Как снизить затраты на спички, туалетную бумагу, моющие средства, канцтовары и прочие расходные материалы

Допускаю, что первой вашей реакцией на название статьи была такая: «Да автор просто подшучивает над нами! Каким бы сложным ни было финансовое положение компании, экономия на спичках и туалетной бумаге – это паранойя!».

Соглашусь с вашей реакцией при одном условии: вы сможете назвать относительно точную цифру затрат вашей компании на туалетную бумагу, полотенца, моющие средства, канцтовары и прочие расходные материалы. Если вы пустились в рассуждения типа «эти затраты у нас раскиданы по разным статьям и надо делать выборку», значит, этих данных у вас нет. А если все-таки вы сможете их получить, то, не сомневаюсь, схватитесь за голову. Сумма с несколькими «нолями» удивит вас настолько, что вам захочется прекратить закупки туалетной бумаги, мыла и карандашей и обязать сотрудников носить все это из дома.

Конечно, доля данных расходов в общих расходах компании будет существенно различаться для разных сегментов бизнеса. Но в абсолютном выражении в любой компании величина затрат будет такой, что вы пересмотрите свое снисходительное отношение к данным расходам.

Лично я изменил свое отношение к этим затратам после знакомства с докладом компании «Триал-Маркет» на выставке индустрии гостеприимства (ПИР-2009). Компания является поставщиком расходных материалов, но, оговорюсь, я ее не рекламирую, но продвигаю ту методологию сокращения затрат на «расходники», которую она предложила.

Когда были озвучены цифры, сколько в месяц тратит на расходные материалы средненький отель, средненькое кафе и средненькое промышленное предприятие – то стало немного не по себе. У многих слушателей только одна алчная мысль вертелась: «Это ж сколько домиков в Подмосковье на эти деньги можно выстроить!»

Но, собственно, задача представленного доклада состояла не в том, чтобы шокировать слушателей величиной затрат на «расходники», а чтобы представить способы, позволяющие снизить расходы на «хозтовары», «химию» и «канцелярию». Содержание и назначение основных из этих способов мы сейчас и рассмотрим.

Нормирование – это установление норм потребления какого-либо ресурса на некоторую единицу, характеризующую деятельность компании.

Звучит, конечно, несколько вызывающе. «Это что же, – скажете вы, – нам теперь нужно определять, сколько погонных метров туалетной бумаги в месяц требуется на одного сотрудника?» Может, и вызывающе. Но только нормы эти установить придется: сколько миллилитров моющего средства требуется для мытья 100 тарелок, сколько миллилитров «Доместоса» надо на однократное мытье одного этажа заводоуправления, сколько ручек надо на одного бухгалтера в месяц и т.д.

Да, для этого понадобится время. Но не настолько много, чтобы отказываться от нормирования. Два-три дня – и все самые ходовые виды расходных материалов вы сможете отнормировать.

Во-первых, для планирования потребностей в «расходниках», деньгах на их приобретение и затрат в связи с их потреблением.

Во-вторых, чтобы контролировать потребление ресурсов и предотвращать злоупотребления со стороны сотрудников.

Если, например, в соответствии с установленными нормами у уборщицы на помывку помещений заводоуправления в месяц должно уходить 1,5 флакона «Доместоса», то она уже не сможет получить на складе 3 флакона и не унесет «сэкономленное» домой. Конечно, пытливый ум русского человека сделает попытку обойти нормы. «Ударница половых работ» может вместо положенных 20 граммов на ведро воды заливать только 10 граммов и таким образом достигнет «экономии» в пользу своего домашнего хозяйства.

Но, во-первых, потенциальные потери, при наличии норм, все равно будут меньше, чем при их отсутствии. Сравните: при наличии норм максимальный размер «экономии» составит 1,5 флакона, а при отсутствии норм «королева чистоты» сможет «наэкономить» и 3 флакона, и 5 флаконов в течение месяца.

А во-вторых, соблюдение норм можно и нужно контролировать. Ту же уборщицу можно просто «взять на понт»: «А ну-ка, красавица, дай из твоего ведерка зачерпнуть водички на пробу. Сейчас в лаборатории ее проверят на соответствие требованиям к химсоставу!» Разумеется, никакого анализа моющего раствора и определения концентрации в нем «Доместоса» можно не проводить. Достаточно просто будет продемонстрировать сотруднице, что ее работа контролируется.

Конечно, при закупке ресурсов очень хочется приобретать их по минимальной цене. Но при этом не надо забывать, что кроме стоимостных характеристик у всякого ресурса есть и потребительские (качественные) характеристики. А потому выбор ресурсов надо осуществлять на основе сопоставления двух указанных групп характеристик – стоимостных и потребительских. В основе этого сопоставления лежит хорошо знакомое соотношение «цена / качество».

Например, в санузлах кафе и ресторанов используется жидкое мыло. В большинстве случаев закупают его, глядя исключительно на цену. А между тем, на уровень потребления данного ресурса (а значит, и на затраты) очень сильно влияет такая его характеристика, как вязкость.

Стандартной литровой емкости дозатора, если ее заполнить «очень жидким» жидким мылом, хватит на мытье рук у 200 человек. А если залить жидкое мыло с вязкостью в два раза большей, то удастся обслужить уже 400 человек. Да, «более густое» жидкое мыло будет стоить на 25 % дороже, но за счет куда меньшего потребления себестоимость одной «человеко-помывки» будет существенно ниже.

Еще пример – мешки для мусора. Купим сверхдешевые пакеты, но они окажутся «тоньше тонкого». И чтобы они не рвались, придется сразу использовать два мешка, один вставляя в другой. Ну и что толку, что купили мы эти мешки на 30 % дешевле «нормальных», если по сравнению с ними расход будет в два раза больше?

Сопряженное техническое средство – это любое техническое устройство, которое используется вместе с потребляемым расходным материалом и которое призвано в первую очередь «облегчить жизнь» потребителя «расходника».

Например, дозатор, установленный в туалетной комнате, настроен таким образом, чтобы «выдать» потребителю за одно нажатие 1,5 мл жидкого мыла, достаточного для мытья рук. Конечно, ничто не мешает пользователю нажать и два, и три раза, но в целом расход получается меньше, чем если бы пользователи лили средство себе на руки из флакона.

У этих технических устройств есть и еще одна задача – оптимизировать расход ресурсов. Очень показательным является, в частности, пример с туалетной бумагой. Если выбор сделан в пользу большого, т.н. профессионального рулона в 200 м, а не обычного маленького рулона, то совместно с этим большим рулоном необходимо применить диспенсер – специальное устройство для размещения и подачи бумаги. Таким образом, в этом случае совместно работают два приема: с одной стороны, выбран правильный вид ресурса, с другой стороны, для этого ресурса используется специальное техническое средство. Результат от одновременного применения двух приемов получается впечатляющий.

Во-первых, экономится время работы обслуживающего персонала, поскольку замену рулонов необходимо производить в несколько раз реже.

Во-вторых, сокращается расход собственно бумаги. «Работают» на эту экономию сразу несколько факторов:

Собственно, данный прием следует рассматривать как вспомогательный инструмент, призванный помочь в использовании рассмотренных выше приемов.

Суть его предельно проста: из всего обилия расходных материалов следует выделить те их виды, затраты на которые являются наиболее существенными. Вам необходимо проделать следующее.

Полученный результат неизменно приведет вас к следующему выводу: на 20 % от всей номенклатуры используемых ресурсов приходится 80% затрат (с той или иной точностью подтвердится известный закон Парето). Именно этим видам ресурсов вы должны будете уделять в своей работе максимальное внимание.

В частности:

Проверьте – и убедитесь сами: это вовсе не «экономия на спичках». За счет сокращения затрат на расходные материалы почти каждая компания может ежемесячно отправлять сотрудников в отпуск на Мальдивы!