Скопировать ссылку
В любой сфере бизнеса автоматизация бизнес-процессов заключает в себе использование технических средств, математических моделей и методов для того, чтобы оптимизировать деятельность отдельных сотрудников, отделов и компании в целом.
Отличие лишь в специфике самих процессов и обрабатываемой информации.
Что позволяет автоматизация? Расскажу на опыте моей компании — международного экспедитора грузов и таможенного представителя:
- Минимизировать рутинный ручной труд.
- Исключить дублирование и копирование информации.
- Получить единое информационное поле для сотрудников отдельного подразделения или компании в целом.
- Стандартизировать документооборот и унифицировать бизнес-процессы.
- Контролировать процесс по реперным точкам и сигнализировать об ошибках.
- Запрограммировать отчеты и автоматизировать создание документов.
Но если, к примеру, складскую логистику достаточно легко стандартизировать и унифицировать, то транспортная логистика, особенно международная, отличается большой вариативностью в зависимости от вида транспорта и маршрута. При этом количество вариантов доставки регулярно увеличивается.
Только грамотно разработанная программа помогает специалистам держать под контролем все многообразие процессов!
Например, работа таможенного представителя связана с обработкой больших массивов данных и подразумевает высокую точность для исключения нарушений таможенного законодательства. Автоматизированная программа помогает исключить ошибки по причине «человеческого фактора».
И такой подход верен по отношению к любой сфере бизнеса с похожими исходными данными.
Когда целесообразно проводить автоматизацию? Необходимо проводить автоматизацию в любом случае или при наличии каких-то условий?
Автоматизация может проходить на разных уровнях: от создания простейших макросов и таблиц в Miscosoft Excel, до создания единого информационного поля для всей компании и замены ручного труда техническими средствами.
На простейшем уровне автоматизация позволяет исключить дублирование информации и незначительно снизить количество ошибок из-за так называемого «человеческого фактора».
Обычно ее начинают проводить сотрудники компании самостоятельно, создавая табличные базы данных. У нас такие служат для контроля движения грузов и ведения количественного учета по ключевым показателям.
Однако реалии современного бизнеса требуют от компании глобального и системного подхода. Вот несколько признаков, которые отчетливо и однозначно сигнализируют о необходимости глобальной автоматизации:
- Неудовлетворительный уровень расходов на выполнение операций.
- Отсутствие должного контроля над расходами.
- Увеличение количества работы при невозможности расширения штата.
- Отсутствие прозрачности управления, включая деловые отношения с контрагентами.
- Компания сталкивается с проблемой контроля и необходимостью работы с большими объемами информации.
Как эффективно проводить автоматизацию в компании?
Прежде всего, необходимо максимально четко определить цели автоматизации и ответить на вопрос — «Что мы планируем автоматизировать: отдельный участок или компанию в целом?»
Наиболее частой ошибкой является точечная автоматизация отдельных процессов с надеждой объединить потом разрозненные участки в единое информационное поле.
Если компания планирует постепенную глобальную автоматизацию, то необходимо изначально нарисовать полную структуру и иерархию проекта. В противном случае, велик риск получить отдельные кусочки паззла, которые в итоге не сложатся в единую картину.
Наиболее общая схема автоматизации выглядит следующим образом:
- Определение конечной цели автоматизации.
- Анализ текущих бизнес-процессов, оценка их эффективности и необходимости изменений.
- Составление карты бизнес-процессов в BPM-редакторе.
- Внедрение изменений в бизнес-процессы.
- Создание технического задания.
- Выбор программного приложения и оборудования для автоматизации.
- Разработка программного продукта: создание собственного продукта или адаптация существующего.
- Внедрение системы автоматизации и перенос баз данных.
- Обучение и адаптация персонала.
Чтобы получить положительный эффект, необходимо не только инвестировать в программное обеспечение и оборудование, но и внести в бизнес-процессы правильные изменения.
Автоматизация и организационные реформы должны проходить параллельно, что позволит сократить сроки внедрения новой системы.
Каковы недостатки автоматизации бизнеса?
Несмотря на огромное количество преимуществ, у данного подхода есть свои слабые стороны. Производственная система значительно усложнится, и появится масса новых элементов, с которыми сотрудники компании могут быть незнакомы, так что придется потратить время на их обучение. Кроме того, от оборудования потребуется большая надежность.
Сложности могут появиться при переносе информации в новую базу данных. Эта процедура требует повышенного внимания, поскольку самая незначительная ошибка искажает учет.
Важна постоянная поддержка специалистов. В штате должен быть программист, обладающий специальными знаниями. Например, если автоматизируется бухгалтерия, то он должен быть в курсе действующего законодательства в данной области.
Стоит заметить, что данные неизбежные трудности носят временный характер и с лихвой окупаются преимуществами, которые в итоге приносит автоматизация. Со временем несовершенства информационной и финансовой баз сглаживаются, а работники привыкают к новому порядку работы.
Даже те, кто смотрел на нововведения с недоверием, осознают их удобство. При наиболее пессимистическом прогнозе экономический эффект заметен через несколько лет. А по среднестатистическим данным — куда раньше.
Есть ли различия между отношением к автоматизации процессов на Западе и у нас? Я бы не проводила деление по такому признаку.
И в России, и на Западе есть компании, которые проводят автоматизацию грамотно и последовательно, как есть и те, кто в попытке сэкономить совершают одинаковые ошибки.
Многие компании доверяют создание технического задания своим сотрудникам или руководителям подразделений. Мне встречались технические задания, напоминающие разноцветное лоскутное одеяло, состоящее из самостоятельных блоков, соединенных нелогичным образом. Программа, созданная по такому принципу, будет работать, но ее эффективность очень сомнительна. Грамотный подход подразумевает привлечение в качестве руководителя проекта бизнес-аналитика, который профессионально разбирается в сфере деятельности компании и программных продуктах. Такой специалист поможет выстроить оптимальную схему автоматизации и выбрать подходящую программную платформу.
Какие функции обязательны для логистической компании и таможенного представителя?
Основа конкурентных преимуществ логистической компании базируется на трех составляющих:
- Цена услуг.
- Сроки обработки и доставки грузов.
- Сервис и информирование клиента.
Следовательно, помимо стандартных функций, автоматизированная система должна обеспечивать:
- Прозрачность учета расходов и доходов.
- Контроль движения груза по реперным точкам при высокой вариативности маршрутов и видов транспорта.
- Ежедневное внесение данных с сохранением полной истории.
Нужно ли во всем полагаться на системы? Что на сегодняшний момент они не могут предоставить, но что нужно нам?
Автоматизированные системы опережают человека по скорости обработки и объему запоминаемой информации. Искусственный интеллект уже сейчас умеет просчитывать множественные варианты развития событий, однако он еще долго не сравнится с человеком в творческих способностях и креативности мышления. Именно такие специалисты и профессионалы еще долгое время будут основными драйверами логистического и любого другого бизнеса.
