Скопировать ссылку
В целях исчисления налога на прибыль или УСН, расходы должны быть документально подтверждены. Рассмотрим ситуацию, когда расходы производятся наличным способом через подотчетное лицо.
Инструкция по выдаче в подотчет:
- выдать можно работнику, с которым подписан трудовой договор, или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера;
- выплата производится по распорядительному документу (например, заявлению сотрудника) с резолюцией директора. В документе должно быть указано: ФИО подотчетного лица, его должность, сумма, срок и цель подотчета;
- аванс можно выдать, не дожидаясь погашения предыдущей задолженности;
- подотчетную сумму можно выдать наличными из кассы, либо перечислить на корпоративную или личную карту сотрудника.
Итак, сотрудник получил деньги, совершил необходимые покупки и спешит отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому прикладывает чеки, подтверждающие расходы. Наряду с привычными чеками все большее распространение получают чеки онлайн-кассы (ЧОК), сведения о покупке на которых более детализированы. Вместо 7 обязательных реквизитов в онлайн-чеках их 24.
Чтобы не лишиться расходов при проверке по чеку, необходимо внимательно его рассмотреть и выявить ошибки. Ошибок может быть множество. Они могут быть безопасными, спорными. Необходимо обратить внимание лишь на те, что помешают принять расходы к учету.
Ошибки в ЧОК, из-за которых нельзя принять расходы в налоговом учете:
- нет названия и/или ИНН продавца, либо название не соответствует данным ЕГРЮЛ. Проверить соответствие можно здесь;
- обобщено название товаров, услуг.
«Деловой мир» напоминает: не записывать название в чеке могут только ИП на УСН, ПСН и ЕНВД и только до 2021 года (п. 17 ст.7 закона №290-ФЗ).
В статье мы рассматриваем ситуацию, когда при продаже используется онлайн-касса. Сотрудник получит О-чек, если осуществляется покупка в сфере розничной торговли, общепита или через торговые автоматы (при наличии работников у ИП или организации), а также при оплате безналичным путем. Должен ли сотрудник предоставить ЧОК — указано в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Продавец пробивает чек в момент получения оплаты за покупку. При этом не важно, внесена ли оплата в кассу или произведена денежным переводом через электронные средства (банковской картой, через терминал или электронные кошельки). Если сотрудник расплатился наличными через кредитную организацию, то чек он может и не получить.
Фискальный документ формируется одновременно в бумажном и электронном виде, которые идентичны между собой. ЧОК может быть распечатан и выдан на бумаге, либо отправлен на электронную почту или в виде смс на мобильный. Поскольку подотчетник действует от лица компании или ИП, можно указывать корпоративный e-mail или мобильный телефон, например, бухгалтера.
О-чек можно не выдавать, если предприниматель работает на удаленной от связи территории. Эта территория должна быть в региональном списке территорий, далеко расположенных от сетей связи. Тогда продавец использует онлайн-ККТ в специальном режиме, без отправки электронного чека ОФД. Он не освобождает продавца от выдачи бумажной версии ЧОК.
Легальность О-чека можно проверить в приложении ФНС. После регистрации в приложении можно проверить достоверность фискального документа. Для этого в специальные поля приложения нужно ввести данные кассового чека или сканировать его QR-код, а потом отправить соответствующий запрос. Сверив полученные данные с информацией автоматизированной системы учета выручки, приложение отобразит результаты проверки. Если чек некорректный, то расходы по нему можно учесть, потому что проверять чеки на корректность компания не обязана. Однако в случае обнаружения ошибки в записи о покупке лучше обратиться к продавцу для получения чека-коррекции. Ведь не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.
Принять расходы к учету можно только на основании правильно оформленной первичной документации. Является ли чек онлайн-кассы таким документом? Является, но только в том случае, если на нем распишется кассир. Закон 54-ФЗ не требует подписи, а закон о бухучете относит ее к обязательным реквизитам первичного учетного документа.
При принятии документов к учету необходимо обращать внимание на сумму покупки. Она не должна превышать лимит расчета наличными между юридическими лицами — 100 тыс. рублей. За его превышение предусмотрен штраф в 50 000 рублей (ст. 15.1. КоАП РФ). Соблюдения лимита можно избежать, если сотрудник совершает покупки от своего лица. Расчеты между юриком и физиком не лимитированы.
На практике возникают ситуации, когда сотрудник покупает товар до получения аванса. Например, по записи директора в мессенджере. В таком случае он использует для покупки собственные средства и для их возмещения должен заверить у руководства заявление на возмещение служебных расходов. Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом.
