54-ФЗ: плюсы и минусы онлайн-касс

Про 54-ФЗ и замену ККТ знают, наверное, все, но далеко еще не все представители малой розницы обзавелись новыми кассами. Причины могут быть разные. Кто-то не хочет афишировать свои доходы, кто-то все еще надеется на авось (авось пронесет, авось отменят?), а кому-то и вовсе полагается отсрочка до следующего года.

Как это ни парадоксально, но в нашей практике мы почти ежедневно наблюдаем еще одну очень весомую причину: многие представители малой розницы до конца не разобрались с тем, что нужно делать, что на что менять, где покупать, куда идти и т.д. Обращаясь в нашу компанию, первое, о чем они спрашивают, — это вовсе не стоимость нового оборудования, а «с чего начать», «как это все работает», «что придется менять в бухгалтерии» и т.д.

Самое главное, что должен понять любой предприниматель, что никакие новые особые знания ни ему, ни его бухгалтеру не понадобятся. В высоких технологиях разбираться не нужно. Если грамотно подобрать продукт — ни подключение, ни настройка не должны вызвать проблем. А если найти добросовестного поставщика, он не только посоветует правильное оборудование, но и поможет на всех дальнейших этапах. Малому и микро-бизнесу лучше ориентироваться на тех производителей, которые работают именно с этим сегментом рынка. Тем, кто привык к большим форматам и объемам, сложно перестроить подход, их бизнес-модель ограничивает возможности индивидуальной работы с клиентами.

Для начала понять, чем новая касса отличается от старой. Главное отличие состоит в том, что все данные о продажах теперь будут храниться не на электронной контрольной ленте защищенной (ЭКЛЗ), а на фискальном накопителе.

Основные задачи онлайн-касс:

Именно поэтому кассы и называются онлайн, так как передают данные в налоговую о факте покупки через интернет. Данные чека отправляются в налоговую не напрямую, а через оператора фискальных данных (ОФД). Все ритейлеры (за исключением нескольких категорий, которым положена отсрочка до 1 июля 2018 г.) обязаны в режиме реального времени передавать все сведения о пробитых чеках в налоговую.

Основное отличие новых чеков от старых состоит в том, что в них нужно отражать и передавать в налоговую не только общую сумму покупки, но и подробный состав заказа, то есть печатать наименования всех проданных товаров. Также в новом чеке содержится QR код с ссылкой, по которому можно проверить зарегистрирован ли чек в налоговой. Чтобы выводить наименования в чек, нужна товароучетная система, которая будет передавать справочник товаров на кассу. Принять такой справочник смогут только онлайн-кассы, а автономные кассы-калькуляторы с минимальным набором функций уйдут в прошлое.

Раньше: раньше кассу нужно было регистрировать только при личном визите в налоговую инспекцию, где необходимо было заключить трехсторонний договор (договор с налоговой и договор с ЦТО на обслуживание) и привозить туда сам кассовый аппарат для осмотра. Только ЦТО могли обслуживать кассы и производить с ними любые манипуляции.

Сейчас: идти в налоговую и подавать документы на бумажных носителях теперь не нужно. Кассы можно зарегистрировать дистанционно с помощью ЭЦП на сайте ФНС. Если ЭЦП нет, запросите помощь у продавца оборудования: сегодня многие поставщики за небольшую плату оказывают услугу подключения ЭЦП. Карточка регистрации придет в электронном виде. Предоставлять кассу налоговикам для осмотра не нужно. В дальнейшем общаться с инспекцией по поводу онлайн-кассы, просматривать информацию об операциях и т.д. можно в личном кабинете на сайте ФНС.

Оформлять в обязательном порядке договор с ЦТО тоже теперь не требуется. Если в работе ККТ будут сбои, для устранения неполадок можно будет разово вызвать мастера или воспользоваться сервисной службой производителя ККТ.

Единственное, что нужно сделать, чего не требовалось раньше, — это заключить договор с оператором фискальных данных.

Раньше: не требовалось.

Сейчас: кассу надо подключить к интернету. Если связь оборвалась, на устранение неполадки есть 30 календарных дней. Иначе инспекторы заблокируют кассу. Перебои со связью не повлияют на работу кассы. Она сохраняет данные и, как только связь восстановится, направит их оператору.

Раньше: информация о чеках хранилась в ЭКЛЗ. В инспекцию она попадала при проверках или плановой замене электронной ленты. Скрывать выручку было проще.

Сейчас: информация из чеков записывается на фискальный накопитель. В ИФНС эти данные поступают в режиме онлайн через ОФД.

Раньше: раньше у каждого ритейлера было две книги: кассовая и бухгалтерская. И в обеих нужно было хранить Z отчеты. Отчеты вручную включались в книги каждый день при закрытии смены.

Сейчас: никаких книг и никаких отчетов — все это упразднили. Все данные сразу же уходят ОФД, а потом в налоговую и автоматически формируются в отчет. У ОФД есть данные по каждому клиенту, а значит контролирующим органам не нужно устраивать проверки с той частотой, с которой они происходили раньше. Теперь проверки будут инициироваться только в случае каких-то несостыковок, например, если отчётность продавца противоречит движению денег по счёту.

Минусы от всех этих нововведений только для тех, у кого серая бухгалтерия: придется или нарушать закон (до первой проверки или жалобы покупателя), или начинать, как бы этого не хотелось, работать «в белую». Скрывать информацию о продажах с переходом на новые онлайн-кассы будет значительно сложнее: взломать кассу перед проверкой в инспекции уже не получится (там уже все ваши чеки видят онлайн), да и система защиты информации стала в разы сильнее: фискальный накопитель обмануть в разы сложнее, чем прежнюю ЭКЛЗ.

Раньше: большинство представителей малого бизнеса не имело системы автоматизации, поэтому учет, в лучшем случае, велся в Excel, либо вообще в тетрадке. Для того, чтобы хоть как-то «автоматизировать» процесс и посмотреть продажи по товарным срезам, нужно было все чеки вручную перебивать в систему учета. Чем больше заказов — тем больше времени отнимала эта операция, и тем больше ошибок случалось из-за человеческого фактора.

Сейчас: ничего вручную делать не надо. Можно обратиться в ОФД с запросом о получении протокола обмена данными (API), что позволит подключиться к их серверу и «подтягивать» оттуда собственные данные для анализа и формирования баланса. Помимо существенной экономии времени это сводит на нет количество просчетов и ошибок. Если у новой кассы есть встроенное ПО, то интеграция тоже не нужна. Используя кассы с расширенным функционалом, бухгалтер может оперативно посмотреть выручку за любой промежуток времени, а хозяин фирмы спокойно уехать по делам, контролируя продажи через личный кабинет в мобильном телефоне. Многие современные кассы позволяют даже настраивать CRM и создавать собственные системы бонусов, скидок и специальных предложений, и даже — разворачивать сайт и начинать онлайн-продажи.