Как ИП на патенте вести Книгу учета доходов в 2024 году

Патентная система налогообложения полностью освобождает предпринимателя от ведения учета и отчетности о результатах работы бизнеса. Единственное обязательное требование к купившим патент — ведение книги учета доходов.

Зачем требуют ведения КУД на ПСН

Главная цель ведения книги учета доходов на «патенте» — контроль лимита по доходам. ИП на данном спецрежиме ограничен 60 миллионами рублей в год, при превышении этой суммы предприниматель лишается возможности применять ПСН до следующего года.

Если налоговики заподозрят превышение предельного размера дохода, то подтвердить свое право на использование патента можно с помощью КУД. Вероятность проверки бизнеса гораздо больше у предприятий с большими оборотами, которые параллельно ведут один или несколько видов деятельности на «патенте». К ИП с парой наемных работников и небольшими доходами налоговики вряд ли проявят интерес.

Также ФНС с помощью книги учета доходов проверяет, не должен ли предприниматель оплачивать несколько патентов, а не один. Например, региональный перевозчик на ПСН обязан получать заказы только в своей области. Налоговая может запросить подтверждающие документы по некоторым операциям в КУД, а, получив договоры на перевозку из других регионов, обяжет доплатить налоги.

Книга учета доходов ИП на патенте

Согласно приказу Минфина № 135-н, предприниматель на ПСН обязан вести учет доходов по утвержденной форме. КУД состоит из двух частей — титульного листа и раздела «Доходы». ИП заполняет первую страницу с персональными данными (ФИО, ИНН, адрес, номер расчетного счета) и информацией о выданном патенте (срок, стоимость, регион действия). В раздел I «Доходы» записываются:

1. Порядковый номер операции.
2. Реквизиты первичной финансовой документации, которая подтверждает поступление указанных средств. Сюда заносятся даты и номера чеков, платежных требований и поручений, кассовых ордеров, выписок со счетов, договоров, накладных и так далее. Сделка должна совершаться только в рамках разрешенных видов деятельности.
3. Описание финансовой операции.
4. Размер полученного дохода от указанной операции.

Предприниматель должен внимательно заполнять книгу учета доходов, особенно если применяются два налоговых режима. Если ИП совмещает ПСН и УСН, то вести учет следует раздельно. Допущенная ошибка в реестре операций грозит большими штрафами и доначислением налогов.

Правила ведения книги учета доходов ИП на патенте

Заполняя КУД, нужно учитывая следующие требования:

• Каждое поступление средств должно подтверждаться документально, обязательно необходимо указывать реквизиты первичных документов.
• Доходы фиксируются в очередности их поступления на счет или получения денег наличными.
• Вести книгу учета доходов нужно систематически и регулярно. Запрещено копить чеки и другую «первичку», чтобы потом в конце периода внести данные в документ. В случае проверки это чревато штрафом.
• В КУД вносятся абсолютно все операции на любую сумму, в результате которых образовался доход.
• Исправления в записях допустимы. Для внесения правки нужно зачеркнуть текст, написать рядом правильный и поставить дату и подпись.
• КУД ведется только на русском языке. Если первичная документация составлена, например, на языке малых народностей, то у ИП должен быть перевод документа.
• Книга учета должна быть пронумерована, прошита и закреплена подписью предпринимателя.

Особенности заполнения книги учета доходов

При ведении реестра финансовых операций ИП обязан учитывать такие нюансы:

1. Доходы предпринимателя на ПСН записываются в КУД в день получения средств на счет или наличности в кассу. Если ИП вынужден был, например, вернуть средства за какой-то товар, то в строку записывается операция с суммой со знаком «минус».
2. ИП, в отличие от ООО, имеет право использовать полученные деньги на личные нужды, поэтому пополнение счета своими деньгами не считается доходом и в книгу учета не записывается.
3. При перечислении покупателем средств на счет ИП банк взимает комиссию, и предприниматель получает сумму меньше, чем была отправлена. В этом случае в КУД нужно записывать фактически уплаченную покупателем сумму.

4. В графу «Дата и номер первичного документа» нужно вписывать данные из «первички», но если таких документов много, то допустимо указывать дату и диапазон. Например: «25.05.2019 г. Банковские ордера № 2-12».
5. Данные в графе «Содержание операции» должны понятно отображать экономическую сущность полученного дохода.

6. Делать записи в последней колонке «Доходы» нужно только в рублях и без округления сумм. Например: «585,45».

По окончании срока действия патента необходимо суммировать полученные доходы и записать их в строке «Итого за налоговый период».

Образец заполнения книги доходов для ИП на патенте

Заполнить титульную страницу в электронном и бумажном виде можно по следующему образцу:

Доходы записываются в раздел I по такому образцу:

Как посчитать доходы, если у ИП несколько патентов

До 2017 года работа ИП на ПСН была гораздо сложнее — нужно было вести отдельную книгу учета доходов для каждого приобретенного патента. Сейчас это требование отменили и можно вести общий реестр операций для всех купленных патентов.

Можно ли вести книгу доходов в электронном виде

Предпринимателям разрешено вести КУД как в бумажном, так и в электронном вариантах. ИП может сам выбрать программу или специальный сервис для ведения такого учета, а в конце налогового периода книгу нужно полностью распечатать, прошнуровать и пронумеровать страницы, скрепить Книгу подписью и печатью (если есть) на последней странице.

Если выбран бумажный вариант ведения реестра операций, то необходимо скрепить документ подписью и печатью (если есть) до внесения первых записей в КУД. Регистрировать документ в налоговой инспекции не нужно, однако сотрудники ФНС могут потребовать предъявить КУД для проверки.

Сколько нужно хранить книгу учета доходов

По закону хранить документ нужно не менее 5 лет, при этом началом отсчета будет 1 января года, следующего за тем, когда было закончено ведение КУД. До этой даты налоговая инспекция вправе истребовать Книгу для проверки, и предприниматель обязан предоставить документ не позже, чем через 10 дней после получения запроса от ФНС. Пятилетний срок хранения КУД необходим на случай, если в будущем возникнут споры с налоговиками относительно правомерности ведения деятельности или по каким-то финансовым вопросам.

Штрафы за нарушение правил ведения КУД

Отсутствие Книги, а также неправильные записи в ней расцениваются как грубое нарушение правил учета доходов. В Налоговом кодексе за эти правонарушения предусмотрены следующие санкции:

• 10 000 рублей — если нарушение произошло за один налоговый период;
• 30 000 рублей — если нарушение повторялось в нескольких налоговых периодах.

Если ИП не предоставил КУД проверяющим, но документ впоследствии все же «нашелся», то размер штрафа будет существенно меньше — 200 рублей.