Хранение документов ИП и ООО

Любая организация или ИП в процессе деятельности осуществляют множество операций, которые фиксируются учётными документами. Начиная с самой регистрации бизнеса, руководители получают учредительные документы. Вся бизнес-деятельность — это круговорот документов.

Рассмотрим — кто, как и сколько должен хранить документацию в процессе жизнедеятельности организации и после ее завершения.

Это самые важные для организаций документы. Хранить их должны руководители в отдельной папке, в сейфе в своём кабинете. Даже если их передадут на хранение главному бухгалтеру или юристу, ответственность за их сохранность лежит на руководителе.

К учредительным документам относятся устав организации, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учёт, учредительный договор, и другие документы.

Как правило, эти документы приходится часто предъявлять кому-либо, например, банку, контрагентам, поэтому следует вести журнал их выдачи на руки. В нем отражена опись документов, кто и когда что взял, с подтверждением личной подписью.

При утере эти документы легко восстановить. Если восстановить нет возможности, то вместо утерянного должен быть приложен равнозначный. Например, свидетельство о государственной регистрации с 2017 года более не выдаются, и если оно было утеряно, то вместо него возможно получить только лист внесения записи в реестр. Он несёт такую же юридическую силу, как и само свидетельство.

Так сколько же хранятся учредительные документы. Ответ на этот вопрос логичен — всегда. Они не подлежат утилизации, хранить их нужно постоянно, даже после закрытия организации или ИП.

Каждая организация ведёт документальный учёт операций. Даже если она освобождена от бухгалтерского учёта, приходится все равно вести учётную деятельность, например, для подтверждения расчетов или при получении товаров.

Документация в этом разделе делится на первичную, которая бывает в виде бланков строгой отчётности, накладных, счёт-фактур, а также отчётной — к ней относятся все виды отчётности, декларации, расчеты, регистры налогового и бухгалтерского учёта.

Первичная документация очень важна при деятельности организации. Благодаря ей можно доказать факт совершения хозяйственной операции, ее сумму. Это документы, которые поступают от контрагентов и формируют базу для налогообложения. Документы эти несут серьезную юридическую значимость и должны иметь определенное содержание, форму и храниться также должны в определенных условиях.

Они должны быть прошиты в хронологическом порядке и хранится не менее пяти лет. Однако, для документов, подтверждающих факт приобретения основного средства хранить нужно ещё 4 года после года, в котором завершилась амортизация или основное средство было списано. Тоже касается и документов по признанию безнадежной задолженности. Вся документация, включая договора, расчетные документы, письма и требования должны храниться ещё 4 года после того как задолженность была признана безнадежной и списана с баланса.

Такие документы как книги учёта покупок и продаж, журналы учёта полученных и выставленных счет-фактур начинают хранить с момента внесения крайней записи.

Отчётная документация хранится наравне с учредительными документами постоянно.

А вот документы по начислению и выплатам заработной платы сотрудников хранятся 75 лет. Они сдаются в архив и нужны для начисления будущей пенсии работников.

Эти документы содержат личную информацию о сотрудниках и хранится должны соответственно. Ответственное лицо обычно — это инспектор по кадрам. Но если такой должности нет, то ответственность ложится на бухгалтера или руководителя.

Кадровые документы — личные карточки, копии свидетельств, паспортов, заявления на приём, увольнение — хранятся 75 лет.

Табели рабочего времени, штатное расписание, приказы на командировку — не менее пяти лет.

Заявления на отпуск, графики отпусков и служебные записки в течение года.

Требования к месту хранения бухгалтерских документов обязывают иметь специальные сейфы и шкафы, имеющие замки, в отдельном помещении, называемом архив, в целях их сохранности.

Такие документы как авансовые отчеты, выписки банка, требования-накладные, должны быть прошнурованы в хронологическом порядке. Хранить их можно даже в кабинете бухгалтера в шкафах или на стеллажах. Если же проверку ФНС они уже прошли, то их можно сдать в архив.

Все больше организаций переходит на ведение учетной деятельности в электронном формате. Это касается в первую очередь отчётности, поскольку государство держит политику перевода сдачи отчётов в электронном виде. Также, теперь предусмотрена возможность получения и учредительных документов в электронном виде. Многие предприниматели не имеют Устава, а используют типовой электронный устав. Расчеты и обмен счёт-фактуры также набирает обороты в электронной среде.

Хранение электронных видов документов не отличается от условий хранения их бумажных аналогов. Сроки хранения предусмотрены такие же, как и для обычных документов. Однако, следует учесть, что, раз документы электронные, то и хранить их нужно в электронном виде. Обязательно должна быть электронно-цифровая подпись, доказывая подлинность такого документа.