Скопировать ссылку
Вот и подошел к концу наш первый год с электронными трудовыми книжками. Чиновники не раз подчеркивали, что 2020 год — переходный, и переход этот завершится к 2021 году. В статье объясняю, что нужно успеть сделать до конца года, и что изменится в следующем году.
1. Письменно уведомить работников
Напоминание для опоздавших: постановление правительства РФ от 19 июня 2020 года № 887 предписывало работодателям уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с электронными трудовыми книжками (официально — «формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). Также каждого работника надлежало уведомить о его праве сделать выбор между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или переходом на электронную книжку (официально — «предоставление работнику работодателем сведений о трудовой деятельности»). Лучше поздно, чем никогда — если забыли или не успели уведомить работников до 31 октября, сделайте это хотя бы до конца года, так будет больше шансов избежать штрафа от контрольно-надзорных инстанций.
Правительство пошло на уступки работодателям в плане способа уведомления. Если изначально закон от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ недвусмысленно предусматривал письменную форму уведомления, то постановление № 887 уточнило: «При этом способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа)». То есть работников, пережидающих пандемию на удаленке, можно уведомлять и по электронной почте, если вы предусмотрите такой способ в специальном приказе, распоряжении или отдельном положении.
2. Внести изменения в локальные нормативные акты
Та же связка ФЗ № 439 и постановления № 887 предписывает работодателям внести необходимые изменения в локальные нормативные акты (ЛНА), соглашения, коллективные договоры. Очевидно, речь о разделах про работу с трудовыми книжками. Их надо дополнить фразами о «сведениях о трудовой деятельности» в электронном виде.
Не стоит забывать и об уведомлениях из предыдущего пункта: как уже говорилось, если хотите рассылать их по e-mail, а не собирать бумажные подписи, обязательно закрепите соответствующий порядок в ЛНА.
А еще рекомендуется создать специальный электронный адрес, на который работники могли бы направлять заявления о выдаче им сведений по форме СТД-Р (неофициально можно считать такую форму выпиской из электронной трудовой книжки). И разработать порядок направления и обработки таких заявлений, разумеется. Все это также имеет смысл прописать в ЛНА.
3. Собрать с работников заявления
Согласно пункту 2 статьи 2 ФЗ № 439, каждый работник в срок до 31 декабря 2020 года должен подать работодателю письменное заявление о ведении бумажной книжки либо о переходе на «сведения». Собственно, именно это и следовало донести до работников в уведомлении, о котором мы говорили выше. Не подавшие заявление считаются выбравшими бумажную книжку, хотя в будущем за ними и сохраняется возможность в любой момент перейти на электронную (в обратную сторону это не работает). Именно об этом и не мешает лишний раз напомнить таким «молчунам».
Установленной формы заявления о выборе книжки (как и установленной формы уведомления из пункта 1 выше) не существует, поэтому вы вправе разработать свои шаблоны или воспользоваться готовыми. Например, вот этими.
4. Выдать на руки бумажные книжки
Тем работникам, кто подал заявление о переходе на «сведения», надлежит выдать на руки бумажную книжку с соответствующей записью (пункт 3 статьи 2 ФЗ № 439). К сожалению, закон ничего не говорит о сроках ее выдачи. Зато Минтруд высказывался об этом трижды, каждый раз меняя свою точку зрения в зависимости от времени года (письма Минтруда от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150, от 13 марта 2020 года № 14-2/В-260, от 12 августа 2020 года № 14-2/ООГ-12933): либо в день подачи работником заявления, либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи. Некоторые работодатели, видя такую непоследовательность и памятуя о переходном характере 2020 года, решили не спешить с выдачей бумажных книжек работникам, пожелавшим перейти на электронные. Все же представляется, что переносить выдачу бумажных книжек на 2021 год не стоит: если работник подал соответствующее заявление, то лучше вручить ему бумажную книжку в возможно более короткий срок.
Кстати, и срок, и порядок выдачи можно закрепить в ЛНА (вот еще один повод привести их в порядок) во избежание вопросов со стороны контрольно-надзорных органов. Старые бумажные книжки лучше оставить в старом году.
5. Сообщать о приемах и увольнениях на следующий день
В 2020 году срок подачи работодателем в Пенсионный фонд (ПФР) сведений по форме СЗВ-ТД (то самое «формирование электронных трудовых книжек») варьировался в зависимости от кадрового события:
- о приемах и увольнениях надлежало сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (постановление правительства РФ от 26 апреля 2020 года № 590);
- обо всех остальных событиях — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место событие (пункт 2.5 статьи 11 закона от 1 апреля 1996 года № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте…»).
Упомянутое постановление № 590 прекращает действие 31 декабря 2020 года, но это не повод сообщать о приемах и увольнениях по общей «замедленной» схеме: с 1 января 2021 года вступает в силу требование подпункта 2 пункта 2.5 статьи 11 ФЗ № 27, которым для приемов и увольнений вновь устанавливается тот же сжатый срок «не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа».
Кстати, не забудьте приказом назначить ответственного за подачу СЗВ-ТД в ПФР и внести соответствующие обязанности в его должностную инструкцию (с согласия работника). Это может быть как работник, уже отвечающий за бумажные трудовые книжки, так и другое лицо.
6. Сформировать списки тех, у кого не было кадровых изменений
К концу 2020 года следует задуматься о тех работниках, по которым вы еще ни разу не подавали форму СЗВ-ТД, потому что у них просто не было кадровых событий. Если у них по-прежнему не будет событий и в январе 2021 года, то не позднее 15 февраля по ним все равно надо будет подать СЗВ-ТД, включив туда сведения о кадровом событии, актуальном на 1 января 2020 года. Точно так же, как это делалось это при первоначальной подаче СЗВ-ТД на работников, у которых кадровые события в 2020 году все же были.
Данная обязанность прямо прописана в подпункте 1 пункта 2.5 статьи 11 ФЗ № 27. Имеет смысл подготовиться к подаче данных заранее.
Кстати, на официальном сайте ПФР доступна к скачиванию небольшая программка, позволяющая до отправки СЗВ-ТД проверить ее на наличие ошибок. Подробный мануал также имеется.
7. Внести изменения в форму СЗВ-ТД
ПФР собирается внести изменения как в саму форму СЗВ-ТД, так и в порядок ее заполнения:
- появится графа «сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь»;
- исчезнет графа «отчётный период»;
- в табличной части формы появится графа «Работа в районах Крайнего Севера/ Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера»;
- графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения, при этом в ней надо будет указывать код не из профстандарта, а из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (принят и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 года № 2020-ст).
Формально соответствующее постановление правления ПФР, фиксирующее упомянутые изменения, находится на регистрации в Минюсте и еще не принято, но шансы его принятия до Нового года очень велики. Предполагается, что изменения вступят в силу с 1 января 2021 года. Если это произойдет, не забудьте обновить используемые формы и программное обеспечение.
8. Сразу переводить на «сведения» впервые трудоустроенных
Если после 1 января 2021 года соискатель устраивается на работу впервые в жизни, он обрекается на безальтернативное ведение электронной трудовой книжки. Никаких заявлений он при этом подавать не должен, и бумажная книжка на него не оформляется (пункт 8 статьи 2 ФЗ № 439).
В качестве послесловия следует отметить, что с 1 января 2021 года вступает в силу часть 2 статьи 15.33.2 КоАП, согласно которой ошибки в СЗВ-ТД, а также нарушение сроков подачи сведений влекут предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Следует усилить бдительность и аккуратней походить к вопросам отчетности.
