Прислать статью

Что такое система в бизнесе?

Поделиться
0
Что такое система в бизнесе?
Владелец компании Evolution Management

Часто для стабильного роста бизнесу не хватает системности, ясной схемы управления и выполнения задач. Евгений Фролов, владелец компании Evolution Management, рассказывает о важности построения системы в бизнесе и объясняет, как сделать первые шаги на пути к ее созданию: как определить функционал сотрудников, ответственных, параметры оценки и многое другое

Система в бизнесе обеспечивает порядок, правильное и быстрое выполнение работы. Не секрет, что бизнес — это, в первую очередь, люди. Значит, для построения системы нужно управлять людьми, которые выполняют задачи, и сделать так, чтобы они выполняли работу последовательно и давали стабильный результат. Но человек — не машина. Как можно систематизировать его деятельность?

Системность появляется, когда описаны и понятны все основные функции, задачи и связи, когда сотрудники их понимают. Когда есть описанные правила работы, и сотрудники их придерживаются, мы получаем системный бизнес. У каждого бизнес-процесса есть свои функции, как с кофемашиной. Есть насос, который подает воду в машину. Дальше в самой машине вода нагревается до нужной температуры с помощью тэна (трубчатого электронагревателя). Горячая вода под высоким давлением протекает сквозь капсулу с молотым кофе. И далее уже готовый ароматный напиток вытекает в чашку.

Если на одном из этапов произойдет сбой — кофе приготовлен не будет. Аналогичная ситуация в любом бизнесе.

Ниже — пример нескольких шагов в общем процессе систематизации бизнеса.

1. Определите функционал


Как и в примере с кофемашиной, нужно понимать функции, которые должны выполняться для достижения результата. Для начала выпишите на лист бумаги все функции, которые выполняются в вашем бизнесе прямо сейчас, начиная с найма сотрудников и продаж, заканчивая получением отзыва клиента.

Затем перепишите в правильной последовательности то, что делается с самого начала (например, взять ТЗ у клиента), и то, что делается на каждом следующем шаге взаимодействия с клиентом и работы над проектом вплоть до конечного результата.

В процессе упорядочивания функций вы вспомните многие этапы работы, про которые забыли вначале.

2. Определите продукт


В результате выполнения каждой функции должен получаться какой-то результат, продукт. Нужно максимально четко и просто написать, что должно получаться в результате. Это ляжет в основу показателей, по которым будет производиться оценка эффективности работы. На листке бумаги напишите возле каждой функции конкретный продукт.

3. Определите ответственных


За выполнение каждой функции и за результат должен кто-то отвечать. Сотрудники вашей компании должны понимать, что конкретно они должны делать и какого результата достигать. А вы обязаны знать, с кого спрашивать за невыполнение задач.

Поэтому под каждой функцией и результатом запишите имя ответственного за ее выполнение.

4. Определите показатели для измерения


Обязательно в числах. Для маркетинга — показатели в количестве заявок. Если это финансы — в материально-денежных активах. Эффективность найма можно измерять в количестве собеседований и сотрудниках, прошедших стажировку или тестовый период. Если продажи… ну, тут все понятно.

5. Установите контроль


Важно, чтобы вся отчетность была в одном месте и вы могли в реальном времени отслеживать прогресс по той или иной задаче, клиенту, поставщику и другим маркерам.

Это могут быть гугл-таблицы, crm-система или task-менеджер. Главное, чтобы у вас была возможность просматривать результаты и отчеты о выполнении задач.

Конечно, в тексте все выглядит гораздо проще, чем есть на самом деле. Потому что вам придется потратить время и силы на разговоры с сотрудниками. А еще больше времени на то, чтобы добиться ведения отчетности. Но оно того стоит.

Когда у вас есть пошаговая технология работы в компании и показатели измерения эффективности каждого шага, вы сможете отслеживать всю цепочку и работать на уровне бизнес-процессов, а не отдельных задач.

Это только небольшая часть систематизации, но уже с установленным контролем над выполнением регулярных задач владелец бизнеса вздохнет с облегчением. Теперь он будет точно понимать, на каком этапе работа, какие результаты достигнуты и что будет делаться дальше.

Систематизация бизнеса, в первую очередь, реализуется через четкую систему управления персоналом. Для того, чтобы полностью систематизировать бизнес, понадобится куда больше работы. Полный список этапов систематизации выглядит следующим образом:
  • Система управления финансами владельцем (рассчитана точка безубыточности, установлен контроль над финансовыми показателями компании);
  • Организационная структура компании (прописана структура компании со всеми отделами, департаментами, должностями, функциями и продуктом каждого подразделения и отдельного сотрудника);
  • Система описания должностных обязанностей (подробно описан функционал и ожидаемый результат для каждой должности);
  • Система ввода нового сотрудника в должность (подготовлен пакет документов для знакомства с компанией, продуктом и функциями, а также тестовые задания для стажировки);
  • Система коммуникаций и передачи сообщений внутри компании (правила письменной коммуникации по электронной почте, правила ведения отчетности);
  • Система показателей (установлены показатели, на основании которых ведется измерение эффективности работы);
  • Планирование (технология ежедневного, еженедельного, тактического и стратегического планирования);
  • Координационные мероприятия (технология и порядок проведения собраний, совещаний и координаций).
После внедрения этого комплекса бизнес становится системным, а владелец получает возможность выйти на уровень стратегического управления на основе тех же измеримых показателей. Но уже не на уровне отдельных бизнес-процессов, а на уровне деятельности всей компании и главного бизнес-процесса.
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Следите за деловыми новостями на нашем канале в Google Новости
Поделиться
0
Владелец компании Evolution Management
1 комментарий
Гридин Константин
02 ноября в 11:29
Евгений, большое спасибо за статью. Такие статьи помогают сэкономить время и нервы. Осталось убедить в этом директоров:)
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.