в организации по состоянию на 1 января 2020 года.
Если же к 1 января 2021 не появится повод для передачи сведений, то не позднее 15 февраля 2021 года необходимо сообщить в Пенсионный фонд о деятельности работника в организации. С 2021 года сроки уведомления о приеме и увольнении изменятся. Работодатель должен будет направить уведомление не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
В случае перевода работника на другую работу или получения от него заявления о выборе электронной или бумажной трудовой книжки — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем перевода работника на другую работу или получения заявления от него.
Формировать данные о своих работниках работодатель сможет одним из способов:
- с помощью своих программно-технических средств;
- с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.
Сведения будут направляться аналогично другой отчетности в Пенсионный фонд в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью, за исключением тех работодателей, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 работников. В таком случае сведения могут быть переданы на бумажном носителе.
Взаимодействие с работниками
До 30 июня 2020 года работодатель должен уведомить каждого работника об изменениях по трудовым книжкам и возможности сделать свой выбор в пользу бумажной трудовой книжки или электронной. Утвержденной формы уведомления нет, поэтому работодатель вправе разработать форму уведомления самостоятельно.
В уведомлении можно указать срок для предоставления ответа, но право на принятие решения сохраняется до окончания 2020 года. Уведомить нужно и тех работников, которые не исполняют трудовые обязанности по каким-либо причинам, но за ними сохраняется рабочее место, например, это может быть отпуск, командировка, период нетрудоспособности, отстранение от работы и так далее.
Уведомление желательно распечатать в двух экземплярах — для работника и для работодателя. На экземпляре работодателя работник должен расписаться в получении уведомления. Для осуществления своего выбора работнику отводится время до 31 декабря 2020 года.
На работников, трудоустроившиеся в 2021 году или позже, трудовые книжки будут оформлены только в электронном виде. В целях упрощения процедуры ответа также рекомендуем подготовить образцы заявлений работника о сделанном выборе в пользу сохранения бумажной трудовой книжки или об отказе от бумажной трудовой книжки.
Выбор сделан в пользу ЭТК
Работодатель в таком случае выдает трудовую книжку на руки, тем самым снимая с себя ответственность за ее ведение и хранение. Однако сведения о трудовой деятельности по запросу работника работодатель обязан будет выдать и на бумажном носителе и в электронном виде в определенные сроки:
- не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника в случае, если это было сделано в период работы;
- и в день увольнения.
Соответственно при трудоустройстве к новому работодателю полученную информацию работник должен будет передать в распечатанном виде или же в цифровом, но подписанную электронной подписью. За непредставление работодателем запрошенных сведений предусмотрена административная ответственность.
Выбрана бумажная трудовая книжка или отсутствует ответ на уведомление
В таком случае работодатель обязан вести и трудовую книжку на бумажном носителе, и передавать сведения в Пенсионный фонд до того момента, пока работник не выберет электронный вариант.
Подводя итог всему вышеизложенному, можно сделать вывод, что работодателю в оставшийся период времени необходимо:
- установить программное обеспечение для передачи сведений в Пенсионный фонд, если таковое отсутствует;
- зарегистрировать корпоративный адрес электронной почты, на который работники будут направлять запросы о предоставлении им сведений о трудовой деятельности, что предусмотрено статьей 66.1 ТК РФ;
- провести анализ внутренних локальных нормативных актов, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками, в частности, дополнить их положениями, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и постепенным отказом от бумажных трудовых книжек;
- разработать и утвердить формы уведомлений работников о переходе на электронные трудовые книжки и заявления сотрудников, которые сделают свой выбор в пользу ведения бумажных трудовых книжек.
