Отправить статью или инфоповод

Электронные трудовые книжки: что стоит помнить работодателю

Электронные трудовые книжки: что стоит помнить работодателю
© Вероника Землянникова

В 2020 году начался переход сотрудников на электронные трудовые книжки. Теперь все данные о повышении, увольнении или приеме на работу передаются напрямую в ПФР и хранятся на серверах. Привычная трудовая в виде бумажного документа будет лишь подтверждать данные о трудоустройстве до 2020 года. Сотрудников нововведение ни к чему не обязывает, а вот у работодателей появляется несколько новых обязательств. О том, как соблюсти требования и почему электронные трудовые лучше бумажных, рассказывает HR Generalist национальной системы бронирования Bronevik.com Ксения Коскова.

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это обширная база данных, в которой хранятся все данные о работе человека. Они оперативно передаются работодателями в ПФР и там хранятся под надежной защитой. Электронная трудовая книжка позволяет сотрудникам в любое время получить доступ к своим данным через Кабинет страхователя или Личный кабинет гражданина на портале Госуслуг. Из электронной трудовой книжки можно сформировать выписку на бумажном носителе и получить ее у работодателя или в управлении ПФР или МФЦ.

«Плюсы» для работодателей

Во-первых, введение ЭТК позволяет сократить документооборот. Больше не нужно заполнять бумажные книжки или заверять копии.

Во-вторых, больше не нужно нести ответственность за порчу или утерю бумажной трудовой. Персональные данные защищены и не подвержены угрозе внешних факторов. То есть во время проверки Роструд не вынесет предупреждение или штраф за неверное ведение и хранение документации.

«Плюсы» для сотрудников

Переход на ЭТК необязателен. Однако несет в себе немалую пользу для сотрудников. В первую очередь, речь идет об упрощенном доступе к данным. Теперь их можно уточнить или проверить в любое время. Кроме того, работодатель не сможет внести в документ неверные или неточные данные. Также ЭТК упрощают оформление пенсий. Теперь это можно сделать дистанционно. Не нужно собирать бумажный пакет документов и делать несколько копий — все данные объединены в одном месте.

Какие документы запрашивать при приеме на работу?

С 2021 года оформлять трудовую книжку при приеме на работу необходимо лишь в двух случаях:

  • Если для человека это первое трудоустройство.
  • Если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой на предыдущем месте работы.

В ином случае необходимо завести новую трудовую или вписать в имеющуюся сведения о приеме на работу. Независимо от того, на каком месте работы сотрудник откажется от ведения бумажной трудовой, он обязан предоставить ее на новое место работы и показать отметку о прекращении ведения документа, а затем забрать ее на личное хранение. Оформить отказ от бумажной трудовой можно только после того, как трудовые отношения будут правильно оформлены.

Если при устройстве на работу человек заявляет, что не помнит, прекращал ли он ведение бумажного документа, он может самостоятельно запросить в ПФР или у бывшего работодателя справку со сведениями о трудовой деятельности. Новый работодатель не может запросить такой документ, так как персональные данные граждан защищены.

Почему электронная трудовая книжка безопаснее?

Во-первых, хранение персональных данных на бумажных носителях менее безопасно, чем на электронных, так как в первом случае они не застрахованы от утери, порчи, внесения ошибочных данных.

Во-вторых, с переходом на ЭТК с момента трудоустройства и заведения трудовой книжки сотрудника его данные сразу передаются в ПФР. То есть с этого момента не работодатель, а Пенсионный фонд гарантирует сохранность персональных данных. Для этого применяется самое современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как избежать санкций?

Для того, чтобы избежать санкций, необходимо следить за своевременной сдачей отчетов и верным оформлением документации. Безусловно, отличным вариантом страховки станет ведение собственного журнала или реестра, где сотрудники будут расписываться о том, что они ознакомились с изменениями в законодательстве.

От 300 до 500 рублей должен заплатить директор или ответственный сотрудник за не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или допущенную в нем ошибку.

До 50 000 рублей должна при проверке трудовой инспекции заплатить организация, не направившая сотрудникам уведомления о возможности перехода на электронные трудовые книжки до 31 октября 2020 года.

Как сдавать отчеты по новой форме?

Новые требования предусматривают сдачу отчета по форме СЗВ-ТД. В него входят данные по всем сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор (декретницам, иностранным гражданам, сотрудникам на удаленке и другим). Не входят в отчет лишь данные о тех, кто трудоустроен по гражданско-правовым договорам.

В отчет входит:

  • Информация о приеме на работу и занимаемой должности.
  • Данные о переводе на другую постоянную работу (+ занимаемая должность).
  • Сведения об увольнении сотрудника.
  • Информация о присвоении нового разряда, класса, категории, чина.

При изменении любых из вышеперечисленных данных необходимо подать отчет:

  • Не позднее следующего рабочего дня, если сотрудник был принят на работу или уволен.
  • Не позднее 15 числа следующего месяца, если сотрудника перевели на другую работу или он предпочел изменить формат ведения трудовой книжки.

Как проверить отчет перед отправкой?

  • Проверьте, точно ли наименования должностей и структурных подразделений в базе соответствуют указанным в трудовых договорах.
  • Сверьте данные сотрудников на наличие буквы «ё». Написание должно четко совпадать с паспортом или СНИЛС.
  • Проверьте, подписан ли отчет усиленной квалифицированной электронной подписью.

Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно