Как быстро стать главным бухгалтером. Часть 2

Татьяна Фиппс

Студия карьерного консультирования

Продолжение. Смотрите 1 часть.

2. Эффективная организация работы

Почему это важно:

Сотрудник, который умеет навести порядок в своей работе, воспринимается как более профессиональный и высокостатусный, чем его менее организованные коллеги. К нему быстро растет доверие со стороны смежников, его чаще просят высказать экспертное мнение по сложным вопросам.

Руководство начинает задумываться о его повышении: тот, кто в состоянии хорошо организовать свой труд, с большей вероятностью сможет организовать и работу всего отдела. Так что его шансы стать главным бухгалтером сильно повышаются.

Что для бухгалтера значит «эффективная организация работы»? Это:

• Порядок в документообороте
• Своевременное закрытие отчетного периода и подача отчетности
• Минимизация или отсутствие ошибок
• Эффективное разрешение форс-мажорных ситуаций

И что же делать:

Если вы хотите получить должность главбуха, убедитесь в том, что улучшаете свои показатели по каждому из перечисленных критериев.

• Порядок в документообороте. Очень важно, чтобы вы всегда знали, какие документы вам уже сдали, какие- еще нет, а какие вы передали другим сотрудникам. Также убедитесь, что отданные вам документы не теряются бесследно в недрах вашего рабочего стола (или в электронных папках), а находятся в пределах досягаемости всякий раз, когда они вам нужны.
• Своевременное закрытие отчетного периода и подача отчетности. Этот пункт самоочевиден: срыв срока сдачи отчетности приводит к наложению на компанию штрафов и взысканий, а это вызывает законное недовольство директора – со всеми вытекающими отсюда последствиями для вашей карьеры.

Что для этого нужно: регулярно используйте доступные сервисы бухгалтерских календарей и «напоминалок». Внедрите 3-этапную систему напоминания сотрудникам о необходимости сдачи первички, например, за 10, 5 и 3 дня до конца месяца.

• Минимизация или отсутствие ошибок. Чем меньше вы ошибаетесь, тем более надежным вас считают. Поэтому фиксируйте свои ошибки и учитесь не повторять их с первого раза. Если ошибки все же допущены, исправляйте их своевременно и спокойно. Не «посыпайте голову пеплом», но и не дожидайтесь, когда ошибки заметит ваш начальник. Будьте проактивны.

Что для этого нужно: заведите журнал обратной связи. Каждый раз, когда совершаете какую-либо заметную ошибку, указывайте в нем, что нужно изменить в процессе вашей работы, чтобы предотвратить ее повторение, например:

Ошибка: создавая новый счет-фактуру на основе образца, забыл изменить номер счета.

Что изменить в работе: проверять реквизиты счета-фактуры перед отправкой документов

• Эффективное разрешение форс-мажорных ситуаций. Настоящий профессионал отличается от всех прочих тем, как он реагирует на возникновение непредвиденных сложностей. Обычный сотрудник в форс-мажорных ситуациях, как правило, теряется и ждет, когда проблему решит кто-то другой. Но вам, чтобы быстро стать главным бухгалтером, необходимо отличиться на фоне коллег. Постарайтесь не впадать в панику, а самостоятельно искать ресурсы, которые помогут разрешить возникшую проблему.

Что для этого нужно: столкнувшись с непредвиденной ситуацией (например, потеря сотрудником первичных документов), проделайте «домашнюю работу»: узнайте, как лучше исправить ситуацию, от тех, кто уже сталкивался с подобными проблемами, и предложите 2-3 наиболее подходящих варианта руководителю или коллегам. Вашими источниками в поиске информации могут быть: более опытные коллеги, личные знакомые, интернет или любимая информационно-справочная система.

Эффективная организация работы сотрудником – явление хронически редкое почти в любой компании. Поэтому если вы наведете порядок на своем участке, руководство это очень быстро заметит и начнет выделять вас из серой массы коллег. Вам будут поручать более важные и сложные функции, и ваше влияние в компании сильно возрастет. И когда наверху откроется подходящая позиция, вы с большой вероятностью станете первым кандидатом на повышение.