Скопировать ссылку
Почему управление затратами критически важно
По данным Infox.ru, в мае 2025 года 74% компаний объявили о планах по оптимизации расходов, в то время как в начале года такие намерения высказывали лишь 58%. Почему же количество компаний, заинтересованных в оптимизации расходов, так велико и продолжает расти?
Многие надеялись, что экономическая ситуация в 2025 году стабилизируется, но пока 2025 год не оправдал наших ожиданий. И по итогам шести месяцев с начала года стало понятно, что экономика находится на грани рецессии.
- Падение нефтегазовых доходов бюджета на 18% в феврале 2025 года из-за санкций. Бюджет недополучить до 2 трлн рублей из-за падения цен на нефть ниже запланированного уровня.
- 40% предприятий уже сообщили о снижении выручки в начале 2025 года, 30% столкнулись с нехваткой оборотных средств.
- 60% компаний отмечают «высокую» или «очень высокую» конкуренцию (на 5 п. п. больше, чем в 2024 г.).
Сегодня компании видят в оптимизации расходов основу для стабильного роста.
Гайд: анализ текущих расходов: с чего начать
Каждая компания говорит: «Нам нужно сократить расходы». Но вопрос в том, с чего вообще начинать? Просто меньше печатать? Перестать закупать кофе в офис? Урезать бюджет маркетинга? Нет, не угадали.
Проведите аудит расходов
Звучит скучно, но без этого никуда. Пройдитесь по всем статьям затрат: от аренды до подписок на сервисы, которые никто уже полгода не открывал.
Как это сделать правильно:
- Собираем все расходы — из бухгалтерии, банковских выписок, CRM и т.д.
- Классифицируем — по типу (постоянные, переменные), по отделам, по проектам.
- Оцениваем полезность — реально ли эта трата что-то дает?
- Сравниваем с рынком — а может, вы переплачиваете просто по инерции?
- Выделяем «излишки» — то, что не дает бизнесу ничего, кроме привычки.
Уже на этом этапе часто выясняется, что вы ежемесячно отдаете часть бюджета на то, чего никто не использует.
ABC-анализ: включаем логику
Следующий шаг — не просто смотреть на расходы, а выделить те, что существенны. Тут на помощь приходит ABC-анализ.
Суть проста как стакан воды:
- A — 20% статей затрат, которые дают 80% всех расходов.
- B — еще 30%, которые «съедают» около 15% денег.
- C — все остальные мелочи, которые шумят, но не влияют.
Цель — сосредоточиться на категории А. Это именно те статьи, которые стоит пересматривать в первую очередь. А не тратить кучу времени на то, чтобы урезать воду в кулере, когда компания арендует этаж для 3 сотрудников.
Инструменты
Начать можно с Excel — обычной сводной таблицы, где вы распишете все расходы построчно, по отделам и месяцам.
Если хочется что-то посерьезнее:
- «ПланФакт» подойдет для малого и среднего бизнеса, это сервис учета финансов. Он автоматизирует внесение данных и мгновенно строит главные отчеты (ДДС, ОПУ, Баланс).
- «1С:Управление» — если у вас есть бюджет и большие планы на оптимизацию затрат. Программа позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций.
Главное — не инструмент, а то, как вы им пользуетесь. Любой из них бесполезен, если его ведет один бухгалтер «на всякий случай», а вы туда даже не заглядываете.
Стратегии сокращения расходов
Когда в компании говорят «нужно сократить затраты», чаще всего это заканчивается тем, что отключают кулер, убирают печенье с кухни и сокращают пару человек, не разобравшись, что они делали. Но настоящее снижение расходов — это не про хаос, а про системность.
Lean Production
Пожалуй, самый элегантный способ оптимизации затрат придумали японцы в прошлом веке. После Второй мировой войны японская экономика лежала в руинах. Не хватало денег, людей, ресурсов. Тем не менее компании вроде Toyota понимали: чтобы выжить и конкурировать с американскими гигантами, нужно работать в 10 раз умнее.
Компания Toyota поставила себе цель: устранить «муда».
В японском языке «муда» (無駄) означает пустая трата, потеря, бесполезность. Инженер компании Тайити Оно классифицировал 7 видов потерь на производстве:
- Перепроизводство — сделали больше, чем нужно.
- Ожидание — простой людей и оборудования.
- Лишние перемещения — беготня по цеху.
- Избыточная обработка — делаем то, за что клиент не платит.
- Лишние запасы — склад забит, деньги мертвым грузом.
- Дефекты — все, что требует переделки.
- Лишняя транспортировка — возим туда-сюда без пользы.
Каждая из этих «муд» стоила компании времени, денег и нервов. Задача была в том, чтобы найти их и устранить.
В 1990 году вышла книга «The Machine That Changed the World», где впервые прозвучал термин Lean Production — «бережливое производство». С того момента Lean начал распространяться по миру: от автомобильных заводов до банков, IT и даже госструктур.
Мы должны из этой истории одну мысль: убрать все, что не создает ценности для клиента.
В производстве — это избыточные перемещения, ожидание, дефекты. В офисе — бесконечные переписки, лишние согласования, дублирующие отчеты.
Цифровизация
Если Lean — это мышление, то цифровизация — это инструмент. Тут на арену выходят RPA, CRM, ERP и прочие красивые аббревиатуры.
Цифровые системы (ERP, CRM, BI) позволяют видеть деньги в движении. Вы точно знаете, кто, когда и на что потратил средства и какие статьи расходов «раздуваются». А автоматизация рутинных задач (выставление счетов, отчетность, подбор персонала) с помощью RPA-сценариев может освободить сотни человеко-часов.
Пример: на московском приборостроительном заводе в 2023 году внедрили 12 800 роботов. Через 3 месяца производительность выросла в 2 раза.
Еще пример: министр цифрового развития Красноярского края Николай Распопин на заседании «Кейсы цифровой трансформации органов власти с расчетом эффектов в рублях» говорил, что только экономия бумаги может составить 6–7 млн в год при внедрении электронного документооборота.
Работа с поставщиками
Оптимизация закупок через переговоры, долгосрочные контракты и поиск альтернатив — ключевой инструмент снижения затрат.
Компании, такие как РЖД и «Синара — транспортные машины», заключают долгосрочные контракты (5–10 лет) на поставку оборудования и комплектующих. Это стабилизирует цены, обеспечивает ритмичность производства и снижает издержки на поиск новых поставщиков.
Минстрой РФ рекомендует долгосрочные соглашения для фиксации цен на строительные материалы, что помогает избежать резких скачков стоимости и оптимизировать бюджет проектов.
Для быстрого поиска альтернативных поставщиков удобно пользоваться B2B-платформами (Ruopt, MegaOpt24) — позволяют сравнивать цены и условия поставщиков в режиме онлайн.
Также вы можете попросить скидку у своего поставщика, если покупаете большую партию, платите без отсрочек.
Аутсорсинг: пусть другие делают рутину
Не все нужно делать внутри. Иногда дешевле и эффективнее отдать часть задач на сторону. Главное — понимать, что именно и когда.
Глобальное исследование Deloitte еще в 2020 году четко сказало: главная причина выбора аутсорсинга — экономия. Все остальное — приятные бонусы.
Кейс «Пятёрочки»
В середине 2010-х руководство сети поняло, что 70% усилий HR-отдела уходило на рутину — оформление, подбор, внутренние заявки. Тогда они запустили цифровую трансформацию и передали все это на аутсорсинг в специально созданную HR-фабрику.
Результат?
- 2015 год — 8000 новых сотрудников в месяц.
- 2017 год — 12 000–14 000.
То есть в 1,5 раза больше найма при той же или даже меньшей нагрузке. Причем с большей скоростью.
Наш кейс
Один из наших крупных клиентов столкнулся с непростой задачей. Им нужно было регулярно изменять процентные ставки по более чем 100 000 договорам, и каждый из них содержал до 15 различных ставок.
Пока специалисты банка делали это вручную, регулярно тратилось огромное количество человеко-часов и денег на ФОТ и альтернативные издержки (упущенная выгода, если бы сотрудники занимались чем-то более полезным).
Мы разработали скрипт, который с использованием JSON-файлов делал это автоматически.
Тем самым компания смогла оптимизировать свою работу и направить часы работы сотрудников на более перспективные задачи.
Инновационные подходы к экономии
Шеринг-экономика
Шеринг-экономика — это модель, где ресурсы (вещи, услуги, пространства) используются совместно.
Сейчас объем транзакций в российской sharing economy достигает 1+ трлн ₽. Для оптимизации затрат можно использовать каршеринг для доставки и, например, шеринг инструментов «Стройшеринг».
«Зеленые» решения
«КуйбышевАзот» — ведущий производитель химикатов и удобрений в России. На заводе была запущена программа по выявлению способов использования энергоэффективности и более чистого производства в качестве путей снижения затрат.
После завершения программы эти меры позволят компании сэкономить около 9 миллионов долларов на расходах на электроэнергию в год. По оценкам, итоговое сокращение выбросов углерода более чем на 115 000 тонн CO2 в год равнозначно удалению с дорог 23 000 автомобилей.
Государство активно помогает компаниям, которые внедряют в свою работу экологический подход. Так, например, компании, имеющие высокую энергетическую эффективность или имеющие высокий класс энергетической эффективности, освобождаются от налога на новое имущество на 3 года.
Вовлечение команды: коллективная экономия
Снижение затрат силами сотрудников — мощный инструмент, который не только экономит бюджет, но и повышает вовлеченность команды. Как сделать, чтобы сотрудники приносили вам стоящие идеи на блюдечке:
- Запустите конкурс идей с простыми правилами.
- Внедряйте предложения быстро, чтобы сотрудники видели результат.
- Хвалите публично (доска почета, грамоты, истории успеха в корпоративном чате).
- Делитесь сэкономленными деньгами (премии, общий фонд на team-building).
Еще одно направление работы с сотрудниками для оптимизации затрат — это обучение. Сотрудникам нужно объяснять принципы тайм-менеджмента и поощрять экологичные привычки.
Мониторинг и адаптация: как не потерять результат
На регулярной основе для контроля затрат используют два показателя: ROI и OER.
OER, или operating expense ratio, — коэффициент операционных расходов — это отношение операционных расходов к выручке от продаж, этот показатель отражает процент от дохода, который идет на поддержание текущей производственной деятельности.
ROI, или Return on Investment, переводится как «возврат инвестиций». Он показывает, насколько выгодно вложение средств в определенный проект или бизнес.
На форумах единогласно говорят: теперь «никаких проектов без четкой измеримой выгоды». Иначе говоря, каждое нововведение должно «пройти испытание на эффективность». Как отметил эксперт из Smart Technologies: «Раньше ROI считали в общем, теперь — под каждый проект. Сколько пользы, через сколько месяцев и какая конкретно выгода для бизнеса».
Гибкое бюджетирование
Многие компании отказались от годовых жестких планов в пользу динамичного подхода. Как отмечают аналитики, при скользящем бюджетировании «бюджет обновляется не раз в год… а ежеквартально или даже ежемесячно», что дает максимальную точность и позволяет быстро реагировать на изменения.
Среди крупных компаний идет похожая практика: на конференциях по бюджетированию руководители отдают предпочтение принципам Beyond Budgeting или smart‑бюджетирования. Так, стратегический контролер Heineken рассказывала о пересмотре «фиксированных затрат» через призму бережливости, а экономист «Газпром нефти» Алексей Урусов делился опытом «минимизации действий при бюджетировании».
В итоге в 2022–2023 годах, даже столкнувшись с санкциями и инфляцией, российские предприятия сумели скорректировать планы: за счет частых ревизий бюджета они перераспределяли ресурсы туда, где отдача выше, и оперативно вытягивали бизнес из «хвостов» неэффективных затрат.
Заключение
Для оптимизации затрат нужно сначала провести аудит, потом отфильтровать, какие из расходов критичны и требующие сокращения, регулярно оценивать метрики и мониторить ситуацию. Для сокращения расходов можно инвестировать в цифровизации, обратиться за аутсорсингом неосновных процессов, передоговориться с поставщиками. Также можно внедрять экологические решения, обратиться к шеренге и спросить у сотрудников их идеи по оптимизации затрат.Самое главное, помните, что путь в тысячу ли начинается с шага. Запланируйте себе уже на завтра первое дело, связанное с контролем затрат.
