Как повысить компетентность сотрудников

Как вы оцениваете эффективность своей команды? Довольны ли вы скоростью и продуктивностью ваших сотрудников? Часто ли вы задумываетесь, в чем причина путаницы на рабочих местах?


Реальная картина в компаниях с нерастущей и падующей произодительностью.


Давайте рассмотрим работу экипажа пассажирского самолета, где точность и эффективность имеет решающее значение для безопасности жизней пассажиров. Вот пилот, в обязанности которого входит управление самолетом, стюардесса, которая обеспечивает комфорт пассажирам, штурман, который прокладывает маршрут полета и командир, отвечающий за управление на борту самолета. А теперь я обрисую вам, как ситуация обстоит во многих компаниях. Представьте, что командир помимо своих обязанностей будет выполнять работу штурмана, а штурман будет помогать пилоту управлять самолетом, не зная на какие кнопки нажимать. А как вам ситуация, когда стюардесса будет забегать в кабину пилотов и подсказывать штурману, как прокладывать направление полета, хотя она не обучалась по данной специальности, а в перерывах отвлекать командира от своих обязанностей и просить пройти в салон, чтобы успокоить разнервничавшегося пассажира?- Думаю, самолет с таким некомпетентным экипажем далеко не улетит. Даже если штурман и справится с управлением, то он не сможет отследить маршрут полета, что приведет самолет неизвестно куда. Это хаос. Иногда в организации это замешательство не так бросается в глаза, но приведенный выше пример показывает это очень наглядно. Что будет с компанией, развивайся она по данному пути? Думаю, вы и сами это понимаете. Организация, где отсутствует коммуникация, становится сумасшедшим домом. Это будет дорого обходиться руководителю. Это причина малой производительности.


Кого нужно увольнять?


Часто ли вы можете наблюдать ситуацию, когда сотрудники прибегают к руководителю, чтобы тот решил те или иные проблемы? Это отнимает ценное время руководителя и он занимается тем, что решает проблемы подчиненных. А кто же будет заниматься работой руководителя? - В один прекрасный день руководитель осознает, что у его команды плохая производительность и решит, что пора кого-нибудь уволить. При таких обстоятельствах под «обстрел» попадают ценные кадры, которые не получили должного представления о своих обязанностях в организации, потому что у них не было должностных инструкций. После того, как в компании будет закончено увольнение сотрудников и будет произведен очередной набор новых, руководитель с надеждой улыбнется. Спустя какое-то время, - (это зависит от персонала), - руководитель задастся вопросом , почему компания не производит больше, а зачастую и меньше. Тогда под «огонь» попадает еще кто-нибудь, и еще, и еще..Но руководитель может даже не знать, что тот сотрудник, которого он уволил в первую очередь, не мог приносить компании достаточный доход по той причине, что другие сотрудники прибегали к нему каждые 10 минут и засыпали его вопросами, не относящимся к его должности. Как бы вы себя чувствовали, если бы вас дергали каждые 10 минут по вопросам, которые вы не должны решать, а сотрудники сами могут со всем этим справиться. Руководитель должен понимать, что все это сотрудники делают не по злому умыслу, а из-за замешательства на своем посту, на своем рабочем месте.

«Расширение организации и быстрое выполнение обязанностей зависит от уровня боевого духа команды, поскольку в основе боевого духа лежит производство, а кто может производить что-либо посреди всего этого шума и хаоса?». «Это не организация, а толпа». Так высказывался ученый и специалист в области управления, Рон Хаббард, разработавший административную технологию менеджмента в своих организациях до такого уровня, что она работала, как швейцарские часы, была слаженной, быстрой и эффективной. Ученый и философ Рон был наблюдательным и мог, выявляя ошибки и быстро их корректировать. Сейчас административную технологию, разработанную Р. Хаббардом, применяют все больше и больше компаний во всем мире, а его имя третий раз было занесено в Книгу рекордов Гиннесса, как писателя, чьи книги наибилее продаваемые во всем мире.


Что же такое должностные инструкции?


Организация состоит из определенных людей, выполняющих определенные обязанности. Та организация, которая расширяется, и доход которой растет, успешна, и в ней каждый сотрудник выполняет должностные обязанности, изложенные в его должностных инструкциях. Это те, что ему поручили выполнять. Это специальность, описание поста сотрудника,где указана цель его деятельности и его обязанности.

Приходя на работу, сотрудник должен четко представлять себе: зачем он работает в этой организации, какова цель организации и какие функции он должен выполнять, чтобы компания могла достигнуть желаемой цели. Важным и желаемым моментом является коммуникация (передача сообщений и посланий) между отделами и сотрудниками. Если пройтись по организации, в которой падает производительность и проследить за работой сотрудников , то можно заметить людей, не имеющие ни малейшего представления о структуре организации или даже о ее существовании. Это те люди, которые будут стараться привнести изменения в структуру организации, обойти руководителя и управлять коллективом. Это очень важный момент. Организация состоит не из одного человека, а в крупных компаниях количество сотрудников может достигает сотен и тысяч человек. Некомпетентный сотрудники влезают в коммуникационные линии своих коллег и тем самым создают замешательство на постах и вокруг них. И эту ситуацию мы могли наблюдать на борту самолета. Самое опасное, когда эти сотрудники отвлекают от работы руководителей. Такие люди не могут приносить прибыль, поскольку они даже не знают, что они должны делать. В организации, где царит хаос, быстро устают сотрудники. Там кипит работа, но статистики не растут.

Термин «должностные инструкции» подразумевает наличие четких правил работы в организации, с кем и как работать. Знание своих правил и обязанностей способствует быстрой координации персонала, что приводит к слаженному и эффективному выполнению своей работы.


Идеальная картина в компании.


Важно от каждого сотрудника добиться понимания, где и на какой должности он находится, что он выполняет, кому он должен передавать сообщения или законченную работу. Никогда, никогда и никогда не принимайте от сотрудника проблему. Это не входит в обязанности руководителя. Если у сотрудника возникла проблема, и он не может предложить какого-то решения, то это говорит только о некомпетентности сотрудника на рабочем месте. Это значит, он не знает должностных инструкций и не владет ситуацией, а именно это и приводит к хаосу и замешательству. Давайте вспомним, что делала стюадесса на самолете: она отвлекала командира от своих обязанностей и просила пройти в салон, чтобы успокоить разнервничавшегося пассажира. Является ли это обязанностями командира?

Повысьте ответственность своих сотрудников. Это можно сделать, дав им должностные инструкции и наделив их правом принимать решения в рамках правил работы компании. Это то, что разгрузит вас и позволит поднять производительность в организации. В противном случае вам придется нести на себе множество обязанностей во всей организации, что в последствии вас же и раздавит. Думаю, вы бы не хотели работать за сотрудников и платить им зарплату.

Идеальной картиной было бы четко прописанные должностные инструкции и обязанности каждого сотрудника на бумаге, а также необходимо убедиться, что они усвоены и применяются. Четкое понимание того, что сотрудник должен делать и того, что является его законченной работой. Если бы сотрудник,предположим, был стоматологом, то его работой было бы быстро, безболезненно и эффективно сверлить зубы, у ассистентки подавать инструменты и помогать врачу. Законченной работой стоматолога было бы запломбированные и здоровые зубы пациента, а у ассистентки — ощущение комфорта у пациента и быстрая работа врача.


Сотрудник должен быть ответственным и компетентным.


Каждый сотрудник должен знать цель своей должности, и то где он располагается на общей организационной схеме компании. Только некомпетентный персонал будет создавать проблемы в организации, поскольку такие сотрудники не знают, что должны делать, а значит им больше будет нечем заняться, кроме как придумывать интересные игры на рабочем месте. Не пытайтесь воспитывать сотрудников, с целью вырастить из них компетентных руководителей. Давайте им область работы и заставьте их выполнять свою работу. Кто-то, возможно, будет жаловаться, обижаться и страдать. Просто заставьте их взять ответственность за их область работы. Пусть каждый из них будет руководителем в своей сфере, а каждое задание - важным проектом, который надо сдать в срок, и кроме него самого никто это лучше не сделает. Не позволяйте вторгаться в вашу или чужую сферу кому бы то ни было другому с целью посоветовать. Послушайте и сделайте так, как вы считаете нужным, в соответствии с должностными инструкциями.

Если сотрудники владеют знанием того, как что-то делать, и если они могут это делать и они производит, то ваша компания будет развиваться и процветать.