Финансовая отчетность: что нужно знать каждому предпринимателю

Татьяна Юрьева

Финансовый директор компании «Нескучные финансы»

Финансовая отчетность: что это и с чем ее едят

Финансовая отчетность — это совокупность показателей, в которых отражены результаты деятельности компании за определенный период. Она предназначена для того, чтобы иметь объективное представление о финансовом состоянии бизнеса. Зачем еще она нужна:

• Для оценки финансового состояния: позволяет заинтересованным сторонам увидеть, насколько успешно компания управляет своими ресурсами, и оценить ее ликвидность, платежеспособность и финансовую устойчивость.
• Для принятия управленческих решений: руководители компании используют отчетность для планирования и управления операциями, а также для корректировки стратегии.
• Для привлечения инвесторов: инвесторы анализируют отчетность, чтобы оценить потенциал компании для получения прибыли, и принимают решения о вложениях на основе этих данных.
• Для оценки кредитоспособности: кредиторы и банки изучают финансовую отчетность перед принятием решения о предоставлении займов.

Как отчетность помогает в принятии решений

Финансовая отчетность помогает в принятии управленческих решений, предоставляя точную информацию о состоянии бизнеса и его результатах. Она помогает: оценить рентабельность, контролировать затраты, управлять денежными потоками, прогнозировать будущее компании и ее развитие, определять сильные и слабые стороны бизнеса и, главное, принимать решения на основе фактов, а не интуиции, снижая риски и повышая эффективность управления.

Пример из практики: у собственника было пять розничных магазинов, он не понимал, какие из них приносят прибыль, а какие тянут его на дно. Мы составили аналитику по каждой точке и определили, что у владельца четыре флагмана и один убыточный магазин. То есть четыре прибыльные точки компенсировали убытки пятой. Без отчетов это было сложно увидеть.

Финансовая отчетность важна для привлечения инвестиций. Вкладывая деньги, важно убедиться, что предприниматели действительно управляют своим бизнесом, а не просто просят денег на покрытие кассовых разрывов. В современных условиях банки запрашивают и официальную бухгалтерскую, и управленческую отчетности. На их основе принимают решения. Финансовая отчетность предоставляет потенциальным инвесторам и кредиторам объективную информацию о состоянии бизнеса.

Кроме того, она помогает и в стратегическом планировании роста. На примере финансовой модели, например, можно заложить несколько сценариев и более эффективно составлять бюджеты, прогнозировать результаты и разрабатывать долгосрочные стратегии.

Отчетность — это, во-первых, опора на твердые цифры. Вы можете предполагать одно, а в отчетах увидеть совсем другое. Во-вторых, это наглядное представление последствий тех или иных решений. Предпринимать ошибочные шаги абсолютно нормально. Важно вовремя увидеть, что идет не так, как запланировано. Отчетность можно сравнить с картой, которая помогает предпринимателю ориентироваться в своем бизнесе, избегать ошибок и двигаться в нужном направлении.

Основные виды финансовой отчетности

Отчет о движении денег, отчет о прибылях и убытках и баланс. Все они важны, потому что помогают посмотреть на компанию с разных сторон. Обеспечивают трехмерное измерение бизнеса. Обо всем по порядку.

Отчет о движении денежных средств

Помогает понять, все ли в порядке в компании с денежным потоком. Отражает движение денежных средств за определенный период. Включает поступления и выбытия денег по всем кошелькам компании. Отчет о движении денег показывает, как бизнес управляет своими деньгами: хватает ли поступлений на оплату всех обязательств и развитие.

Отчет позволяет понять реальное финансовое состояние компании. Даже если компания показывает прибыль в отчете о финансовых результатах, у нее могут возникнуть проблемы с ликвидностью, если денежных средств недостаточно для покрытия текущих обязательств. Управление денежными потоками помогает:

• Поддерживать ликвидность — наличие достаточного количества денежных средств для своевременной оплаты счетов и долгов.
• Проводить инвестиции и расширять бизнес — компания может направлять свободные денежные средства на покупку оборудования, новые проекты и развитие.
• Избегать кассовых разрывов — ситуации, когда денег не хватает для покрытия краткосрочных расходов.
• Привлекать финансирование — компании с устойчивыми денежными потоками легче получить кредиты или привлечь инвесторов.

Отчет о движении денежных средств состоит из трех денежных потоков:

1. Операционный денежный поток — это деньги, которые генерирует основная деятельность компании: продажи товаров и услуг.
2. Инвестиционный денежный поток — отражает покупку или продажу основных средств (оборудование, здания, техника), а также вложения в другие компании.
3. Финансовый денежный поток — включает наполнение бизнеса деньгами (займы, кредиты, вложения собственников), возврат взятых в долг сумм, а также выплаты дивидендов.

Эффективное управление денежными потоками обеспечивает баланс между поступлениями и выбытиями. Грамотное распределение средств между операционной, инвестиционной и финансовой деятельностью позволяет избежать кассовых разрывов, сохранять платежеспособность и эффективно развивать бизнес.

Пример отчета ДДС

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — показывает финансовые результаты деятельности компании за определенный период (месяц, квартал, год). Его главная задача — отразить, сколько заработала компания, сколько потратила, что в итоге получилось: прибыль или убыток.

Основные элементы структуры отчета:

• Выручка — общий объем продажи товаров или услуг.
• Себестоимость проданных товаров — затраты, связанные с производством или покупкой товаров и услуг, которые продает компания: сырье, материалы, рабочую силу и другие прямые расходы.
• Маржинальная прибыль — это разница между выручкой и себестоимостью. Показывает, сколько остается после покрытия прямых затрат на производство товаров или услуг.

Маржинальная прибыль = Выручка – Себестоимость.

• Общепроизводственные расходы — затраты, связанные с производством товара или услуги, которые нельзя отнести на конкретное направление. Например, аренда склада и заработная плата сотрудников склада в торговле. Заработная плата методологов и аренда кабинетов для онлайн-встреч в онлайн-школах.
• Валовая прибыль — разница между маржинальной прибылью и общепроизводственными расходами. Это показатель, который дает понимание, сколько остается после покрытия всех затрат на производство.

Валовая прибыль = Выручка – Себестоимость.

• Косвенные расходы — все остальные расходы, не связанные напрямую с производством. Сюда входят: затраты на зарплату административного и коммерческого персонала, на маркетинг и рекламу, на аренду и содержание офиса.
• Операционная прибыль — разница между валовой прибылью и косвенными расходами. Это прибыль от основной деятельности компании до вычета налогов и процентов по кредитам.

Операционная прибыль = Валовая прибыль – Косвенные расходы.

• Расходы ниже операционной прибыли — к ним относят проценты по кредитам и займам, налог на прибыль компании, а также амортизацию (постепенное списание на расходы основных средств).
• Чистая прибыль — итоговая прибыль, которая остается после всех расходов, включая налоги и проценты по кредитам. Этот показатель является ключевым индикатором успешности бизнеса.

Чистая прибыль = Операционная прибыль – Расходы ниже операционной прибыли.

Пример отчета ОПиУ

Баланс

Баланс — это отчет, который показывает финансовое положение компании на конкретную дату. Он состоит из двух частей: активы и пассивы. Активы — это то, чем компания владеет (сырье, товары, деньги, основные средства, дебиторская задолженность). Пассивы отвечают на вопрос — кому принадлежат активы компании. Состоят из двух частей: обязательства (перед государством, поставщиками, сотрудниками, банками) и собственный капитал (накопленная прибыль за минусом выведенных дивидендов). Это главный отчет собственника. Он помогает увидеть, сколько денег вложено в бизнес, и кому он принадлежит на самом деле: собственнику или кредиторам.

Главное правило баланса: Активы = Пассивы.

Это уравнение отражает тот факт, что все, чем владеет компания (активы), либо принадлежит кредиторам (пассивы), либо самим владельцам компании (собственный капитал).

Баланс имеет большое значение для оценки финансовой устойчивости бизнеса. Он позволяет видеть полную картину финансового состояния компании: чем она владеет, сколько должна и сколько остается у собственников. Этот документ помогает принимать обоснованные решения как внутри компании, так и для внешних пользователей — инвесторов, кредиторов и партнеров.

Еще существует отчет о собственном капитале. Он не входит в тройку основных, но важен, так как показывает изменения в собственном капитале компании за определенный период. Собственный капитал может быть отрицательным, если бизнес слишком закредитован. Мы анализируем баланс, чтобы своевременно увидеть угрожающие бизнесу тенденции.

Пример Баланса

Как анализировать прибыльность бизнеса и что такое дополнительные отчеты

Анализировать прибыльность бизнеса можно на основе Отчета о прибылях и убытках и баланса.

В ОПиУ прибыльность компании оценивают на каждом уровне прибыли (маржинальная, валовая, операционная, чистая). Это помогает увидеть, какие бизнес-процессы дают сбой.

Полезно анализировать не только абсолютные показатели (в суммах), но и относительные (в процентах). Для этого используют коэффициенты рентабельности. Рентабельность отвечает на вопрос, сколько у вас останется, если из 100 рублей выручки вычесть расходы. Формула расчета рентабельности: Рентабельность = Прибыль (маржинальная, валовая, операционная, чистая) ÷ Выручка × 100%.

Например, рентабельность маржинальной прибыли 50%. Это значит: после оплаты прямых расходов с выручки 100 рублей у вас останется 50 рублей. Таким образом, можно выявить высокорентабельные товары или услуги и делать упор на продажу именно их.

Пример: представим, что вы продаете товары на трех маркетплейсах и знаете, сколько продаете на каждом. Из выручки вычитаете расходы, связанные с продажей, себестоимость и комиссия маркетплейса. Так вы поймете, какая из площадок выгоднее.

Или у вас сеть магазинов. Товары вы покупаете одинаковые, но в одном магазине почему-то выручка и расходы одни, а во втором другие. Анализ рентабельности поможет понять, какой из них более выгодный.

Для анализа прибыльности бизнеса также используют баланс. Один из важных показателей — рентабельность собственного капитала. Формула его расчета: Рентабельность собственного капитала (ROE) = Чистая прибыль ÷ Собственный капитал × 100%.

Он помогает понять, насколько эффективно работает капитал, вложенный в бизнес. Рентабельность собственного капитала часто сравнивают с процентной ставкой депозита в банке. Показатель помогает ответить на вопрос: что выгоднее для собственника: продолжать заниматься этим бизнесом или просто положить деньги в банк под процент?

Важно: результат любого анализа должен быть один — четкое понимание, что делать дальше, чтобы улучшить ситуацию.

Для того чтобы разобраться в причинах негативных тенденций в бизнесе, собирают дополнительные отчеты. Они помогают собственникам, инвесторам и аналитикам получить полное представление о финансовом состоянии компании, оценить риски и возможности. Например, в компании несколько месяцев наблюдается снижение выручки. Отчет отдела продаж с подробной воронкой продаж и конверсиями на каждом этапе поможет понять, какие шаги исправят ситуацию.

В крупном бизнесе для повышения достоверности финансовой отчетности могут привлекать внешних независимых специалистов. Они составляют отчет аудитора. Это документ, который составляется независимым аудитором по результатам проверки финансовой отчетности компании. Он подтверждает достоверность и соответствие отчетности установленным стандартам учета. Он играет важную роль в финансовой экосистеме, обеспечивая надежность и достоверность финансовых данных. Независимая проверка повышает уровень доверия к отчетности компании, что в свою очередь способствует улучшению ее репутации, привлечению инвестиций и повышению прозрачности для всех заинтересованных сторон.

Практическое применение финансовой отчетности для предпринимателей

Финансовая отчетность служит в первую очередь для принятия управленческих решений. Рассмотрим на примерах.

Цель 1: определить уровень прибыльности компании и выявить основные источники дохода и статьи расходов.

Инструмент: анализ отчета о прибылях и убытках.

Ключевые показатели:

• Выручка: общее количество средств, полученных от продаж товаров или услуг. Сравнение с предыдущими периодами для выявления трендов.
• Себестоимость продаж: определение, как расходы на производство или закупку товаров влияют на прибыль.
• Маржинальная прибыль: разница между выручкой и себестоимостью. Увеличение маржинальной прибыли говорит о повышении эффективности производства или увеличении цен на продукцию.
• Валовая прибыль: маржинальная прибыль минус общепроизводственные расходы. Помогает оценить, сколько прибыли остается в компании после оплаты всех производственных расходов, насколько стабильна рентабельность валовой прибыли и оправданы расходы.
• Операционная прибыль: прибыль до вычета налогов, амортизации и процентов по кредитам. Этот уровень прибыли помогает оценить, насколько эффективно компания управляет своими основными операционными процессами.
• Чистая прибыль: окончательный финансовый результат. Наличие чистой прибыли, высокая рентабельность и растущий тренд указывают на успешность бизнеса.

Цель 2: оценить финансовую устойчивость и ликвидность компании, определить структуру капитала.

Инструмент: оценка баланса.

Ключевые показатели:

• Собственный капитал: показывает, насколько компания финансируется за счет собственных средств.
• Текущие активы и обязательства: анализ динамики от месяца к месяцу помогает заметить негативные тенденции и вовремя предпринять нужные шаги, чтобы не допустить просрочек по обязательствам.
• Коэффициенты ликвидности и платежеспособности: помогают проанализировать структуру активов и способность компании своевременно исполнять обязательства.
• Коэффициенты финансовой устойчивости и независимости: помогают отслеживать безопасность бизнеса, степень независимости от заемного капитала, риск банкротства.

Цель 3: оценить способность компании генерировать денежные средства и управлять денежным потоком.

Инструмент: анализ отчета о движении денежных средств.

Ключевые показатели:

• Операционный денежный поток: это денежные средства, полученные от основной деятельности. Нужно сравнить с чистой прибылью, чтобы понять, насколько хорошо бизнес генерирует деньги.
• Инвестиционный денежный поток: отражает вложения в активы или их продажу. Отрицательный денежный поток в этой категории может быть нормальным для растущей компании, которая инвестирует в расширение.
• Финансовый денежный поток: включает получение и погашение кредитов, а также выплаты дивидендов. Это помогает оценить, как компания управляет своим внешним финансированием и исполняет обязательства перед собственниками.

После сбора фактических данных и анализа свершившегося факта логично переходить к управлению через планирование и бюджетирование.

На основе финансовых отчетов можно и нужно составлять бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, прогнозный баланс. Обязательно привлекать команду. За каждым показателем должен быть назначен ответственный сотрудник, который следит, чтобы расходы не превышали плановые. За доходами тоже должен обеспечить контроль ответственный сотрудник.

Важная идея планирования и бюджетирования — не угадать будущее, а обеспечить желаемый результат. Ежемесячные финансовые отчеты покажут, приближаетесь ли к цели, какие нужны корректировки в бизнес-процессах.

Так использование финансовых отчетов поможет управлять бизнесом и выводить его на новый уровень.

Советы по подготовке отчетов и роль автоматизации процессов

Ведение учета и подготовка финансовых отчетов — это основа успешного управления бизнесом. От точности и полноты этих данных зависит не только внутреннее управление, но и доверие со стороны инвесторов, кредиторов и регуляторов. Вот несколько советов, которые помогут эффективно организовать учет и готовить качественные отчеты.

Автоматизация учета

Используйте специализированные программы. Для ведения бухгалтерского учета используйте современные программные решения (например, 1С, SAP). Они автоматизируют многие процессы, снижая вероятность ошибок и упрощая составление отчетности. Автоматизированные системы учета позволяют вводить данные в реальном времени, что обеспечивает актуальность финансовой информации.

Точность и твердость данных

Проводите регулярные сверки с банковскими выписками, актами поставщиков и другими документами, чтобы выявлять ошибки и отклонения. Для уменьшения риска ошибок или мошенничества разделяйте учетные функции между несколькими сотрудниками. Например, один человек отвечает за начисления, другой — за проверку и отчетность.

Описывайте процессы, в том числе сбора отчетов

Обязательно составляйте рабочие регламенты взаимодействия отделов. Описывайте процесс сбора отчетов: кто, когда, откуда берет и куда вносит данные. Так у вас появится четко работающая система, а не передача «из уст в уста».

Регулярная отчетность

Чтобы избежать авралов при подготовке ежемесячной отчетности, регулярно формируйте промежуточные отчеты (ежедневные или еженедельные). Это позволяет контролировать текущее состояние бизнеса и быстрее реагировать на проблемы.

Контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью

Ведите строгий учет дебиторской и кредиторской задолженности, чтобы вовремя контролировать поступления и платежи. Задержки в оплате могут привести к проблемам с денежными потоками и кассовым разрывам.

Обучение и развитие сотрудников

Обучайте сотрудников бухгалтерии и финансового отдела. Это важно для того, чтобы они были в курсе последних изменений в законодательстве и новых технологий учета.

Ведение бизнеса — трудоемкий процесс, требующий внимания и грамотного подхода ко всем процессам. Автоматизация, описание процессов и наличие ответственных на каждом этапе позволит сократить количество ошибок, улучшить анализ данных и прогнозирование, а также оптимизировать процессы подготовки отчетности.