Прислать статью

Как правильно заключить договор дистанционно

Поделиться
Как правильно заключить договор дистанционно
Бизнес-юрист, ведущий специалист и совладелица консалтингового агентства «Лэджи Консалтинг»

Времена, когда для заключения договора обязательно были нужны ручка и синяя печать, постепенно уходят. Причина тому — широкая география бизнеса в интернете и за его пределами, а порой и отсутствие времени и желания встречаться с клиентами и контрагентами лично. Подписать, отсканировать и отправить договор по электронной почте удобно и легитимно с точки зрения закона, но есть нюансы. Как не допустить ошибок при заключении дистанционного договора — рассказывает Валерия Воронова, бизнес-юрист, ведущий специалист и совладелица консалтингового агентства «Лэджи Консалтинг».

«Электронная форма сделки» — такого понятия в законе не существует. Ее просто приравнивают к письменной форме. Об этом говорит расширенный абзац 2 пункта 1 статьи 160 ГК РФ, согласно которому письменная форма сделки будет признана действительной, если выполняются два условия:

  • она совершена с помощью электронных либо других технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе содержание сделки в неизменном виде;
  • вместо подписи использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. При этом законом, иными правовыми актами или соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

Как подписать электронный договор?

При заключении договора в электронной форме может быть использована электронная подпись (простая или усиленная) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Простую подпись вы используете практически каждый день, открывая свой личный кабинет с логином и паролем, отправляя код из СМС или e-mail.

Но для того, чтобы способ заключения договора с вашими контрагентами с простой электронной подписью оказался в границах правового поля, нужна предварительная встреча офлайн. Чтобы лично подписать соглашение, в котором вы признаете юридическую силу подписей (статья 4 № 63-ФЗ), и заверить собственноручно подписью (либо обменяться сканами соглашения).

Усиленная подпись — есть платформы, позволяющие пользоваться этой опцией с полным комфортом (Контур.Диадок, Моё дело, AdobeSign, HelloSign и другие).

Также создать подпись для электронного документа можно в информационных системах (например, на портале Госуслуг есть сервис по подписанию), в специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ). В веб-сервисах, в которые можно загрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись.

Наиболее надежным способом заключения договоров посредством их обмена в электронной форме является все-таки использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Существует большое количество специализированных облачных сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, даже без установки программного обеспечения на локальный компьютер.

Квалифицированную электронную подпись (КЭП) необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Обмен скан-копиями

Юридическим лицам чаще всего удобнее заключать договор с помощью обмена сканами. Для этого нужно:

  • в текст договора обязательно включить пункт об обмене скан-копиями как способе заключения договора, который сторонами согласован;
  • там же прописать адреса электронной почты каждой стороны. И обмениваться документами только с этих адресов;
  • как вариант: перед заключением основного договора подписать «Соглашение об аналоге электронной подписи» и там прописать все нюансы.

В идеале в кратчайший срок закрепить подписание договора конклюдентными действиями.

Это действия, явно показывающие желание стороны вступить в договорные отношения. Самый простой пример — авансовый платеж.

Согласно пункту 3 статьи 438 ГК РФ, совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора, по общему правилу, считается акцептом.

То есть если стороны обменялись сканами по электронной почте и одна из сторон приступила к его исполнению (поставила товар, оплатила аванс и так далее), то фактически эта сторона как бы акцептовала оферту другой стороны. Тем самым существование договора подтверждается.

Обычно после обмена скан-копиями стороны направляют друг другу оригиналы, чтобы успокоить бухгалтера. Не все это делают своевременно. В этом случае просите прислать хотя бы скан с подписью и печатью клиента — по электронной почте. И потом методично пишите/звоните/просите отправить ваш экземпляр договора по почте. Как правило, рано или поздно все сдаются и отправляют документы (но не всегда).

Если оригиналы стороны так и не предоставят, есть риск, что одна из сторон оспорит заключение договора. Случалось, что доказательства исполнения договора отсутствуют, переписки нет, не обнаружено доказательств принадлежности электронного адреса контрагенту. Такая ситуация практически исключает возможность защиты прав стороны по договору.

Поэтому я рекомендую клиентам не только следить за электронными адресами, с которых ведется переписка, но и для уменьшения рисков составлять с контрагентами небольшие соглашения на бумажном носителе о порядке обмена электронными письмами и документами. Соглашение должно включать в себя способ достоверного определения лиц, от которых исходит информация.

С использованием такого соглашения можно, в том числе, договориться об обмене договорами по электронной почте. Для этого в соглашении между участниками электронного взаимодействия потребуется развить идею о том, что адрес электронной почты как раз и является простой электронной подписью лица, направившего письмо. Минкомсвязи России допускает такой вариант.

Заключение

Определенные виды сделок могут быть заключены в электронном виде на основании прямого указания закона: договоры розничной купли-продажи, в том числе через интернет, номинального счета и страхования.

Формализованные документы (трудовой договор с удаленным сотрудником, счета-фактуры или отчетность) приобретают юридическую силу, если составлены в соответствии с форматом, установленным государством, и подписаны квалифицированной электронной подписью.

Неформализованные документы (все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и так далее) получают юридическую силу, если подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан. А также если подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью.

Заключение договоров путем обмена электронными письмами имеет право быть, если стороны ведут переписку с корпоративных электронных адресов и в надлежащей форме (с помощью составления соглашения на бумажном носителе) согласовали порядок определения лиц, выразивших волю на заключение сделки.

Подписывайтесь на наш Телеграм-канал
Подписывайтесь на наш Дзен-канал
Доживёт ли ваш бизнес до первой прибыли

Предлагаем поиграть в предпринимателя.

Попробовать
Поделиться
Бизнес-юрист, ведущий специалист и совладелица консалтингового агентства «Лэджи Консалтинг»
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.