Выплата аванса: от оформления до учета

Как известно, компания должна выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц. Часть, которую выдают по итогам первой половины месяца, называют аванс. Какие документы нужно составить при его перечислении? Как проводки в бухгалтерском учете зависят от способа выплаты аванса? И нужно ли уплачивать с его суммы НДФЛ и страховые взносы? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

Выдачу аванса оформляйте теми же документами, что и выплату собственно зарплаты. Перечень документов, которые нужно оформить при выплате аванса, зависит от способа его выдачи: наличными деньгами, в натуральной форме или перечислением на счет сотрудника в банке.

При выплате аванса наличными деньгами ведомость по форме № Т-49 не составляйте. Эта форма предназначена для учета начислений, выплат и удержаний за полный месяц (форма № Т-49 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). А аванс выплачивают только за часть месяца. Поэтому выдачу аванса наличными деньгами оформляйте ведомостью по форме № Т-53 или расходными кассовыми ордерами по форме № КО-2.

Сумма выплаченного аванса не является расходом (п. 3 ПБУ 10/99).

При выплате аванса наличными деньгами сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 50

– выплачен аванс из кассы.

Перечисление аванса на счет сотрудника в банке отразите проводками:

Дебет 76 Кредит 51

– переведены деньги в счет выплаты аванса по зарплате;

Дебет 70 Кредит 76

– перечислены банком деньги на зарплатные карты сотрудников.

При перечислении аванса на индивидуальный счет сотрудника сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 51

– перечислен зарплатный аванс сотруднику отдельным платежным поручением.

При выдаче аванса готовой продукцией или товарами (работами, услугами) сделайте проводки:

Дебет 70 Кредит 90 субсчет «Выручка»

– отражена выручка от передачи готовой продукции (товаров, работ, услуг) в счет аванса по зарплате;

Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 43 (41, 20)

– списана стоимость готовой продукции (товаров, работ, услуг), передаваемой в счет аванса по зарплате;

Дебет 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— начислен НДС при реализации готовой продукции.

Заметим, что вопрос о том, облагается ли НДС передача на территории РФ готовой продукции (товаров, работ, услуг) работнику в счет натуральной оплаты труда, является спорным в связи с наличием противоположных судебных решений по этой проблеме. В некоторых случаях суды приходят к выводу, что оплата труда в натуральной форме не является объектом налогообложения по НДС, поскольку эта операция не является реализацией по смыслу статьи 146 НК РФ (Определение ВАС РФ от 11.06.2008 № 7333/08, постановление ФАС Уральского округа от 18.02.2011 № Ф09-11558/10-С2).

Передачу прочего имущества (основных средств, материалов, полуфабрикатов) в счет аванса отразите следующим образом:

Дебет 70 Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»

– отражена выручка от передачи прочего имущества в счет выплаты аванса;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 01 (10, 21)

– списана стоимость прочего имущества, передаваемого в счет аванса по зарплате;

Дебет 01 субсчет «Выбытие объектов основных средств» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»

— отражено списание первоначальной стоимости объекта основных средств, передаваемого работнику в счет аванса по заработной плате (при передаче в счет выплаты аванса основных средств);

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»

— списана амортизация выбывающего объекта основных средств (при передаче в счет выплаты аванса основных средств);

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 01 субсчет «Выбытие объектов основных средств»

— отражено списание остаточной стоимости объекта основных средств (при передаче в счет выплаты аванса основных средств);

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— начислен НДС с выручки от реализации имущества (основного средства, материалов, полуфабрикатов).

Обратите внимание: доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (абз. 6 ст. 130, ч. 2 ст. 131 ТК РФ).

НДФЛ нужно рассчитывать по итогам месяца, за который начислены доходы (п. 3 ст. 226 НК РФ). А удержать его надо в момент выплаты сотруднику дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Датой получения дохода в виде зарплаты признается (п. 2 ст. 223 НК РФ):

Пока одна из указанных выше дат не наступит, определить сумму налогооблагаемого дохода нельзя. Поэтому при выплате аванса НДФЛ удерживать не нужно (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Страховые взносы. Не надо уплачивать с авансов и взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что страховые взносы начисляются в последний день месяца по итогам всех выплат, начисленных в этом периоде (ч. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Взносы на травматизм. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний нужно рассчитать с начисленной зарплаты. Аванс – это только ее часть. И указанные взносы при его выплате не рассчитывают.