Что такое система в бизнесе?

Система в бизнесе обеспечивает порядок, правильное и быстрое выполнение работы. Не секрет, что бизнес — это, в первую очередь, люди. Значит, для построения системы нужно управлять людьми, которые выполняют задачи, и сделать так, чтобы они выполняли работу последовательно и давали стабильный результат. Но человек — не машина. Как можно систематизировать его деятельность?

Системность появляется, когда описаны и понятны все основные функции, задачи и связи, когда сотрудники их понимают. Когда есть описанные правила работы, и сотрудники их придерживаются, мы получаем системный бизнес. У каждого бизнес-процесса есть свои функции, как с кофемашиной. Есть насос, который подает воду в машину. Дальше в самой машине вода нагревается до нужной температуры с помощью тэна (трубчатого электронагревателя). Горячая вода под высоким давлением протекает сквозь капсулу с молотым кофе. И далее уже готовый ароматный напиток вытекает в чашку.

Если на одном из этапов произойдет сбой — кофе приготовлен не будет. Аналогичная ситуация в любом бизнесе.

Ниже — пример нескольких шагов в общем процессе систематизации бизнеса.

Как и в примере с кофемашиной, нужно понимать функции, которые должны выполняться для достижения результата. Для начала выпишите на лист бумаги все функции, которые выполняются в вашем бизнесе прямо сейчас, начиная с найма сотрудников и продаж, заканчивая получением отзыва клиента.

Затем перепишите в правильной последовательности то, что делается с самого начала (например, взять ТЗ у клиента), и то, что делается на каждом следующем шаге взаимодействия с клиентом и работы над проектом вплоть до конечного результата.

В процессе упорядочивания функций вы вспомните многие этапы работы, про которые забыли вначале.

В результате выполнения каждой функции должен получаться какой-то результат, продукт. Нужно максимально четко и просто написать, что должно получаться в результате. Это ляжет в основу показателей, по которым будет производиться оценка эффективности работы. На листке бумаги напишите возле каждой функции конкретный продукт.

За выполнение каждой функции и за результат должен кто-то отвечать. Сотрудники вашей компании должны понимать, что конкретно они должны делать и какого результата достигать. А вы обязаны знать, с кого спрашивать за невыполнение задач.

Поэтому под каждой функцией и результатом запишите имя ответственного за ее выполнение.

Обязательно в числах. Для маркетинга — показатели в количестве заявок. Если это финансы — в материально-денежных активах. Эффективность найма можно измерять в количестве собеседований и сотрудниках, прошедших стажировку или тестовый период. Если продажи… ну, тут все понятно.

Важно, чтобы вся отчетность была в одном месте и вы могли в реальном времени отслеживать прогресс по той или иной задаче, клиенту, поставщику и другим маркерам.

Это могут быть гугл-таблицы, crm-система или task-менеджер. Главное, чтобы у вас была возможность просматривать результаты и отчеты о выполнении задач.

Конечно, в тексте все выглядит гораздо проще, чем есть на самом деле. Потому что вам придется потратить время и силы на разговоры с сотрудниками. А еще больше времени на то, чтобы добиться ведения отчетности. Но оно того стоит.

Когда у вас есть пошаговая технология работы в компании и показатели измерения эффективности каждого шага, вы сможете отслеживать всю цепочку и работать на уровне бизнес-процессов, а не отдельных задач.

Это только небольшая часть систематизации, но уже с установленным контролем над выполнением регулярных задач владелец бизнеса вздохнет с облегчением. Теперь он будет точно понимать, на каком этапе работа, какие результаты достигнуты и что будет делаться дальше.

Систематизация бизнеса, в первую очередь, реализуется через четкую систему управления персоналом. Для того, чтобы полностью систематизировать бизнес, понадобится куда больше работы. Полный список этапов систематизации выглядит следующим образом:

После внедрения этого комплекса бизнес становится системным, а владелец получает возможность выйти на уровень стратегического управления на основе тех же измеримых показателей. Но уже не на уровне отдельных бизнес-процессов, а на уровне деятельности всей компании и главного бизнес-процесса.