Как вести бухгалтерию в продуктовом магазине

Самые востребованные товары — это продукты. Поэтому для предпринимателей торговля продуктами питания является самым распространенным бизнесом. Что может быть удобнее для покупателя, чем магазин у дома — по пути домой забежать и купить самое необходимое?

Правильно вести бухгалтерский учёт, рассчитывать налоги и взносы, соблюдать сроки их уплаты, сдавать отчётность, даже не имея специального образования, можно с помощью интернет-бухгалтерии «Моё дело». Пользователями онлайн-сервиса «Моё дело» могут стать ИП и ООО на ОСНО, УСН, ЕНВД и Патенте. В сервисе есть всё необходимое, чтобы самостоятельно вести бухгалтерский и налоговый учёт. Сервис поможет вам создавать счета и проводки, вести бухгалтерские регистры, учитывать доходы и расходы, рассчитывать зарплату, налоги и страховые взносы; формировать отчётность. Кроме того, пользователи сервиса всегда могут прибегнуть к помощи ведущих экспертов по бухгалтерскому и налоговому учёту — их консультацию можно получить в любое удобное время. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке.

Какие нюансы скрывает бухгалтерия продуктового магазина?

На самом деле, никаких отличий от другого магазина с товарами нет.

Самое важное — это поставить правильный учёт прихода товаров и их реализации.

Приход должен осуществляться строго по приходным документам: счёт-фактура, товарная накладная (ТОРГ-12). Этот документ должен быть подписан обеими сторонами. Если количество и номенклатура привезенного товара не соответствует данным, указанным в ТОРГ-12, то составляется акт расхождения по форме ТОРГ-2, и в нем указываются все «претензии» к поставщику. В ТОРГ-12 в таком случае делается пометка, что составлен акт расхождения.

Если же номенклатура соответствует перечню, то предприниматель подписывает оба экземпляра, один оставляет у себя, второй передаётся поставщику.

Далее, номенклатура вносится в программу учёта и маркируется штрих-кодами, при наличии в магазине соответствующего оборудования. Товар вносится по цене продажи, либо по фактической себестоимости.

Наценка отражается отдельно. Важно при оприходовании товара следить, чтобы не возникало дублей в справочнике номенклатуры. Этот момент нельзя упустить, поскольку возникновение дублирующих записей может привести к путанице по наличию товара и отрицательным остаткам. В такой ситуации правдивые данные из программы учёта получить будет невозможно.

Чтобы избежать возникновения дублей, нужно как можно чаще просматривать справочники, удалять копии и исправлять документы, в которых они успели поучаствовать. И конечно — заниматься этим должно ответственное лицо, которое хорошо ориентируется в номенклатуре. Допускать всех работников к этой обязанности не стоит. Лучше доверить эту работу одному-двум людям, которые будут отслеживать правильность оприходования.

При оприходовании товара по фактической стоимости делается проводка ДТ 41 КТ 60. Торговая наценка отражается на отдельном счёте. Для нее предназначен 42 счёт.

При продаже товар будет списываться со склада также по фактической себестоимости. Наценку списывают отдельной проводкой. Какие записи нужно будет сделать, рассмотрим в примере.

Организация, применяющая ОСНО, приобрела товары на сумму 10 000 рублей. НДС, в том числе 1 525 рублей. Наценка будет составлять 30%.

Для начала рассчитаем сумму наценки:

10 000 − 1 525 = 8 475 рублей — стоимость товара без НДС.

8 475 × 30% = 2 542,5 рубля — сумма торговой наценки.

(8 475 + 2 542,5) × 18% = 1 983,15 рублей — сумма НДС со стоимости товара с учётом наценки.

2 542,5 + 1 983,15 = 4 525,65 рублей — сумма торговой наценки всего (НДС и торговая наценка).

Поступление товара на склад:

ДТ 41 КТ 60 — 8 475 рублей товар оприходован на склад.

ДТ 19 КТ 60 — 1 525 рублей выделен НДС.

ДТ 68 КТ 19 — 1 525 рублей НДС зачтен.

ДТ 60 КТ 51 — 10 000 рублей поставщику перечислена оплата за товар.

ДТ 41 КТ 42 — 4 525,65 рублей учтена торговая наценка.

Проводки по реализации товара:

ДТ 62 КТ 90.1 — 13 000,65 рублей выручка от продажи.

ДТ 90.3 КТ 68 — 1 983 рубля начислен НДС по проданным товарам.

ДТ 90.2 КТ 41 — 13 000,65 рублей — списана стоимость товара по продажной стоимости (расчет: 8 475 руб. + 4 800,5 руб.)

ДТ 90.2 КТ 42 — 4 525,65 рублей списана сумма торговой наценки.

ДТ 51 КТ 62 — 13 000,65 рублей получена оплата от покупателя.

При торговле в продуктовом магазине, помимо затрат на сами товары, несомненно будут и другие расходы. Все, что связано с доставкой товара, хранением и упаковкой, относится к расходам на продажу и учитывается на 44 счёте.

Также необходимо учитывать, что будут расходы на помещение и связанные с ним траты — аренда, коммунальные услуги, охрана.

Продавцам нужно будет начислять и выплачивать заработную плату, которая влечет за собой начисление НДФЛ и страховых взносов. Эти расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности.

Они делятся на элементы:

И есть такая статья, как прочие расходы. Это такие затраты, которые не подходят ни к одной из перечисленных групп. К ним, например, относятся проценты по кредитам и займам, услуги кредитных организаций, штрафы, пени и неустойки по договорам, отчисления в оценочные резервы и другие расходы. К слову, для признания расходов должны учитываться одновременно следующие условия:

Если хотя бы одно условие не выполняется, то в учёте признается дебиторская задолженность, а не расход.

Признание выручки

Выручка в целях налогового учёта может быть признана одним из двух вариантов. Выбор зависит от системы налогообложения. Для ОСНО регламентирован метод начисления. Это значит, что выручка признается на момент совершения сделки или даты реализации, независимо от даты поступления денег на счет.

Для организаций и предпринимателей, выбравших спецрежимы, а также для тех компаний, чей доход от реализации за каждый квартал из последних четырех не превысил миллиона рублей, предусмотрен метод кассовый. При кассовом методе признание выручки происходит в момент поступления денег на расчетный счёт независимо от даты реализации.

Для признания выручки в целях бухгалтерского учёта необходимо выполнение нескольких условий:

Если хотя бы одно условие не выполняется, то признается кредиторская задолженность вместо выручки.

Разберём пример с проводками возможных доходов и затрат продуктового магазина. Предположим, что организация выбрала УСН и не является плательщиком НДС.

Магазин находится на арендуемой площади, аренда составляет 10 000 рублей в месяц.

ДТ 44 (20,26) КТ 60 10 000 рублей — начислена аренда помещения за месяц.

ДТ 60 КТ 51 10 000 рублей — перечислена сумма аренды помещения за месяц.

Коммунальные платежи — 3 000 рублей в месяц.

ДТ 44 (20,26) КТ 60 3 000 рублей — начислены коммунальные платежи.

ДТ 60 КТ 51 3 000 рублей — перечислена оплата за коммунальные услуги.

Охрана — 5 000 рублей в месяц.

ДТ 44 (20,26) КТ 60 5 000 рублей — начислена оплата за охрану.

ДТ 60 КТ 51 5 000 рублей — перечислена оплата за охрану.

Имеются два продавца, зарплата каждого по 15 000 рублей. За них отчисляются страховые взносы в пенсионный фонд — 3 300 рублей, фонды медицинского — 765 рублей и социального страхования — 435 рублей, по несчастным случаям — 30 рублей. Удерживается и перечисляется в налоговую инспекцию НДФЛ в размере 1 950 рублей.

ДТ 44 (20,26) КТ 70 15 000 рублей Иванова Наталья Ивановна — начислена заработная плата.

ДТ 70 КТ 68 1 950 рублей — удержан НДФЛ с заработной платы.

ДТ 70 КТ 51 13 050 рублей — выплачена зарплата (за минусом НДФЛ).

ДТ 68 КТ 51 1 950 рублей — перечислен НДФЛ (в день выдачи зарплаты либо на следующий день).

Далее проводки по начислению страховых взносов:

ДТ 44 (20,26) КТ 69 субсчет Взносы на ОПС 3 300 рублей — начислены взносы в пенсионный фонд.

ДТ 69 КТ 51 3 300 рублей — перечислены взносы в ПФР.

ДТ 44 (20,26) КТ 69 субсчет Взносы на ОМС 765 рублей — начислены взносы в ФФОМС.

ДТ 69 КТ 51 765 рублей — перечислены взносы в ФФОМС.

ДТ 44 (20,26) КТ 69 субсчет Взносы на социальное страхование 435 рублей — начислены взносы в ФСС по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

ДТ 69 КТ 51 435 рублей — перечислены взносы в ФСС по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

ДТ 44 (20,26) КТ 69 субсчет Взносы на социальное страхование по несчастным случаям 30 рублей — начислены взносы в ФСС по несчастным случаям.

ДТ 69 КТ 51 30 рублей — перечислены взносы в ФСС по несчастным случаям.

Проводки отражают начисления только одного продавца, по второму будут идентичные записи.

Также, работая с людьми, не стоит забывать о таких моментах, как недостачи и излишки. Проведение инвентаризации — неотъемлемая часть контроля, позволяющая выявить и то, и другое, и возможный пересорт товара. При недостаче с установленным виновником недостающая сумма удерживается с ответственного лица.

ДТ 41(10) КТ 91 субсчет Прочие доходы учтены излишки при инвентаризации.

ДТ 94 КТ 41(10) учтены недостачи.

Если в организации выделен резерв на списание нормируемых потерь, то делается следующая проводка:

ДТ 96 КТ 94.

Когда резерва нет, то недостачи учитываются в расходах на продажу:

ДТ 44 КТ 94.

При списании недостачи на ответственное лицо, участвует счёт 73.2.

ДТ 73.2 КТ 94 в случае, если сумма в пределах стоимости недостающего товара.

Далее, сумма недостачи должна быть учтена в финансовом результате:

ДТ 94 КТ 91 субсчет Прочие расходы.

ДТ 99 КТ 94 списание на финансовый результат.

Магазин закупил товар на 200 000 рублей. Выручка составила 260 000 рублей.

ДТ 41 КТ 60 — 200 000 рублей — товар оприходован на склад (так как организация на УСН, сумма учитывается вместе с НДС).

ДТ 60 КТ 51 — 200 000 рублей — поставщику перечислена оплата за товар.

ДТ 41 КТ 42 — 60 000 рублей — учтена торговая наценка.

ДТ 90.2 КТ 42 — 60 000 рублей — списана сумма торговой наценки.

ДТ 62 КТ 90.1 — 260 000 рублей — отражена выручка от продажи.

ДТ 90.2 КТ 41 — 260 000 рублей — списана стоимость товара по продажной стоимости.

ДТ 51 КТ 62 — 260 000 рублей — получена оплата от покупателя.

Выручка относится на кредит счёта 90 субсчет Выручка, там она копится в течение года.

Последним числом месяца необходимо «закрыть» рабочие счета 41, 44, 20, 26, на которых учитывались расходы, на счет 90 субсчет Себестоимость продаж:

ДТ 90 КТ 41,44 (20,26).

Также, последним днём месяца подводится финансовый итог месяца, для чего суммы со счетов 90 субсчет Выручка и 90 субсчет Себестоимость списываются на счёт 90 субсчет Прибыли/убыток от продаж.

В конце года 31 декабря делается проводка:

ДТ 90 КТ 99, если получена прибыль.

ДТ 99 КТ 90, если получен убыток.

А после делается проводка по реформации баланса:

ДТ 99 КТ 84, если получена прибыль.

ДТ 84 КТ 99, если убыток.

Таким образом, счета 90, 91 и 99 обнуляются, уступая место цифрам следующего отчётного периода.