Как правильно уничтожать устаревшие документы

Некоторые руководители считают, что на всякий случай лучше хранить все документы, образующиеся в деятельности организации, и даже те, срок которых уже истек. Однако для этого понадобится дополнительная площадь – удовольствие не дешевое, а ценность бумаг далеко не одинакова.

Давайте рассмотрим ряд вопросов относительно уничтожения документов: как выявить документы, как правильно оформить эту процедуру и кто должен это делать?

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью имеют следующие сроки хранения: временное хранение (до 10 лет включительно), долговременное хранение (более 10 лет) и постоянное хранение. В государственные архивы поступают только документы по личному составу (срок хранения – 75 лет), документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации, где по истечении срока хранения подлежат уничтожению.

При уничтожении документов необходимо соблюдать ряд требований, определенных в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (введен в действие с 1 июля 2007 г. приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).
Запрещается самовольное уничтожение документов без оформления соответствующих актов, уничтожение документов, имеющих отношение к идущему или предвиденному разбирательству по судебным искам или расследованию. Должна соблюдаться конфиденциальность, содержащейся в уничтоженных документах информации и все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые и резервные копии, тоже должны быть уничтожены. При этом существует некоторая специфика уничтожения отдельных категорий документов.
Факт уничтожения черновика конфиденциального документа и других материалов данной группы подтверждаются пометкой на копии документа, оставшейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись».

В соответствии с законодательством сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводством.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. В свою очередь, для документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельные функции, сроки хранения определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти. При этом организация может продлить срок хранения документов, но уменьшить его права не имеет.
Для подтверждения факта уничтожения документов необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Испорченные бланки документов уничтожаются отдельным актом. Например, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке под отчет лицу, ответственному за их ведение. По окончании каждого месяца он обязан представить отчет о движении этих бланков. Если часть документов испорчена, составляется акт, в котором необходимо подробно указать причину порчи, например: «По причине небрежного обращения с бланками инспектора по кадрам Иванова Ивана Ивановича».

Существует несколько способов физического уничтожения документов.
Во-первых, выделенные к уничтожению документы в упакованном виде могут передаваться на утилизацию бумагоперерабатывающим компаниям или в местные организации, собирающие вторсырье. В таком случае сдача документов оформляется приемосдаточными накладными, данные которых указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

Во-вторых, многие компании, специализирующиеся внеофисным хранением документов, предлагают уничтожение документов путем шредирования. Такой тип уничтожения бывает стандартным и конфиденциальным. Различаются они лишь разной степенью секретности, то есть степенью измельчения фрагментов документа. После операции по уничтожению в базу данных вносится соответствующая запись, и ведение истории уничтоженных документов прекращается.

При выделении документов к уничтожению необходимо помнить, что неправильное или преждевременное уничтожение может спровоцировать сложности и проблемы в дальнейшей деятельности организации и ее как нынешних, так и бывших работников. В практике работы территориальных органов Пенсионного фонда РФ (по вопросам назначения и перерасчета трудовых пенсий) существует немало примеров того, как в случае досрочного уничтожения необходимых документов период работы в данной организации (при невозможности подтвердить другими способами, например, свидетельскими показаниями) исключается из стажа работы, дающего право на назначение трудовой пенсии.

Для осуществления процесса уничтожения документов в организации создаются специальные органы – экспертные комиссии, которые занимаются организацией и проведением методической и практической работы по экспертизе ценности, подготовке к передаче на постоянное хранение документов, выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя организации в составе не менее 3-5 человек под председательством одного из руководящих работников. Члены экспертной комиссии помогают правильно вести работу по хранению и уничтожению бумаг, определяют сроки хранения документов. Если в Перечне срок имеет формулировку «до минования надобности», рассматривают акты о выделении к уничтожению.

Как восполнить информацию из уничтоженных документов?

Если после уничтожения документов возникли сложности в предоставлении справок (копий архивных документов, связанных с социальной защитой работников и пенсионным обеспечением и т.д.), то по мере возможности информацию, содержащуюся в этих документах, необходимо восполнить другими документами. Например, сведения из утраченных лицевых счетов по начислению зарплаты можно восполнить расчетно-платежными ведомостями на выдачу заработной платы или другими первичными бухгалтерскими документами, являющимися основанием для ее начисления. В случае уничтожения подлинников приказов по личному составу их можно заменить заверенными копиями.

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в соответствии со статьей 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан от 100 до 300 рублей на должностных лиц – от 300 до 500 рублей. В случае если организация уничтожила документы раньше установленного срока, то налоговая инспекция может наложить штраф в размере до 5000 рублей, а за повторное нарушение – до 15000 рублей. В случае если из-за пропажи документов организация заплатила меньше налогов, то штраф в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса составит 10 процентов от неуплаченных сумм, но не менее 15000 рублей, причем оштрафовать могут не только юридическое лицо, но и руководителя организации.

Специалисты компаний, специализирующихся на проведениях архивного и кадрового аудита, сотрудничающие с государственными архивами, качественно и своевременно устанавливают порядок хранения и уничтожения документов в организации; в случае утраты документов – помогут составить специальный акт. Описи и акты согласовываются с государственным архивом, в обязанность которых входит проверка правильности проведения аудиторских работ коммерческой организацией, что является гарантом при проведении проверки в организации инспекцией труда правил ведения кадровых документов или в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его прав, например, если он не может получить справку о заработной плате или о стаже работы.


Источник