Скопировать ссылку
Часто руководители распределяют задачи между подчиненными, но получают плохой результат. Проблема может быть в том, что некоторые руководители забывают о главном правиле делегирования: задача — это проблема, решение которой сотрудник должен предложить сам, а не приказ.
Ниже несколько советов, которые помогут избежать недопонимания с сотрудниками при делегировании задач.
Ставьте четкие дедлайны
Чтобы задачи сдавались в срок, сотрудник должен понимать, когда следует завершить работу, а когда показать промежуточный результат.
Распространенная путаница: начальник просит сделать отчет до четверга. Подчиненный решил, что крайний срок — вечер четверга, а руководитель требует работу уже утром. Ошибка руководителя в данном случае в том, что он не поставил четкий срок выполнения задачи, а сотрудник не уточнил дедлайн.
Трекеры задач помогут не запутаться в сроках руководителю и подчиненным. Мы в «Логомашине» активно пользуемся сразу несколькими сервисами: в AmoCRM отслеживаем сделки, а в Asana менеджеры распределяют загруз дизайнеров.
Давайте сотруднику возможность ошибаться
Бывает так: сотрудник не справляется с задачей, менеджер решает ничего больше не делегировать. Это неправильно, поскольку в начале ошибается каждый, и руководителю важно проявить терпение, указать на ошибки, а не делать все самому.
Чтобы ошибок становилось меньше, не забывайте давать обратную связь с разбором задачи. Так сотрудник в следующий раз не совершит простые ошибки, а вы потратите меньше времени на проверку. Если каждый раз просто констатировать провал в работе сотрудника, можно привести человека к выгоранию и отбить желание развиваться. В лучшем случае нужно будет в срочном порядке искать замену уволившемуся сотруднику, а в худшем объяснять клиентам, почему проект не укладывается в сроки.
Дайте сотруднику время на выполнение задачи
Некоторые руководители ставят сотруднику задачу, а потом каждые двадцать минут спрашивают: «а скоро будет готово?», «а сейчас готово?» Это не делает работу быстрее, а только раздражает подчиненного и отвлекает от работы.
Лучше сразу установите сроки, когда ответственный должен будет показать часть работы. Дайте возможность сотруднику самому решить проблему в рамках дедлайна. Тогда сотрудник станет самостоятельным, и вам не придется его постоянно контролировать.
«По хреновому ТЗ — результат ХЗ»
Если вы не хотите, чтобы к вам постоянно обращались с вопросом: «Я хочу узнать, правильно ли я…», расписывайте задачи подробно. Без подробного задания сотрудник выполнит его неправильно.
Вот несколько правил, которые помогают менеджерам «Логомашины» ставить задачи начинающим дизайнерам:
- Распишите задание по пунктам, чтобы сотрудник не упустил важные моменты. Уточните значение сложных терминов, если они есть.
- Покажите пример выполнения аналогичной задачи: визуальная информация воспринимается лучше.
- Дайте ему возможность задать уточняющие вопросы.
- Предоставьте все информационные и материальные ресурсы, а также контакты людей, которые смогут помочь сотруднику.
- Не забывайте давать обратную связь.
Убедитесь, что сотрудник понял задачу
Человек может понять ваши слова по-своему и сделать работу неверно. Попросите сотрудника пересказать задание своими словами и рассказать, в какой последовательности будет его выполнять.
Задавайте дополнительные вопросы: «что должно получиться в результате?», «что тебе понадобится для выполнения задачи?», «к кому обращаться с вопросами?» Если подчиненный смог объяснить вам, в чем заключается задача, он с большей вероятностью сделает ее правильно.
При удаленной работе используйте голосовые сообщения и запись экрана
Многие предприниматели при переходе на удаленный формат работы замечают, что сотрудники начинают работать хуже. Многим тяжело сконцентрироваться дома: отвлекают близкие, без коллектива не чувствуется рабочая атмосфера. Вот несколько способов, как сохранить коммуникацию на удаленке:
- Объяснять задачи голосовыми сообщениями. Несмотря на то, что многих людей голосовые сообщения раздражают, в работе они помогают избежать недосказанности, так как в текстовой задаче могут стираться важные моменты.
- Инструкции упростят постановку типовых задач и помогут новым сотрудникам быстро понять, какой результат хочет увидеть руководитель. Есть множество сервисов, которые помогают пояснять задачи. Мы в «Логомашине» пользуемся Loom: это сервис, с помощью которого можно вести запись экрана и одновременно объяснять задачу. Лучше потратить десять минут в начале дня на запись экрана, чем два часа в конце дня на правки.
Заключение
Делегирование дает не только больше времени руководителю на решение стратегических вопросов, но и возможность роста сотрудникам, которые в дальнейшем смогут выполнять работу самостоятельно. Новые задачи — это полезный опыт, который повысит скилы специалистов и сделает их более ответственными. Здесь я привел примеры задач, которые следует делегировать, чтобы повысить эффективность работы:
- Рутинная работа. У руководителя в приоритете стоит разработка бизнес-стратегий, поэтому отправку сообщений партнерам, уточняющие звонки или составление отчетов лучше делегировать. Для начинающего специалиста это новый опыт и возможность научиться брать ответственность за свою работу.
- Срочные дела. Форс-мажоры случаются всегда: например, ваш секретарь мог перепутать даты и назначить на одно время встречу с партнером и собеседование нового сотрудника. В таком случае можно попросить своего коллегу провести интервью вместо вас.
- Узкоспециализированная работа. Некоторые сотрудники могут разбираться в какой-либо области лучше руководителя, и это нормально. В таких случаях можно смело делегировать задачу и быть уверенным в результате.
- Сбор и анализ информации. Выполнение такой работы помогает в решении стратегических задач компании. Однако само исследование рынка конкурентов и составление таблиц с контактами потенциальных партнеров — долгий процесс, его лучше делегировать.
