Как правильно учитывать командировочные расходы сотрудников

Часто руководителям компаний нужно отправлять своих сотрудников в командировки в другие города. Иногда по возвращении работника у бухгалтерии возникают трудности с учётом его расходов в командировке.

В целом, командировочные расходы можно разделить на следующие виды:

1. Расходы на проезд. К ним относятся расходы на приобретение билетов на самолёт, поезд или междугородний автобус, а также использование личного и корпоративного транспорта.
2. Расходы на проживание. К этим расходам относятся расходы на проживание в отелях или гостинцах, уплачиваемый при проживании городской налог, расходы по найму жилого помещения во время командировки.
3. Суточные. Суточными покрываются расходы сотрудника, связанные с проживание вне места постоянного жительства, например, питание, проезд по городу, прочие расходы.
4. Прочие расходы, компенсируемые по решению руководителя.

Общим для всех видов расходов является условие, что произведённые сотрудником командировочные расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.

Напомню, что обоснованными расходами признаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а документально подтверждёнными — затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кроме того, чтобы расходы попадали под категорию экономически обоснованных, в компании должны быть локальные нормативно-правовые акты (ЛНА), в которых должны быть определены допустимые расходы, поименованные в ЛНА.

При отправке сотрудника в командировку имеет смысл напомнить, какие документы можно считать правильно оформленными. Правильные документы не только позволят бухгалтеру учитывать расходы в полном объёме, но и спасут сотрудника от уменьшения положенного ему возмещения на сумму НДФЛ, которую придётся удержать и уплатить с сумм, не подтверждённых корректными документами.

При этом корректным можно считать только тот документ, который содержит следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;
• подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за её оформление, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто на документах, выдаваемых сотрудникам, недобросовестные компании ставят отметку, что документ оформлен по правилам, хотя при проверке бухгалтерией выясняется, что это не так. Сотруднику следует быть бдительным, чтобы защитить себя.

Чтобы углубиться в детали и другие возможные сложности, рассмотрим каждый вид командировочных расходов отдельно.

1. Расходы на проезд

Если сотрудник добирался до места командирования пассажирским транспортом, то для того, чтобы подтвердить свои расходы на проезд, он должен предоставить билеты или посадочные талоны. Поэтому первая сложность, с которой может столкнуться бухгалтер, это неправильно оформленный билет.

Например, если на посадочном талоне не поставлена отметка о прохождении досмотра, то такой билет нельзя принимать в налоговом учёте, а с суммы возмещения нужно будет удержать НДФЛ. Этой позиции придерживается Минфин, например, в Письме от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187.

Заменить отметку на посадочном талоне может справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком.

Если работником был приобретён электронный авиабилет, то подтверждающими документами будут:

• сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
• посадочный талон, подтверждающий перелет работника по маршруту, или контрольный купон электронного проездного документа — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте, полученный в электронном виде по Интернету.

Такая позиция высказана в письме Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187.

Если сотрудник ездил в командировку на автомобиле, то срок командировки, а также расходы на проезд должны быть подтверждены чеками на заправку и путевым листом. Если же из чеков срок командировки не ясен, сотруднику следует предоставить служебную записку с указанием даты начала и конца командировки.

При этом, если сотрудник ездил на собственном автомобиле, а в организации установлена компенсация за использование личного транспорта, то отдельно расходы на бензин принять к налоговому учёту не получится. Эта позиция отражена в письме Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, в котором указано, что стоимость ГСМ считается уже включённой в компенсацию.

Интересная ситуация возникает с возмещением расходов на проезд, если сотрудник захотел уехать раньше или остаться в месте командирования после окончания командировки.

В таком случае стоимость проезда в командировку и обратно не должна облагаться НДФЛ, если работник с разрешения руководителя организации (Письма Минфина от 13.06.2017 N 03-03-РЗ/36418, от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687):

• выезжает к месту командировки в выходные или нерабочие праздничные дни, предшествующие дате начала командировки;
• задерживается в месте командировки на выходные или нерабочие праздничные дни, следующие за датой окончания командировки.

Однако если сотрудник хочет продлить пребывание в месте командирования в связи с отпуском, тогда работодатель должен будет удержать НДФЛ с суммы расходов на проезд.

2. Расходы на проживание

Для того, чтобы принять в налоговом учёте расходы на проживание, сотрудник должен предоставить только правильно оформленные документы.

При этом расходы на проживание подтверждаются:

• в гостинице: бланком строгой отчетности или чеком ККТ;
• в арендованной квартире: договором найма квартиры и документом об оплате (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803).

Кроме того, стоимость проживания должна соответствовать прописанным в ЛНА правилам. Так, например, многие компании устанавливают, что сотрудники могут бронировать только стандартные номера в гостиницах. Если же у сотрудника не было возможности забронировать подходящий номер из-за отсутствия свободных номеров данного типа, то для учёта расходов на номер более дорогого типа нужно будет предоставить служебную записку с одобрением руководителя.

3. Суточные

Компания имеет право самостоятельно устанавливать размер суточных в своём внутреннем положении или коллективном договоре. Однако Налоговым кодексом также установлены нормативы суточных, в пределах которых суточные не будут считаться доходом сотрудника:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суммы, превышающие данные нормы, не выходящие за рамки сумм, прописанных в ЛНА, должны быть обложены НДФЛ и могут быть приняты в командировочные расходы в налоговом учёте. Однако, если суточные превысят и суммы, указанные во внутреннем положении или коллективном договоре, то их нельзя принимать к налоговому учёту.

Если в компании установлены суточные в валюте, то может возникнуть следующая ситуация: если суточные превысят нормативы, то возникший натуральный доход сотрудника придётся пересчитывать дважды, так как для расчёта НДФЛ валютные суточные рассчитываются по курсу на последний день месяца, а для расчёта страховых взносов — по курсу на дату утверждения авансового отчёта. Для расчёта налога на прибыль валютные суточные также рассчитываются по курсу на дату утверждения авансового отчёта.

Если сотрудник был отправлен в однодневную командировку, то в соответствии с законодательством суточные ему полагаются только в том случае, если командировка была на территории иностранного государства. При этом размер суточных будет равен 50% от обычной суммы. Однако компания может предусмотреть, что работнику, направляемому в однодневную командировку, может быть выплачена компенсация. Такая компенсация должна быть предусмотрена внутренним положением об оплате труда компании и по сути не является суточными.

4. Прочие расходы

К прочим расходам относятся все остальные расходы, не упомянутые выше.

Общим для расходов данного раздела будет являться уже упомянутое требование к правильному документальному оформлению. Помимо этого, для таких расходов будет действовать правило — чем больше документов и чем подробнее в них описаны расходы, тем лучше.

Так, если сотрудник оплачивает интернет для работы во время командировки, обязательным будет наличие чека, договора на обслуживание, а также служебной записки работника с детализацией об использовании интернета. Если по документам нельзя будет сказать, что расходы экономически обоснованы, то принятие таких расходов в налоговом учёте может повлечь налоговые риски.

Также стоит отдельно упомянуть проезд на общественном транспорте во время командировки. Так, если во внутреннем положении упомянуты такие расходы, а сотрудник предоставил документы, подтверждающие оплату поездки, то такие расходы можно смело принимать для учёта налога на прибыль. Однако если сотрудник пополнял проездную карту, то с таких расходов придётся удержать НДФЛ и не принимать к налоговому учёту, так как в этом случае невозможно доказать, что вся сумма пополнения была использована для целей компании.

Также к прочим расходам можно относить услуги, оказываемые в отелях, если эти услуги не относятся к развлекательно-оздоровительным мероприятиям и питанию. К таким услугам, например, относятся парковка или хранение багажа. Обычно эти услуги и так включают в счёт, однако, для верности лучше дополнительно запрашивать расшифровку.

Помимо этого, к прочим расходам относятся расходы на оплату визы и медицинской страховки, наличие которой является обязательным условием для получения визы при направлении работника в командировку заграницу. Подтверждающими документами в данном случаем будут квитанции на оплату консульских сборов, чеки об оплате услуг оформления визы, а для страховки — страховой полис и чек об оплате страховки.

Фото: Paul Elliott / Flickr