Отправить статью или инфоповод

Как ставить задачи и добиваться их выполнения

Как ставить задачи и добиваться их выполнения
© Jason Goodman/Unsplash

Многие слышали выражение Лао-Цзы: «Даже путь в тысячу ли начинается с первого шага». Умение преодолеть большой путь, конечно, вызывает уважение, но не менее важно, по крайней мере в бизнесе, прийти к какой-то цели. И здесь мы сталкиваемся с необходимостью правильно определять задачи: на один шаг, на несколько шагов вперед, а то и на тысячу ли. В зависимости от уровня компании или конкретного сотрудника задачи могут быть совершенно разными. Но при их постановке есть несколько полезных универсальных правил, о которых рассказывает директор по продукту сервиса для дистанционного заработка Zlaker Сергей Иванов.

Директор по продукту сервиса удаленной работы Zlaker

Каждой задаче — свой исполнитель

Разные задачи требуют разных навыков, компетенций и даже типа личности. Начну с притчи. Один трудолюбивый работник прекрасно носил тяжелые мешки с картофелем. Желая поощрить его, начальник доверил ему более легкую работу — сортировать крупные клубни от мелких. Каково же было удивление доброго шефа, когда работник взмолился вернуть его на прежнее место. Он объяснил это тем, что с мешками все было просто, здесь же ему приходится постоянно делать выбор и это совершенно измучило его.

А вот уже пример из реальной практики: молодая энергичная сотрудница постоянно вызывала нарекания клиентов за свою напористость. Дело шло к увольнению, пока руководитель не догадался переориентировать девушку на общение с подрядчиками. И тут ее качества, которые прежде вызывали негатив, неожиданно раскрылись совершенно с другой стороны. Она отстроила подрядчиков так, как не смог бы ни один самый лучший клиентоориентированный менеджер.

Надо уметь вовремя разглядеть сильные качества людей и использовать их во благо компании. Если вы хотите, чтобы задача была выполнена хорошо, выбирайте подходящего исполнителя.

Понимание цели прежде всего

Есть люди, которые «копают от забора до обеда», не задумываясь о целесообразности своего труда. Часто они ходят на работу, чтобы просто отсидеть часы. Напротив, продуктивным сотрудникам нужна мотивация. А она возникает в том случае, если люди понимают, ради чего трудятся. Причем соответствующее понимание должно быть на всех уровнях компании — не только у топ-менеджеров или руководителей среднего звена, но и у линейного персонала вплоть до младших специалистов и стажеров.

К сожалению, спуская задачи сверху, об этом часто забывают. В итоге многие прекрасные инициативы сходят на нет просто потому, что исполнители на низовом уровне не видят в них смысла.

Если компания внедряет новую CRM-систему, нелишне объяснить, какую выгоду получат бизнес и сами сотрудники, зачем им нужно перестраивать устоявшиеся процессы и заполнять какие-то базы данных.

Если человека сажают на «холодные звонки», он не должен воспринимать это как провинность. Надо рассказать, почему компании важно расширять клиентскую базу таким образом. Еще лучше, если сотрудник увидит и личную пользу. Например то, что обзвоны помогают прокачать навыки общения и работы с возражениями, которые ценятся в любых сферах, на любых должностях.

Каждый исполнитель должен на своем уровне понимать важность стоящей перед ним задачи, ее влияние на показатели подразделения, а в идеале — всей компании.

Причем особенно это важно для молодых специалистов, принадлежащих к поколению Z, которых сейчас на рынке труда появляется все больше.

Общая шкала измерений

Задача должна быть конкретной и измеримой, причем как по результату, так и по времени, за которое ее планируется решить. Принцип «пойди туда — не знаю куда, принеси то — не знаю что» не доводит до добра ни в сказках, ни в бизнесе.

Надо на самом берегу убедиться, что постановщик задачи и исполнитель понимают ее одинаково. Казалось бы, очевидный тезис. Возможно, именно поэтому на практике многие им пренебрегают. Руководитель с высоты своего положения считает, что все и так ясно, а подчиненный не уточняет детали, потому что боится продемонстрировать некомпетентность. Получается этакая игра в «черный ящик», и результаты могут быть весьма плачевны.

Проговорите критерии и способы выполнения задачи. Есть четкие задачи, которые достаточно просто оцифровать: закрыть столько-то сделок на такую-то сумму, внедрить такой-то сервис и тому подобное. Есть более глобальные и трудноизмеримые проекты, но и для них надо постараться придумать понятные величины. Для этого их можно, например, разделить на несколько более приземленных подзадач и этапов. Это будет полезно и для самого исполнителя, а также позволит лучше контролировать процесс.

Доверяй, но проверяй

Контроль — это отдельная тема. В силу своих личных качеств и опыта разные сотрудники нуждаются в разной степени присмотра. Это также важно учитывать при постановке задачи. Человека самостоятельного излишний надзор способен демотивировать. Но и бросать неуверенного или начинающего специалиста один на один с задачей — тоже ошибка.

Правильно будет установить реперные точки, когда сотрудник должен отчитаться о ходе процесса. И не стоит подходить к этому вопросу формально. Диалог в духе: «Как проект?» — «Нормально» — сам по себе не несет смысла. Начальник по-прежнему не видит картины, а у сотрудника нет возможности поделиться своими трудностями.

Интересно, что в подобную ловушку могут попасть и авторитарные руководители, которые, казалось бы, контролируют каждый шаг своих подчиненных. Им просто опасаются говорить о реальном положении дел, отделываясь расплывчатыми формулировками, пока ситуация не становится критической.

Хороший руководитель должен соблюдать баланс между желанием контролировать и поощрять независимость своих сотрудников. Ему нужно учитывать их сильные и слабые стороны и убедиться, что они правильно понимают смысл стоящих перед ними задач, а также успешные критерии их выполнения. В конце концов, бизнес — это не только увлекательный процесс, но и достижение вполне измеримых финансовых результатов.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Подписывайтесь на наш
Подписывайтесь на наш
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: