Прислать статью

Как принять и организовать работу дистанционных сотрудников

Поделиться
0
Как принять и организовать работу дистанционных сотрудников
Иллюстрация: MT-R/Shutterstock
Эксперт системы «Актион Кадры»

Дистанционный режим работы, утвержденный мэром Москвы с 5 октября, официально продлен до 29 ноября. Дома по-прежнему должны оставаться не менее 30% сотрудников организации, все сотрудники в возрасте 65 лет и старше и те, у кого есть хронические заболевания. Эксперт системы «Актион Кадры» Анастасия Синицына рассказывает, как организовать дистанционную работу и продлить срок временного перевода для выполнения требований к работодателю.

Начнем с самого главного — продление сроков дистанционного труда работников, которые перешли в такой режим еще в октябре. Чтобы данный перевод был оформлен правильно, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указывается место работы сотрудника, особый режим работы и отдыха и другие дополнительные условия (статья 312.2 ТК). После этого издается соответствующий приказ. Специальных требований к оформлению этого документа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Теперь разберемся в основных терминах и особенностях такого режима труда. Под дистанционной работой в соответствии с российским законодательством понимается «выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя». Если сотрудники, с которыми заключен трудовой договор, переведены на дистанционную работу, важно понимать, что они продолжают быть штатными, поэтому на них все так же распространяются общие нормы ТК.

Прием на работу

Как поступить с теми, кто вынужден устраиваться на работу дистанционно? Этапы будут мало отличаться от обычного порядка проведения процедуры, однако в этом случае необходимый пакет документов предоставляется в электронном виде. За работодателем закрепляется право потребовать от сотрудника нотариально заверенные копии документов. Сделать это он может при помощи заказного письма с уведомлением.

Работодатель, в свою очередь, до заключения трудового договора направляет сотруднику локальные акты для ознакомления. Например, путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Далее оформление идет по общим правилам и включает в себя следующие шаги:

  • оформление трудового договора;
  • издание приказа о приеме на работу;
  • создание личной карточки;
  • внесение записи в трудовую книжку.

Такой порядок предусмотрен в статье 68 Трудового кодекса.

Трудовой договор заключается в соответствии с общими правилами. Но с учетом дистанционного характера работы в него могут быть добавлены несколько пунктов, в которых указывается:

  • порядок и сроки представления отчетов о выполненной работе;
  • сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель, тогда в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено, что сотрудник использует собственные или взятые в аренду средства, тогда в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
  • порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на интернет, телефонную связь);
  • особый режим работы;
  • дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите местонахождение работодателя.

Трудовой договор о дистанционной работе, а впоследствии и дополнительные соглашения к нему, можно заключить путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и сотрудником. При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением. Такие правила предусмотрены в статьях 312.2–312.5 Трудового кодекса, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.

Если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (пункт 3 статьи 9 Закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ). При приеме на работу дистанционного сотрудника действует особый порядок. Сотрудник самостоятельно обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда и получает на себя свидетельство (часть 4 статьи 312.2 ТК). Данные о полученном свидетельстве сотрудник отправляет работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые сотрудник предъявил при устройстве на работу (часть 3 статьи 312.2 ТК).

Режим работы

Дистанционный сотрудник, в отличие от своего коллеги, который работает в офисе, может самостоятельно устанавливать режим работы. Точные часы работы указываются в случае, если характер трудовой деятельности подразумевает нахождение на месте в строго определенное время. Тогда эта информация фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Основание — статьи 72, 312.4 ТК.

Отпуск

Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по общим правилам, при этом порядок предоставления, виды, продолжительность закрепите в трудовом договоре (часть 2 статьи 312.4 ТК).

Дисциплинарная ответственность

Дистанционный сотрудник не освобождается от дисциплинарной ответственности. За дисциплинарный проступок работодатель, как и при обычных условиях, может сделать замечание, выговор или применить крайнюю меру — увольнение. Прежде чем прибегать к таким способам взыскания, необходимо подготовить доказательную базу и собрать документы. Например, если речь идет о ненадлежащем выполнении обязанностей, то работодатель должен зафиксировать конкретные факты нарушений: жалобы клиентов, планы и графики работы, технические задания. Также подтвердить нарушение может служебная записка непосредственного руководителя или акт, который составили в присутствии двух и более свидетелей.

Затем сотрудник по просьбе кадровой службы пишет объяснительную записку. Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны (докладные, акты, объяснительные), оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Если применяете замечание или выговор, то составьте приказ в произвольной форме.

Основания увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить:

  • по общим основаниям, как и любого другого сотрудника организации (статья 77 ТК);
  • по дополнительным основаниям, которые устанавливает работодатель по собственной инициативе и фиксирует в трудовом договоре (часть 1 статьи 312.5 ТК). При этом такие основания должны отвечать ряду требований и не носить дискриминационного характера.

Оформление увольнения

Приказ об увольнении направьте сотруднику для ознакомления в электронном виде и получите от него документ обратно, заверенный электронной подписью. В день увольнения вышлите сотруднику копию указанного приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Кроме того, проведите с сотрудником окончательный расчет и внесите необходимые сведения в личную карточку. Такой порядок следует из совокупности положений части 2 статьи 312.5 и статьи 84.1 ТК.

Если на дистанционного сотрудника оформляли трудовую книжку, то ее также следует направить по адресу работника в день увольнения по почте заказным письмом с уведомлением. При этом перед отправкой получите согласие работника в форме электронного документа с электронной подписью.

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
3 месяца бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Онлайн-помощник
Хочу попробовать.
Нет, спасибо!
Свернуть
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.