Скопировать ссылку
Что такое СЭД и зачем она нужна?
Если коротко, то система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое позволяет формировать электронный документ, сохранять его в системе и направлять его контрагентам, а также получать от них.
Частично бизнес-процессы автоматизированы в любой компании с помощью учетной системы бухгалтера, программы «1С». Но внедрение СЭД направлено на разрешение двух глобальных задач: оптимизация обмена всеми документами внутри компании (это актуально для более-менее крупных компаний) и оперативное взаимодействие с партнерами по бизнесу.
Как это работает?
Оба контрагента подключены к сети оператора электронного документооборота (ОЭД) и присоединены к регламенту обмена, а сам обмен электронными документами осуществляется внутри системы. Для того, чтобы подписывать электронные документы, каждый участник обмена должен купить сертификат электронной подписи.
Многие предприниматели считают, что цель не оправдывает средства, и просто занимаются пересылкой электронных документов по электронной почте. Но в таком случае важно и осознавать риски: система, которая бы фиксировала момент получения документа, отсутствует, факт передачи первички контрагенту в случае возникновения разногласий также доказать достаточно сложно. Более того, не каждый документ направишь по электронной почте: а что, если он содержит коммерческую тайну? Вверять защиту такой информации Google или Mail.ru не стоит.
Что выиграет бизнес от внедрения ЭДО?
К числу очевидных «плюсов» можно отнести снижение затрат времени и денег на ведение бумажного документооборота: направить контрагенту документ и получить назад уже подписанный можно в течение дня, без каких-либо задержек. Да и сами работники не будут столько времени тратить на создание бумажного документа, ведение архивов. С обеспечением сохранности документа в целом все становится гораздо проще: он никуда не исчезнет из системы до тех пор, пока не истекут заранее заданные сроки хранения, соответствующие законодательству.
Говоря о преимуществах ЭДО, все всегда делают упор только на оптимизацию бизнес-процессов и забывают, что в российском бизнесе есть третья важная сторона — государство. Налоговые органы поддерживают взаимодействие между контрагентами с помощью СЭД. Сейчас практически все документы (декларации, книги покупок и продаж, счета-фактуры) передаются компаниями в налоговую в электронном виде по ТКС. Более того, использование компанией ЭДО, по мнению налоговиков, — свидетельство чистоты и прозрачности бизнеса. Ведь электронную систему обмануть гораздо сложнее, чем отправить в шредер пару лишних бумажек или пририсовать пару циферок.
Подводные камни внедрения ЭДО в компании
С первыми проблемами компания начинает сталкиваться еще на этапе принятия решения о том, чтобы перейти на автоматизацию документооборота. Поэтому, если вы решились на это, то очень важно на подготовительном этапе:
- Разработать план поэтапного, но быстрого исключения бумажного оборота. Дублирование в компании двух систем приведет к тому, что сотрудники будут выполнять двойную работу, и вместо ускорения бизнес-процессов, эффект будет обратным;
- Провести обучающие семинары с сотрудниками, желательно с участием руководства компании. Это важно, потому что работник должен не только понимать, как работает новая система, но и быть мотивированным на ее использование. Кстати, именно поэтому стоит выбирать максимально простые в использовании системы, проверенные вашими клиентами/партнерами;
- Быть готовым к затратам. Не бывает системы, которая будет работать как часы, начиная с первого дня использования. Всегда найдутся мелочи, которые нужно исправлять и докручивать. Обкатка системы тоже требует вложений, но впоследствии окупается эффективными результатами;
- Проработать вопрос перехода на ЭДО с контрагентами. Нельзя забывать о том, что обмен электронными документами с контрагентом возможен, только если он подключен к той же системе. Поэтому нужно выяснить, какая система используется большинством контрагентов. Если контрагент не использует ЭДО, то нужно понимать степень готовности и провести работу по его переходу на автоматизацию. К слову, операторы оказывают в этом активное содействие и готовы предложить выгодные условия при подключении к системе сразу нескольких компаний.
После внедрения СЭД нужно учитывать следующие моменты:
- Максимальный срок действия сертификата электронной подписи составляет 1 год. Поэтому нужно следить за сроком действия как своего сертификата, так и контрагента, чтобы избежать проблем с налоговой;
- В договорах с контрагентами должно быть предусмотрено, что обмен документами осуществляется в электронном виде с помощью СЭД. Такая оговорка может быть включена в договор, либо с постоянным контрагентом может быть заключено соглашение об обмене документами и информацией в электронном виде в конкретной СЭД на основе регламента;
- Необходимо разработать обязательные для исполнения акты по использованию СЭД внутри компании. Это ускорит процесс перехода на ЭДО, потому что новая система станет для работников обязательной и будет препятствовать работе по старой «бумажной» схеме.
Кстати! Вести ЭДО вы можете легко в интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Мгновенная отправка и получение документов «в один клик», возможность обмена не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами — накладными, актами, счетами, заказами, договорами, платежными поручениями и так далее.
Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке.
