ИТ-тендеры для новичков: 10 советов, как получить выгодные проекты

Если у вас совсем молодая компания, скорее всего, пройдут месяцы до того, как вы выиграете свой первый тендер: по статистике, это происходит не с первой и не с десятой попытки. Даже опытные разработчики и веб-интеграторы не могут похвастаться большим процентом успешных тендеров: средний показатель в ИТ-отрасли составляет около 20 %, что примерно равно конверсии после встречи с потенциальным клиентом, который пришел по любому другому рекламному каналу.

Для начала вам предстоит провести большую подготовительную работу: тендерное направление требует серьезных инвестиций. Помимо содержательного портфолио, заточенного под разные отрасли и виды услуг, вам понадобится достаточное количество рабочего времени сотрудников, которое будет тратиться на погружение в каждую задачу, изучение технического задания, подготовку презентации, сметы, документов и общение с организаторами тендеров.

Однако, при должном упорстве и в результате системной работы, инвестиции в это направление окупаются за счет выгодных проектов и перспективных клиентов, а сократить время на набивание шишек можно, если знать подводные камни и некоторые полезные лайфхаки.

Даже если вы не собираетесь прямо сейчас заниматься тендерами, а только рассматриваете их в качестве перспективного направления, имеет смысл начать мониторить рынок заранее. Можете зарегистрироваться на официальном портале госзакупок, а можете использовать специальные сервисы для автоматического мониторинга тендеров, например, STAR.

При этом не обязательно сразу оформлять электронную цифровую подпись: вы сможете сделать ее непосредственно перед подачей заявки на участие в тендере, так как оформление занимает всего несколько дней.

Среди клиентов встречаются две крайности: одни годами ведут коммуникации с потенциальными подрядчиками, чтобы составить исчерпывающую документацию, а другие публикуют тендер с абсолютно нелепыми требованиями, составленными без участия технических специалистов. Даже если вы понимаете, что вероятность получить проект небольшая — созванивайтесь, встречайтесь с клиентом. Это отличная возможность проявить себя, запомниться экспертным подходом и глубоким погружением в проблематику. После продуктивного общения есть шанс, что вам отдадут один из следующих этапов работ, например, по аналитике или доработке какого-либо функционала.

Во время коммуникаций с заказчиками фиксируйте их потребности, проблемы, ожидания — так вы сможете найти важные инсайды, которые пригодятся в скриптах для отдела продаж.

На первых порах не игнорируйте даже странные запросы. У нас был такой случай: предложение на участие в тендере пришло в формате короткого письма на почту. Сам проект тоже не вызывал доверия — заказчик хотел сделать интернет-магазин на криптовалюте. Чаще всего такие обращения мы квалифицируем как неперспективный лид, но в этот раз было свободное время, мы связались с клиентом, задали вопросы, обсудили задачи. Оказалось, что заказчик представляет популярную криптовалютную биржу, хорошо понимает объем работы и готов потратить на проект большие деньги.

Требования к участникам тендеров бывают разные: иногда справедливые, иногда — не очень. К первой категории можно отнести наличие похожих проектов и экспертизы в отрасли заказчика. Но иногда юридические отделы компаний требуют участие в рейтингах, наличие актов, подтверждающих реализацию проектов, определенную форму налогообложения или минимальное количество сотрудников в компании. От таких условий часто страдают сами клиенты: жесткие требования не позволяют набрать необходимое количество участников, чтобы тендер состоялся. Однако если по компетенции и экспертизе вы проходите, имеет смысл связаться с заказчиком и обсудить ситуацию — возможно, вместе вы найдете удобное и выгодное для всех решение.

Кейс из практики: к нам обратились сотрудники одной крупной компании с предложением принять участие в тендере, так как у нас в портфолио были успешно реализованные проекты, практически аналогичные поставленной задаче. Тендер проводился второй раз, так как некоторое время назад он уже не состоялся из-за нехватки участников. И хотя мы тоже не проходили по некоторым требованиям, мы подготовили убедительный пакет документов для юридического отдела и в результате получили проект.

Как мы отметили выше, грамотное и внятное техническое задание — скорее исключение, чем правило. На практике чаще получается, что в бумагах написано одно, а по факту надо сделать совершенно другое. Распространенная ситуация, когда вам присылают задание на похожий проект, так как для текущей задачи еще не успели подготовить необходимую документацию.

В таком случае попробуйте задавать организатору тендера как можно больше качественных вопросов: они дадут вам больше понимания по проекту и продемонстрируют ваш опыт и экспертизу, и, возможно, проложат вам путь к следующим тендерам от этой компании.

В первую очередь, убедитесь, что вы максимально точно поняли ожидания клиента. Например, если вы разговариваете о тендере на мобильное приложение, проверьте, понимает ли клиент, что для функционирующего сервиса нужен не только фронт-энд, но и бэк-энд. Простой вопрос: «К какой серверной части будет подключаться ваше приложение?» может уберечь вас от очень серьезных последствий. Обязательно уточняйте про интеграции с другими системами, потому что этот блок работ существенно влияет на стоимость и сроки реализации проекта.

Один раз мы выяснили про необходимость интеграции только через несколько встреч, практически случайно: для клиента это была незначительная деталь. Мы получили ответ в формате: «Да, надо будет потом прикрутить к нашей системе, которая написана то ли на Питоне, то ли PHP, мы точно не знаем, уточним».

Заказчики часто не подозревают о 80 % работ в рамках проекта: за красивой витриной клиент не видит большой и сложной системы, которая должна бесперебойно функционировать. И это ваша задача — вовремя указать на упущения в техническом задании и предложить варианты решения.

Однако не впадайте в другую крайность: попытки переучить клиентов и полностью составить за них документацию, скорее всего, не приведут ни к чему хорошему. Если, отправив уточняющие вопросы, вы получили ответы, которые еще больше запутали и усложнили ситуацию, можете ограничиться верхнеуровневым коммерческим предложением. Либо отказывайтесь от участия в таком тендере, потому что он отнимет больше сил, чем принесет денег.

Когда с техническим заданием вы разобрались, можно приступать к оценке проекта. Как бы ни было это очевидно, для составления сметы на проекты по разработке всегда привлекайте разработчиков. В нашей компании предварительную смету составляет программист, потом ее оценивает технический директор, дополняет, и только потом она уходит в отдел продаж для финальной проверки.

Несмотря на большой опыт и на то, что наша предварительная оценка практически всегда совпадает с мнением технического директора, мы никогда не пропускаем этот этап. Во-первых, не лишним будет дополнительно изучить техническое задание. Например, всего один пункт про реализацию на сайте поискового механизма — это 150 часов работы программиста, и если его упустить, вы серьезно просчитаетесь и в сроках, и в стоимости проекта. А во-вторых, детальная смета поможет менеджеру в дальнейшем обсуждении проекта, и также произведет положительное впечатление на заказчика.

Если ваша сумма получается намного ниже стоимости, указанной в тендере, — перепроверьте все еще раз. Вероятно, вам повезло, и клиент действительно готов платить за работы выше рынка. Но есть шанс, что вы что-то не заметили: не помешает еще раз уточнить у заказчика пункты, которые вызывают у вас какие-либо сомнения.

Теперь подробней остановимся на том, как оценивать проект и перспективность участия в нем. Одна из распространенных ошибок среди новичков — полагаться на стоимость тендера. Многие думают, что тендеры за 200-300 тысяч — быстрые и легкие задачи, а тендеры на несколько миллионов — это сложные и страшные проекты, куда неопытным компаниям лучше не лезть.

Хороший критерий для оценки тендера — это оценка по трудозатратам. Возьмем к примеру тендер на 200 тысяч на ведение контекстной рекламы — такой проект может оказаться не самой выгодной историей, ведь помимо времени на подготовку — включая несколько дней работы медиапланера — надо учитывать, что большинство денег вы отдадите площадке. Таким образом, заработать с такого проекта вы сможете процентов десять, а сил потратите намного больше. Кроме того, пока вы набираетесь опыта, постарайтесь избегать игры в долгую: начните с проектов, которые имеют ограниченный, относительно короткий срок реализации.

Бывает и наоборот: тендер на 10 миллионов, а подготовительных работ не так много. Спустя какое-то время вы будете оказываться в ситуации, когда документы остались с другой заявки, просчет подобного проекта тоже есть, и в результате — подготовка может занять не более одного дня, а потенциальная прибыль очень существенная.

Вот кейс для примера: нас пригласили для участия в тендере на разработку сложного сервиса, включающего машинное обучение и геймификацию. И как раз к геймификации у нас было много вопросов — это очень расплывчатое понятие, которое может подразумевать как максимально простые механики, так и сложные сценарии взаимодействия с пользователем. После серии вопросов и продолжительного обсуждения выяснилось, что ни машинное обучение, ни геймификация клиенту не нужны, а нужен простой конструктор форм, за который он готов заплатить очень хорошие деньги.

Начнем с тестирования. Многие пользуются следующим правилом — добавлять 10 % от срока и стоимости на каждый функциональный блок, плюс мы рекомендуем дополнительно закладывать время на финальное тестирование на сервере разработки и отдельно — на боевом сервере.

Мы всегда считаем время двух специалистов: менеджера проекта и тестировщика, так можно найти и исправить гораздо больше багов: ведь менеджер будет смотреть и оценивать результат с точки зрения бизнеса, то есть глазами заказчика, в то время как тестировщик сконцентрируется на технических деталях.

Второй важный пункт — риски. Одни клиенты требуют закладывать их в проект, другие — нет. В любом случае, это хорошо, когда заказчик видит, что вы подстраховались. Даже если вам кажется, что вы задали все возможные вопросы и предусмотрели все сценарии, есть шанс, что вы что-то упустили.

Бывает, со стороны клиента меняются какие-то требования, которые не были жестко зафиксированы в изначальных договоренностях, и если вы заложили достаточно на риски, вы не окажетесь в положении «в тз этого не написано, значит, делать не будем». Очевидно, что подобная ситуация не выгодна ни вам, ни клиенту. Расходы на риски — это пространство для торга, но исходя из практики мы можем порекомендовать добавлять от 10 % до 30 % к стоимости проекта. Чем больше масштаб задачи, чем больше в нем неясных пунктов и недопониманий, тем больше закладывайте времени и денег, чтобы организовать пространство для маневра.

Третья распространенная проблема, с которой сталкиваются новички и которая приводит к тому, что выгодный на первый взгляд тендер оказывается убыточным, — неправильная оценка затрат на менеджмент. Если в тендере есть пункты про аналитику или аудит, стандартных 10 % вам не хватит, надо считать намного больше. Различные диагностики и обследования превращаются в продолжительные коммуникации, выезды на встречи и непродуктивные совещания. Причем ездить на них и тратить время придется «дорогим» специалистам — бизнес-аналитику, техническому директору, арт-директору.

Если вы все просчитали и уложились в сумму, которая незначительно варьируется от средней цены по рынку, — замечательно. Если стоимость сильно ниже, стоит ее поднять, потому что вероятнее всего, вы что-то упустили: в 90 % случаев — расходы на менеджмент. Даже для молодых компаний выходить на конкурс с самой низкой ценой — плохая идея, ведь это не гарантия победы. Наоборот, вы можете смутить клиента подозрительно маленькими расценками.

Когда после расчета вы понимаете, что по итогам сработаете в «минус», существует два решения. Прежде всего, оцените перспективность заказчика: как много у него подобных проектов, как часто он устраивает тендеры, как у вас с ним складываются взаимоотношения. Если в перспективе есть намек на расширение сотрудничества — можно рискнуть, но когда шансов на дальнейшие продажи нет, мы не рекомендуем влезать в такие истории. Да, вы получите опыт, но, скорее всего, он будет стоить вам слишком дорого.

Один из наиболее дискуссионных этапов подачи заявки — это разработка креативных концепций и стратегий. Некоторые компании даже призывают бойкотировать организаторов тендеров, которые в обязательном порядке требуют предоставлять макеты, ведь существует вероятность, что вашу заявку не выберут, а идеи заберут.

В любом случае, если вы нашли перспективный тендер с интересной задачей, грамотным техническим заданием и у вас есть ресурсы подготовить заявку с дизайн-концептами или медиапланом — сделайте их. Во-первых, для начинающих компаний — это важный опыт, набивание руки, а во-вторых, даже если вы не получите проект, вы сможете использовать данный кейс на встречах с клиентами: пока у вас небольшое портфолио, каждый дополнительный пример из нужной отрасли может стать решающим.

Если вы получили проект, то очевидно, что теперь ваша задача — сделать все качественно и в установленные сроки. Давайте рассмотрим ситуацию, если вы проиграли: начинающим компаниям крайне важно получить от организатора тендера обратную связь. Существует миф, что информация о победителях и стоимости не раскрывается, но на самом деле, если у вас была продуктивная коммуникация с клиентом на начальных этапах, то очень вероятно, что он вам назовет и победившего подрядчика, и сумму заказа. Зафиксируйте эти данные, изучите предложение победившей компании, сравните со своим и сделайте выводы.

Бывает и так: ваше ИТ-решение лучше, но по каким-то причинам расклад получился не в вашу пользу. Можно аккуратно, в вежливой форме прокомментировать ситуацию заказчику, предложить какие-то идеи и решения на будущее. Это очень недооцененный сценарий: мы таким способом несколько раз получали заказ от клиента на дополнительные работы, проиграв тендер на основной проект. Кроме того иногда заказчик в результате остается недоволен выбранным подрядчиком, и тогда вы еще больше вырастете в его глазах. А значит, вас пригласят в следующий тендер, где у вас будет уже намного больше шансов.