Отправить статью или инфоповод

7 ошибок в проектировании офиса, которые мешают сотрудникам работать

7 ошибок в проектировании офиса, которые мешают сотрудникам работать
© Yolk CoWorking/Unsplash

Во время пандемии сотрудники учились создавать удобные рабочие места дома. После возвращения в привычные офисы требования к пространству, где они находились большую часть дня, стали выше. Проектирование помещений стало актуальным для руководства: правильно разработанный интерьер повышает продуктивность сотрудников и способствует развитию компаний. Роман Андриянов, основатель архитектурного бюро Skaträ, рассказал, каких ошибок можно избежать при проектировании офиса, чтобы сделать пространство комфортным для работы.

Основатель архитектурного бюро Skaträ

Ошибка 1. Выбрать фиксированную планировку, которую нельзя изменить

Большинство офисов и бизнес-центров, например, уровней В и С, предлагают готовые планировки с коридорами и кабинетами. Фиксированные дизайн-решения ограничивают работу с пространством: компания-арендатор не учитывает пожелания сотрудников и не подстраивает комнаты под их нужды.

Место под офис остается гибким и разнообразным, когда его можно сделать под себя и быстро менять планировку. В таких случаях его проще оформить под задачи бизнеса и сделать эффективным для сотрудников, клиентов и партнеров, которые придут к вам в офис на деловую встречу.

Достойный вариант — это просторный офис, где я бы выделил несколько зон. К примеру, ресепшен, места каждой команды или отдела, пространство для отдыха, переговорки. Связать все это поможет логичная система навигации: переходы между разными частями и указатели на уровне глаз. Система переходов должна корректно вести из одного отдела в другой.

Если сотрудникам негде проводить переговоры, обедать или болтать в перерывах, придется делать это за компьютерными местами. Тем, кто погружен в процесс, будут мешать лишние звуки и запахи — уровень недовольства у сотрудника вырастет и вот он уже хочет перебраться на удаленку. Аналогичная история происходит с переговорами: если команде негде обсудить квартальный отчет или новую стратегию, она будет собираться за рабочими столами и мешать разговорами коллегам.

Чтобы не превращать общее рабочее пространство в место для дебатов, для долгих обсуждений выделяют отдельные площадки с естественным освещением и минимальными отвлекающими элементами. Без яркого оформления и множества деталей проще сосредоточиться на деле и понять друг друга.

Ошибка 2. Установить слабое освещение

На общую продуктивность и настроение сотрудников влияет освещение. Обычно ошибки с ним поправляют уже после начала аренды или окончания ремонта офиса, но и здесь ваша компания может сберечь финансы.

Еще на проектном этапе следим за деталями: вместо точечных светильников на столах направляем общий свет и выбираем удачные световые схемы для стен. Темные оттенки или широкие панели лучше осветить дополнительно: так глаз «увеличит» пространство и почувствует себя комфортнее.

При проектировании острова — нескольких столов в кабинете — трекерные светильники нужно расположить в 20 см от края стола: так свет будет попадать ровно на руки сотрудника и клавиатуру. Если треки установить ближе или дальше, свет будет мешать глазам или освещать компьютер.

Поддерживает зонирование и теплота света. К примеру, при мощности в 4000–4500К мозг работает наиболее продуктивно, а при более низких показателях начинает расслабляться и отвлекаться на детали. Получается, что холодные оттенки — более высокие по значению — стоит использовать для рабочих зон, теплые — для зон отдыха, нейтральные — для кабинетов и переговорных залов.

Ошибка 3. Поставить розетки до расположения мебели

Клиенты часто думают, что расстановка столов и кресел остается последней задачей в списке. Я обратился бы к ней в первую очередь: так можно узнать, какое оборудование нужно подключить каждому и уже затем начертить план. Зная точное число техники и потребности сотрудников, не получится купить лишнего или заставить пространство хламом. Если задуматься о расположении электрики, техники и мебели заранее, то удастся позаботиться об эргономике помещения — удобных условиях для работы.

Понимая, чем пользуется сотрудник — ноутбуком, принтером, светильником — получится эффективно распределить количество розеток и выбрать место их расположения. К основному количеству решитесь добавить еще пару запасных вариантов для подключения электричества: сотрудники смогут заряжать телефоны или настраивать дополнительное оборудование. Пара лишних розеток значительно не увеличит бюджет, зато поможет избежать проблем в будущем при перестановках оборудования или появлении новых сотрудников.

Важно, чтобы люди комфортно передвигались в пространстве друг к другу, не спотыкались и не падали. Поэтому розетки можно встроить в стены, а удлинители разместить под столами или на них ради безопасности. Для столов, расположенных в центре open space, розетки аккуратно прячут в пол.

Ошибка 4. Отказаться от систем хранения

Атмосферу бардака создают офисные и личные вещи, для которых сотрудники не находят места. Чтобы избежать такой ситуации, запросите у сотрудников примерный объем для хранения документов и вещей: так будет понятно, сколько шкафов нужно руководителю отдела и какие папки каждый день пригодятся менеджеру. Ошибки, связанные с системами хранения, команды обнаружат в первые дни активной работы, а исправлять их в процессе — довольно затратное занятие.

Без опроса сотрудников остается риск купить лишнего — бесполезные стеллажи, которые либо будут захламляться бумагами, либо оставаться пустыми.

Не забудьте предусмотреть бюджет для гардеробной: зимой в офисе не будет грязи, а рабочие места сохранят в порядке и чистоте без обилия лишних вещей. Добавить стоит и системы хранения для остальных личных вещей. К примеру, если сотрудник едет работать после занятия фитнесом, ему нужно где-то оставить спортивные сумки.

Стоит учитывать сферу компании и связанные с ней особенности. Например, если вы работаете в IT-секторе, скорее всего вам понадобятся отдельные комнаты для серверных, специальные системы охлаждения и кондиционирования, системы безопасности.

Здесь важно понимать, что любая техника требует сухого и безопасного пространства, где ее тяжелее сломать и потерять все данные. Отдельного внимания заслуживают функциональные пространства вроде серверных, которым по незнанию часто отводят дешевые подвалы. Такие системы хранения требуют детальной проработки: сухое помещение, прочность перекрытий и высокий уровень напряжения. Запросы лучше заранее согласовать с техническим отделом и вместе оценить помещение на старте планировки.

Ошибка 5. Отказаться от тихих зон и звукоизоляции

Ошибочный сценарий — пропустить в плане звукоизоляцию офиса или обустройства тихих зон. Когда в плохо изолированной переговоре ведут важные разговоры о контрактах или закупках, а в соседней комнате — перерыв и игры в Fifa, сделка может не состояться.

Сделать шумоизоляцию всего офиса сразу — дорогая история. Поэтому я прежде всего обратил внимание на переговорке. Здесь особенно важно отсутствие шума и высокого уровня слышимости.

Нужно понимать, что некоторым людям удобнее работать в полной тишине: так проще сосредоточиться и погрузиться в процессы. Если сделать абсолютную тишину внутри кабинетов не получается, то можно организовать отдельные акустические кабины. Там, где спрятавшегося сотрудника не смогут увидеть или услышать другие.

Ошибка 6. Выбрать нерегулируемую мебель

Обустройство офиса — недешевая задача. До закрытия IKEA большинство закупали мебель именно там: это стандартный набор, минимализм и широкий выбор.

Проблема в том, что часть мебели в офисе может не регулироваться под потребности сотрудников. Не скажу, что это серьезная ошибка, которая полностью остановит работу команды, но в перспективе может плохо сказаться на продуктивности и самочувствии сотрудников.

Поэтому мы рекомендуем по финансовым возможностям приобретать мебель, которую можно подстроить под себя. К примеру, стал чаще замечать, что многим людям нравится работать стоя.

Вообще, регулируемая мебель в офисе — показатель заботы о сотрудниках и статусности. Не каждый руководитель может позволить себе такое удовольствие.

Ошибка 7. Слепо доверять имиджевому стилю

Стереотип о том, что офис компании обязательно нужно оформить в фирменных цветах, еще сохраняется. Стартапам вменяют яркий творческий стиль, а многолетним техническим корпорациям — сухой и сдержанный дизайн. Сейчас на первый план выходит функциональность офиса: важно не производить впечатление и создавать «вау-эффект», а объединять команду для продуктивной работы.

Для удачного результата отталкиваться стоит от задач пространства: кто планирует в нем работать, какими будут тематические зоны и какие оттенки выберут для цветовой гаммы. Если у вашей компании яркий фирменный стиль или логотип, рекомендую органично вписать их с помощью дизайнерских решений и тем самым сделать акцент, а для рабочих зон оставить нейтральные оттенки. Кричащие и насыщенные цвета в интерьере создают фоновое напряжение для нервной системы сотрудников и мешают им концентрироваться на задачах.

Теперь в офисах чаще встречается скандинавский минимализм, современный хай-тек или скромный лофт: так проще создать удобные залы, которые не будут отвлекать сотрудников.

Вывод

Дизайн офиса напрямую влияет на успешность процесса: он может менять настроение и уровень напряжения сотрудников, помогать удачно проводить переговоры и отдыхать в специально отведенных зонах.

Недооценивать влияние пространства на работу команды — ключевая ошибка при планировке офиса. Советую уделить этому больше внимания на старте, когда обсуждение проекта только началось.

Поговорите с командой и каждым отделом, так получится определить запросы и важные детали для сотрудников. Отталкиваясь от их потребностей, можно приступать к планированию: технической части, инфраструктуре, оборудованию и закупке мебели.

Выбирайте для офиса свободные пространства, доступные для перестановок, и выделяйте в них тематические зоны, исходя из функциональных задач. Особое внимание отведите освещению, чтобы задать общее настроение.

Важной детализации требуют и масштабные системы хранения, гардеробные, зоны отдыха и — неожиданно — розетки. Скромные детали, как кажется на первый взгляд, оказывают большое влияние на командную атмосферу и удобство. Поэтому в процессе могут повлечь высокий уровень затрат на ремонт.

Сделайте ставку на спокойный и светлый интерьер: он помогает сфокусироваться, сохранять концентрацию длительное время и оставаться сдержанным в стрессовых ситуациях. Акцент с фирменных ярких цветов сместите на функциональную задачу пространства.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: