Скопировать ссылку
Порядок заполнения и ведения рудовых книжек регламентирован:
- Трудовым кодексом РФ;
- Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225;
- Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 № 69.
Трудовое законодательство обязывает каждого поступающего на работу гражданина предъявить работодателю трудовую книжку. Конечно, указанное требование распространяется только на тех граждан, которые уже имеют такой документ.
Книжка храниться по месту основной работы в течение всей трудовой деятельности сотрудника. Возвращает его работодатель только в случае увольнения.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Например, страховой стаж для назначения пенсии определяется на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда РФ, по трудовым книжкам, трудовым договорам, военным билетам и другим документам.
Страховой стаж сотрудника для определения размера больничного пособия и пособия по беременности и родам также определяется по записям в трудовой книжке.
Сомневаетесь в подлинности предъявляемого гражданином документа? Тогда проверяйте его серию и год выпуска. Например, трудовые книжки выпушенные в 2013–2014 годах шли с серией TK-IV.
Подложный и недействительный документ является основанием для увольнения гражданина.
Кто ведет трудовые книжки
Вести трудовые книжки обязаны все работодатели. К ним относятся: организации независимо от организационно-правой формы и видов деятельности, коммерсанты (предприниматели), адвокаты и частные нотариусы.
Если работодатель принимает на основную работу человека, у которого нет трудовой книжки, ее надо оформить. Максимальный срок оформления — неделя после приема на работу.
Без трудовой книжки гражданин может быть:
- если он принимается на работу впервые (первое место работы);
- если документ отсутствует по причине порчи или потери.
Предварительно для получения трудовой книжки таким сотрудникам необходимо написать заявление и указать в нем причину отсутствия документа.
Порядок заполнения трудовой книжки
Титульный лист
На титульном листе трудовой книжки указываются следующие сведения (если трудовая книжка переоформляется или оформляется впервые):
- фамилия, имя и отчество сотрудника полностью без сокращений;
- дата рождения (как в паспортных данных);
- образование. Запись об образовании вносится на основании диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего образование. В зависимости от вида образования в строку может быть внесена одна из следующих записей:
- среднее общее;
- начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
- среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
- высшее профессиональное (университет, институт, академия);
- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).;
4. профессия или специальность (указываются на основании документа об образовании).
Далее следует указать дату внесения сведений. Все сведения удостоверяются подписями сотрудника и работник организации, отвечающий за оформление трудовых книжек.
Кстати, на титульном листе есть место для печати «М.П.». Но в связи с изменением корпоративного и гражданского законодательства РФ хозяйственные общества могут не иметь печать. В этом случае все записи в трудовой книжке заверяются только подписями.
Пример заполнения титульного листа трудовой книжки
Раздел «Сведения о работе»
Перед тем как заполнять данный раздел запросите информацию у сотрудника о прохождении им службы в армии. Опять же эти данные вносятся только по тем гражданам, которые начинают работать впервые.
Таким образом, если сотрудник до поступления на работу проходил военную службу (армия, служба в ОВД, противопожарной службе и пр.), то в разделе «Сведения о работе» следует указать:
- в графе 1 — порядковый номер записи — 1;
- в графе 2 — дату внесения записи арабскими цифрами;
- в графе 3 — период и место службы;
- в графе 4 — наименование, дата и номер документа, подтверждающего службу.
Сотрудник служил в иностранной армии? Тогда никаких записей в трудовой книжке о службе за границей не делайте.
Далее производиться запись о примере на работу.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации, полное имя предпринимателя со статусом «Индивидуальный предприниматель Иванов Сергей Петрович», ФИО адвоката и частного нотариуса. Под этим заголовком в графе 1 ставиться порядковый номер. Обратите внимание на то, что напротив заголовка о наименовании работодателя порядковый номер не проставляется.
Далее в графе 2 следует указать дату приема на работу. А в графе 3 запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение Здесь же указывается наименования должности (работы), специальности, профессии на которую принят сотрудника с указанием квалификации.
Сотрудник принят на должность, по которой предусмотрены льготы и досрочный выход на пенсию? Тогда должность по трудовой книжке и штатному расписанию должна соответствовать ЕТКС. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 № 787.
В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу.
Обратите внимание, что работодатель может не вписывать свое. Вместо этого в заголовке перед записью о приеме на работу можно проставлять штамп, который включает полное и сокращенное названия. Такой штамп правомерен и приравнивается к записи в трудовой книжке. Основание — письмо Роструда от 19 августа 2015 № 1922-6-1.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе».
Сотрудник принят на работу после службы в армии. Сотрудником был предоставлен военный билет.
Отдельные случаи внесения сведений в раздел «Сведения о работе»
Записи о переименовании организации
Если во время работы работодатель был переименован (ИП или нотариус изменил фамилию) это необходимо отразить в трудовой книжке. Этой записи порядковый номер не присваивается. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании.
Записи о реорганизации
Запись о реорганизации нужно внести по аналогии с записью о переименовании компании. Для этого в разделе «Сведения о работе»:
- в графу 3 необходимо внести запись о реорганизации и указать форму, в которой она была проведена;
- в графе 4 следует указать приказ (распоряжение, решение, договор) работодателя, его дату и номер.
При этом в графах 1 и 2 раздела «Сведения о работе» порядковый номер и дата записи не ставятся.
Запись о переводе сотрудника на новую должность
В разделе «Сведения о работе» нужно:
- в графе 1 — ставят порядковый номер записи;
- графе 2 — дату приказа о переводе на новую должность;
- графе 3 —вносится запись о переводе;
- графе 4 — указывается реквизиты приказа о переводе.
Раздел «Сведения о награждении»
Работодатель имеет право награждать сотрудника. Гражданин может быть награжден и государственными наградами.
Запись о награждении в трудовую книжку сотрудника вносится так. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное и сокращенное название организации.
Далее под заголовком в графе 1 необходимо поставить порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату награждения. В графе 3 указываются данные о том, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 следует указать документ, на основании которого внесена запись и его реквизиты.
Вкладыш в трудовую книжку
Оформляется в том случае, если все графы разделов заполнены. Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки нельзя. То есть нельзя прописывать данные о приеме или увольнении сотрудника в разделе «Сведения о награждении».
Вкладыши ведутся в том же порядке, что и трудовые книжки. Однако сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны.
При выдаче вкладыша указывается информация о том, что это вкладыш.
Учет наемных сотрудников
Учет наемных сотрудников — это не только книжки. Это еще и приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры; оформление отпускных, больничных, командировок. Все эти документы в автоматическом режиме формируются в онлайн-сервисе «Мое дело» на актуальных бланках и с учетом действующих требований. Более того, система сама рассчитывает заработную плату, страховые взносы и другие выплаты персоналу.
И это еще не все. Все отчеты, которые обязан сдавать работодатель: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-стаж, 4-ФСС, расчет по страховым взносам тоже формируются автоматически с вашими реквизитами. Получить бесплатный доступ к сервису можно по ссылке.
