Скопировать ссылку
Акт сверки — это технический документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Использование акта никак не изменяет финансовое положение сторон, так как не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, а лишь констатирует о наличие задолженности одной стороной перед другой.
Данная процедура относится к инвентаризации обязательств компании и является подтверждением факта наличия задолженности или переплаты.
Порядок, периодичность и срок проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на каждый год. Исключение из этого правила — обязательная инвентаризация, которая должна предварять составление годовой бухгалтерской отчетности.
Акт сверки обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета.
Особенности составления акта сверки
1. Акт сверки проводится со следующими субъектами:
- покупатели с заказчиками;
- поставщики с подрядчиками;
- кредиторы с дебиторами.
2. Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего — подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками. Второй экземпляр предоставляется второй стороне.
3. Акты сверок с контрагентами можно оформлять в свободной форме, унифицированного документа для подобных операций не разработано. Необходимо лишь придерживаться следующих правил для составления данного документа:
- наличие названия контрагента, с которым происходит сверка расчетов;
- указание на конкретный договор, чтобы было понятно, о каком виде сделки идет речь (так как, зачастую, с одним контрагентом может быть заключено большое количество контрактов);
- обязательно делать ссылку на первичные документы: накладные на продукцию, акты оказания услуг, платежные поручения на оплату и т.д.;
- обязательно указание в акте сверки даты инвентаризации обязательств, суммы долга, расшифровки должностей и подписей от обоих контрагентов.
4. Способ передачи акта сверки может быть осуществлена одним из методов:
- направляется акт контрагенту простым или заказным письмом;
- может быть направлен адресату по электронной почте;
- может быть представлен при личном присутствии.
5. После получения акта сверки стороны проверяют и осуществляют следующие действия:
- подтверждают сальдо;
- составляют акт разногласий.
Несмотря на то, что акт сверки не является обязательным финансовым документом, все же необходимо соблюдать следующие правила:
- любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны в результате акта сверки, требуют детального изучения и корректировки;
- списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя. Исключением является только списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.
