Скопировать ссылку
В целях исчисления налога на прибыль или УСН, расходы должны быть документально подтверждены. Рассмотрим ситуацию, когда расходы производятся наличным способом через подотчетное лицо.
Инструкция по выдаче в подотчет:
- выдать можно работнику, с которым подписан трудовой договор, или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера;
- выплата производится по распорядительному документу (например, заявлению сотрудника) с резолюцией директора. В документе должно быть указано: ФИО подотчетного лица, его должность, сумма, срок и цель подотчета;
- аванс можно выдать, не дожидаясь погашения предыдущей задолженности;
- подотчетную сумму можно выдать наличными из кассы, либо перечислить на корпоративную или личную карту сотрудника.
Итак, сотрудник получил деньги, совершил необходимые покупки и спешит отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому прикладывает чеки, подтверждающие расходы. Наряду с привычными чеками все большее распространение получают чеки онлайн-кассы (ЧОК), сведения о покупке на которых более детализированы. Вместо 7 обязательных реквизитов в онлайн-чеках их 24.
Чтобы не лишиться расходов при проверке по чеку, необходимо внимательно его рассмотреть и выявить ошибки. Ошибок может быть множество. Они могут быть безопасными, спорными. Необходимо обратить внимание лишь на те, что помешают принять расходы к учету.
Ошибки в ЧОК, из-за которых нельзя принять расходы в налоговом учете:
- нет названия и/или ИНН продавца, либо название не соответствует данным ЕГРЮЛ. Проверить соответствие можно здесь;
- обобщено название товаров, услуг.
«Деловой мир» напоминает: не записывать название в чеке могут только ИП на УСН, ПСН и ЕНВД и только до 2021 года (п. 17 ст.7 закона №290-ФЗ).
В статье мы рассматриваем ситуацию, когда при продаже используется онлайн-касса. Сотрудник получит О-чек, если осуществляется покупка в сфере розничной торговли, общепита или через торговые автоматы (при наличии работников у ИП или организации), а также при оплате безналичным путем. Должен ли сотрудник предоставить ЧОК — указано в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Продавец пробивает чек в момент получения оплаты за покупку. При этом не важно, внесена ли оплата в кассу или произведена денежным переводом через электронные средства (банковской картой, через терминал или электронные кошельки). Если сотрудник расплатился наличными через кредитную организацию, то чек он может и не получить.
Фискальный документ формируется одновременно в бумажном и электронном виде, которые идентичны между собой. ЧОК может быть распечатан и выдан на бумаге, либо отправлен на электронную почту или в виде смс на мобильный. Поскольку подотчетник действует от лица компании или ИП, можно указывать корпоративный e-mail или мобильный телефон, например, бухгалтера.
О-чек можно не выдавать, если предприниматель работает на удаленной от связи территории. Эта территория должна быть в региональном списке территорий, далеко расположенных от сетей связи. Тогда продавец использует онлайн-ККТ в специальном режиме, без отправки электронного чека ОФД. Он не освобождает продавца от выдачи бумажной версии ЧОК.
Легальность О-чека можно проверить в приложении ФНС. После регистрации в приложении можно проверить достоверность фискального документа. Для этого в специальные поля приложения нужно ввести данные кассового чека или сканировать его QR-код, а потом отправить соответствующий запрос. Сверив полученные данные с информацией автоматизированной системы учета выручки, приложение отобразит результаты проверки. Если чек некорректный, то расходы по нему можно учесть, потому что проверять чеки на корректность компания не обязана. Однако в случае обнаружения ошибки в записи о покупке лучше обратиться к продавцу для получения чека-коррекции. Ведь не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.
Принять расходы к учету можно только на основании правильно оформленной первичной документации. Является ли чек онлайн-кассы таким документом? Является, но только в том случае, если на нем распишется кассир. Закон 54-ФЗ не требует подписи, а закон о бухучете относит ее к обязательным реквизитам первичного учетного документа.
При принятии документов к учету необходимо обращать внимание на сумму покупки. Она не должна превышать лимит расчета наличными между юридическими лицами — 100 тыс. рублей. За его превышение предусмотрен штраф в 50 000 рублей (ст. 15.1. КоАП РФ). Соблюдения лимита можно избежать, если сотрудник совершает покупки от своего лица. Расчеты между юриком и физиком не лимитированы.
На практике возникают ситуации, когда сотрудник покупает товар до получения аванса. Например, по записи директора в мессенджере. В таком случае он использует для покупки собственные средства и для их возмещения должен заверить у руководства заявление на возмещение служебных расходов. Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом.
Среди обязательных реквизитов кассового чека есть признак расчета «расход», который вызвал много вопросов. К примеру, следует ли пробивать чек с признаком «расход» при выплате физлицу арендной платы по договору аренды? Нужно ли применять ККТ при выплате физлицам вознаграждения (наличными и безналичными) по договорам ГПХ за оказанные ими услуги/выполненные работы?
— Признак расчета «расход» в кассовом чеке означает выдачу средств покупателю (клиенту). Поэтому во всех ситуациях, когда компании (ИП) выплачивают деньги (наличными или с помощью электронных средств платежа) физлицу, включая выплаты по договорам ГПХ или аренды, они должны применить ККТ и сформировать кассовый чек с признаком расчета «расход», за исключением случаев, когда организации (ИП) освобождены от применения ККТ или когда срок перехода на новый порядок применения ККТ отсрочен до 01.07.2019. «Расходный» чек понадобится и при выплате другому юрлицу (ИП) наличных денег.
— А если компания покупает товары за наличные через подотчетное лицо, ей также придется применить ККТ и выдать чек с признаком «расход»? Если да, то в какой момент пробивать чек: в момент выдачи под отчет, в момент возмещения перерасхода? ККТ должна быть в месте расчета, то есть нужно регистрировать портативную кассу специально для этих целей?
— Компания покупает товары за наличные. Поэтому ей также придется применить ККТ и выдать чек с признаком «расход». ККТ в этом случае должна быть применена по адресу (на месте) расчета в момент расчета, то есть при покупке подотчетным лицом товаров.
— Правильно ли мы понимаем, что чеки с признаком расчета «расход» обязательны с 1 июля 2018 г., ведь в Законе о ККТ в прежней редакции не было требования пробивать чеки при выплате денег?
— Никакой отсрочки до 01.07.2018 по «расходным» чекам нет. Поскольку Закон № 54-ФЗ (в ред., действ. до вступления в силу Закона № 290-ФЗ) не исключал обязанности пробивать чеки при выдаче денег покупателям (клиентам), за исключением выдачи денег при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома. Таким образом, ранее также необходимо было пробивать кассовый чек при расчетах с выдачей денег в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (исходя из смысла ст. 2 Закона № 54-ФЗ). При этом Закон № 54-ФЗ не конкретизировал, кто именно должен оказывать услуги (продавать товары, выполнять работы).
ВОТ О ЧЕМ НУЖНО НАПИСАТЬ. ПОЖАЛУЙСТА ИЗУЧИТЕ ЭТОТ ВОПРОС И НАПИШИТЕ СТАТЬЮ ЛУЧШЕ ОТ ЭТОМ