Как спланировать коммунальные расходы и учесть их в годовом бюджете компании

В этой статье мы рассмотрим основные способы расчета коммунальных услуг для составления годового бюджета компании, виды и принципы бюджетирования коммунальных расходов.

Какие существуют способы расчета коммунальных услуг

Договоры аренды между арендатором и арендодателем могут содержать различные условия компенсации расходов на содержание и эксплуатацию зданий. Мы рассмотрим наиболее часто встречающийся вариант расчетов, при котором в договоре аренды стороны предусматривают, что расходы за коммунальные услуги несет арендатор, но расчеты с поставщиками коммунальных услуг осуществляет арендодатель, а арендатор возмещает ему стоимость этих услуг на основании выставленного арендодателем документа (счета). Арендодатель производит оплату коммунальных услуг на основании выставленных ему поставщиками услуг счетов, после чего, в свою очередь, выставляет счет арендатору.

При бюджетировании расходов на коммунальные услуги необходимо определиться, какие способы расчета услуг будут заложены в бюджет:

1. Если компания производит оплату коммунальных услуг только на основании выставленных счетов арендодателем, то бюджет следует формировать исходя из фактических расходов за предыдущий период (квартал, полугодие, год), с учетом возможных сезонных колебаний, уровня индексации, инфляции, предусмотренных договором аренды.

Как вариант, некоторые компании рассчитывают бюджет исходя из среднемесячной стоимости расходов на коммунальные услуги за предыдущий период, корректируя эту сумму на прогнозный уровень инфляции на следующий год, устанавливаемый Министерством экономического развития РФ.

2. Арендатор может установить с арендодателем порядок (механизм) расчета коммунальных услуг, основываясь на:

В этом случае в бюджет коммунальных услуг стоит добавлять такие корректирующие показатели, как прогнозный рост тарифов, прогнозные мощности используемого оборудования в компании и т.д.

Как составить бюджет расходов на содержание и эксплуатацию зданий, если у компании нет фактических данных за прошлые периоды?

Процесс бюджетирования происходит проще, когда у компании есть какой-либо ориентир по фактическим показателям прошлого года. Но сложнее составить бюджет тем компаниям, которые недавно начали свою деятельность и еще не обладают богатой историей прошлых лет.

1. Расходы на водоснабжение и водоотведение

Если для производственных нужд вода не требуется, значит, в расчет берем только бытовые нормативы: помыть руки, принять душ, вода в санузле. Для этого подойдет расчет по Строительным нормам и правилам (СНиП).

P = Q × P (воды) + Q × P (канал.) + (Q × P воды + Q × P (канал.) ) × Z %

Рассчитайте расход воды по формуле:

Q = N (чел.) × N (дней) × М (чел.) + N (душ.) × N (дней) × M (душ.)

Пример расчета расходов на водопотребление в организации

В компании «Альфа» работают 5 человек в смену с 9 до 18 только по рабочим дням (т.е. считаем 20 смен в месяц). Площадь помещения, которую арендует компания «Альфа», — 150 м². На этой территории расположены душевая кабина, туалет, раковина в санузле, раковина на кухне. Питьевая вода в расчете не участвует, так как ее закупают в бутылях для кулера. Условная цена 1м³ воды — 25 руб., стоимость 1м³ сброса в канализацию — 29 руб. Коэффициент арендодателя за содержание сетей — 600% (для примера был взят немного завышенный коэффициент).

Q = 5 чел. × 20 дней × 0,025 м³ + 1 душ. × 20 дней × 0,5 м3 = 12,5 м³,

Р = 12,5 м³ × 25 руб. + 12,5 м³ × 29 руб. + (12,5 м³ × 25 руб. + 12,5 м³ × 29 руб.) × 600% = 4725 руб. в месяц без НДС.

Согласно нормативам необходимо рассчитывать водопотребление и водоотведение. Водоотведение зачастую приравнивается к водопотреблению. При большом потреблении воды водоотведение оплачивается в составе коммунальных услуг, причем тариф за 1м³ выше потребления. Поэтому при бюджетировании этих параметров необходимо учитывать условия договора аренды касательно лимитов водоотведения. Если есть вероятность превышения таких лимитов, то в бюджет стоит заложить сумму прогнозных штрафов.

Расходы на электроэнергию

В производственных и складских помещениях расчеты потребления электричества и его оплаты производится исходя из двойной системы расчетов, когда тариф состоит из двух частей: электрическая мощность и реальное потребление. Каждый электрический прибор содержит ярлык с указанием его технических характеристик, значение которого измеряется в Ваттах (W или Вт) это и есть электрическая мощность. Реальное потребление электроэнергии — это количество кВт/час, которое будет потреблено по всем электроприборам за месяц.

Пример расчета расходов на потребление электроэнергии в организации

Необходимо рассчитать цену электричества для прачечной компании «Бетта». Известно, что установочная электрическая мощность всего оборудования — 200 кВт. Рабочий день сотрудников — 12 часов. Прогнозное потребление электроэнергии — 48 000 кВт/час за месяц.

Сделайте расчет в три этапа:

1. Рассчитайте установленную мощность энергопотребления.

A = A_факт. × T

Для расчета установленной мощности энергопотребления компании «Бетта» тариф монополиста — 2000 руб. за кВт. Оборудование используется не на полную мощность по техпаспорту, максимально до 150 кВт, в то время как техпаспортом установлена полная мощность — 200 кВт.

Использование оборудования не на полную мощность зависит от режима работы оборудования, технических характеристик помещения, в котором он используется. Для определения средней мощности потребления можно использовать Паспорт электроприборов и ГОСТ Р 51628-2000.

А = 150 кВт × 2 000 руб. = 300 000 руб.

2. Рассчитайте реальное потребление электроэнергии.

В = ПП × Т

B = 48 000 кВт/час. × 2 руб. = 96 000 руб.

3. Рассчитайте расходы на электроэнергию с учетом платы за содержание электросетей.

Арендодатель в счет на оплату электричества включает расход содержания электросетей и, соответственно, тариф, по которому платит арендатор за электричество больше тарифа, по которому арендодатель закупает ту же электроэнергию у энергосбытовой организации. Обычно это коэффициент в процентах. Для расчетов берем сильно завышенный — 96% (в последнее время часто в договорах аренды используют именно завышенные коэффициенты).

С = В × k

С = 96 000 × 96% = 92 160 руб.

В итоге получаем общие расходы на электроэнергию:

(300 000 + 96 000 + 92 160) × 1,18 = 576 029 руб. с НДС.

Расходы на отопление

В зависимости от условий договора аренды, оплата за отопление может как входить в арендную ставку, так и оплачиваться отдельно. При отдельном начислении расходов за отопление существует два варианта их бюджетирования:

Расчет по нормативам — это не самый выгодный способ. Норматив потребления тепловой энергии на отопление устанавливается местными органами соответствующим указом. В том же указе утверждается график оплаты: платите вы только в отопительный период, либо 12 месяцев в году. Также если в помещении есть техническая возможность для установления счетчиков, а они отсутствуют, то в расчете затрат на отопление будет применен повышающий коэффициент.

Но часто в офисных и маленьких помещениях нет технической возможности установить счетчик, и тогда прибегают к формуле, расшифрованной ниже. Важно знать при таком расчете площадь пространства, высоту потолков, чтобы посчитать объем помещения.

Рассчитаем тепловую нагрузку с учетом стандартных колебаний температур:

Q = (V × 1,08 × 0,5 × (18° − ( −26°))) ÷ (1 000 000 Гкал/ч)

Затем рассчитаем расход теплоэнергии за отопительный период при средней температуре отопительного периода (−1,9 °С):

W = (Q × 24 часа × 220 сут. × (18° − ( −1,9°))) ÷ (18° − ( −26°))

А далее умножаем полученное количество Гкал на тариф арендодателя.

Пример расчета расходов организации на отопление

Компания «Гамма» арендует помещение площадью 100 м², высота потолков — 5 м. Объем помещения — 500 м³. Рассчитаем расходы на отопление.

Q = 500м³ × 1,08 × 0,5 × (18° − (−26°)) ÷ 1 000 000 Гкал/ч = 0,0119 Гкал/ч.

W = 0,0119 × 24 часа × 220 дней × (18° − (−1,9°)) ÷ (18° − (−26°)) = 28,4172 Гкал/год.

Прогнозный тариф будет 1 200 рублей. Тогда годовые затраты на отопление будут 28,4172 Гкал/год × 1 200 руб. = 34 101 рублей при использовании отопления без счетчика.

На практике всегда выгоднее оплачивать отопление со счетчиком, особенно если это помещение — цех. Существуют различные марки счетчиков, в них стоят датчики измерения температуры, давления и массы воды на прямых и обратных трубопроводах, и потом тепловычислитель производит расчет. Потребление тепла может определяться в кВт или Гкал. Оплата считается умножением Гкал или кВт на тариф арендодателя.

Как составить сводный бюджет компании по коммунальным расходам?

Для составления бюджета коммунальных расходов необходимо сделать следующие шаги:

Шаг 1

Определить, на какие подстатьи можно разделить данную статью бюджета. При детальном анализе и прогнозе данных бюджет становится более «прозрачным» и понятным как самому составителю бюджета, так и непосредственным пользователям бюджетных данных. А это, в свою очередь, сокращает количество возможных математических и логических ошибок при составлении бюджета.

Например, можно выделить следующие подстатьи:

Шаг 2

Необходимо продумать принципы бюджетирования каждой подстатьи. Например, расходы будут забюджетированы пропорционально количеству штатных работников подразделения или пропорционально арендуемой площади подразделения.

Шаг 3

Разработать наиболее удобную форму бюджета коммунальных расходов, учитывая особенности деятельности компании, наличие региональных подразделений, организационную структуру компании.

Основным преимуществом данного расчета и примера составления бюджета по коммунальным расходам является то, что данная методика может быть применима ко многим предприятиям, работающим в различных отраслях.